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医疗档案管理范文精选

医疗档案管理

医疗档案管理范文第1篇

论文摘要:医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容,其管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益的高低,所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。要根据医疗设备档案的特点,加强制度化、规范化管理,多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源。

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医院行业是科技含量较高的行业,在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备,这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理,最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。

一、医院设备档案的形成

设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料,它主要包含了以下几个方面的内容:(1)各种文件:如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件;(2)各种记录:如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等;(3)各种原始凭证:如到货通知、提货单、发票影印件;装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸;(4)开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告;(5)设备使用操作章程、维修管理办法、制度;(b)人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录[1];(7)设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废,其时间周期长,中间环节多,参与人员杂,因此,设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

二、建立医疗设备档案的意义

首先,建立医疗设备档案,能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据,为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲,在引进时领导和专家将会进行详细的论证,包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案,就能为此工作提供证据和参考[2]。

其次,建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中,由于热力、化学原素的作用,一些零部件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,这就必须维护和检修,要维护和检修,设备档案是必备的条件,它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

第三,利用设备保修期和维修期的区别,避免不必要的支出。

三、医疗设备档案的科学管理的原则

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位,要求我们高度重视医疗设备的科学管理,使之实现制度化、规范化。

医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则,这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多,归档时间长,如一台大型医疗设备,从论证、购置到安装将会形成大量材料,并且还有以后的使用和维修直至报废,有一个很长的周期。二是多种多样,设备有国产的、进口的,档案材料势必牵涉到多种文字,如中文、英文、日文等;其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室,特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料,使用很频繁。因此,如不集中统一管理,很容易造成文件的破损和丢失,破坏档案的完整性,影响档案的利用价值。

四、如何加强医疗设备的档案管理

1、建立完善的管理网络

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中,与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合,保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组,实行医院、科室、操作人员三级管理网络,定期召开有关人员会议,明确工作目标,修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分,纳入院部对科室的目标考核,及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时,做好日常设备记录;每次使用后,要将使用情况认真做好记录;每半年将整理好的记录上报给设备科负责人,经核查后交档案室存档,在全院形成一个有效的管理网络[3]。

2、确定医疗设备档案的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求,结合医院实际,明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用,其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作,再移交医院档案室[3]。同时将有关材料复印下发有关使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,使之配合档案部门,做好资料的归档工作。

3、建立健全归档制度。

首先要明确管理范围。对于中等以上医院,凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备,不论其资金来源、购买渠道如何,均要建立设备档案,纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备,在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机技术资料,均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[4]。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备,还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。

五、小结

当今医疗设备技术飞速发展,要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状,以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整,充分发挥档案的作用,以此来促进有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,投资得到良好的效益回报,促进医疗各项建设的发展。

参考文献:

[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报,2000(6),340.

[2]郑新敏.医疗设备档案的建立和管理[J].浙江档案,1998(7),28.

医疗档案管理范文第2篇

论文摘要:医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容,其管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益的高低,所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。要根据医疗设备档案的特点,加强制度化、规范化管理,多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源。

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医院行业是科技含量较高的行业,在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备,这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理,最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。

一、医院设备档案的形成

设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料,它主要包含了以下几个方面的内容:(1)各种文件:如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件;(2)各种记录:如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等;(3)各种原始凭证:如到货通知、提货单、发票影印件;装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸;(4)开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告;(5)设备使用操作章程、维修管理办法、制度;(b)人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录[1];(7)设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废,其时间周期长,中间环节多,参与人员杂,因此,设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

二、建立医疗设备档案的意义

首先,建立医疗设备档案,能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据,为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲,在引进时领导和专家将会进行详细的论证,包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案,就能为此工作提供证据和参考[2]。

其次,建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中,由于热力、化学原素的作用,一些零部件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,这就必须维护和检修,要维护和检修,设备档案是必备的条件,它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

第三,利用设备保修期和维修期的区别,避免不必要的支出。

三、医疗设备档案的科学管理的原则

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位,要求我们高度重视医疗设备的科学管理,使之实现制度化、规范化。

医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则,这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多,归档时间长,如一台大型医疗设备,从论证、购置到安装将会形成大量材料,并且还有以后的使用和维修直至报废,有一个很长的周期。二是多种多样,设备有国产的、进口的,档案材料势必牵涉到多种文字,如中文、英文、日文等;其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室,特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料,使用很频繁。因此,如不集中统一管理,很容易造成文件的破损和丢失,破坏档案的完整性,影响档案的利用价值。

四、如何加强医疗设备的档案管理

1、建立完善的管理网络

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中,与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合,保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组,实行医院、科室、操作人员三级管理网络,定期召开有关人员会议,明确工作目标,修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分,纳入院部对科室的目标考核,及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时,做好日常设备记录;每次使用后,要将使用情况认真做好记录;每半年将整理好的记录上报给设备科负责人,经核查后交档案室存档,在全院形成一个有效的管理网络[3]。

2、确定医疗设备档案的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求,结合医院实际,明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用,其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作,再移交医院档案室

[3]。同时将有关材料复印下发有关使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,使之配合档案部门,做好资料的归档工作。

3、建立健全归档制度。

首先要明确管理范围。对于中等以上医院,凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备,不论其资金来源、购买渠道如何,均要建立设备档案,纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备,在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机技术资料,均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[4]。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备,还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。

五、小结

当今医疗设备技术飞速发展,要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状,以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整,充分发挥档案的作用,以此来促进有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,投资得到良好的效益回报,促进医疗各项建设的发展。

参考文献:

[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报,2000(6),340.

[2]郑新敏.医疗设备档案的建立和管理[J].浙江档案,1998(7),28.

医疗档案管理范文第3篇

1.对医疗保险档案重视程度不够

对医疗保险档案的重要性缺少正确认识。随着我市医疗保险参保人数的迅速增长,医疗保险档案数量也剧增,社会发展对医疗保险档案的要求也在提高,由于医保档案工作环节繁琐,加之有关领导不重视,缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位,档案不全甚至丢失的情况比较突出。业务科室人员也存在认识不足的问题,总以当前的工作都忙不过来为借口,认为档案管理对自己没有多大的意义,没有时间去整理业务档案,档案管理意识比较淡薄。

2.医疗保险档案材料收集不齐全

医疗保险档案是医疗保险经办机构在经办工作中形成的具有保存价值的原始记录,是整个医疗保险事业的真实记录和历史反映。我市医疗保险自2001年正式实施以来,通过不断发展和完善,形成了大量的基础档案,有些工作人员调动时档案没有及时交接,导致部分档案资料丢失,这些问题不仅损害了参保人员的切身利益,在为参保人员提供服务时带来不便,也为我市医保事业的发展带来了诸多隐患。

3.缺乏专业的管理和规范标准

档案管理工作不到位。目前我国医疗保险档案管理缺乏统一规范和标准,各地医疗保险档案的管理也不一致。什么资料需要整理归档,怎样进行整理归档;什么资料需要分类、分级管理,目前没有统一标准;医疗保险业务档案管理分类不清,档案材料装订不规范,极易造成重要档案材料遗失甚至错误归档情况的发生。加上医疗保险档案管理基础薄弱,没有制定业务档案管理办法,对业务档案的收集、整理和归档缺乏制度制约。

4.医疗保险档案管理人员仍缺乏专业素质

档案管理水平低。目前我市医疗保险经办机构档案专业人才很少,多为兼职人员。这些人员未经过档案专业知识培训,缺乏基本的档案管理知识,由于自身业务素质及水平不高,在档案管理的过程中缺乏责任心和良好的职业道德,影响了档案管理工作。大多数的医疗保险业务档案仍未实现电子信息化管理,仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式,效率低下,直接影响了工作的进展。

二、下一步做好我市医疗保险档案管理的对策

做好医疗保险档案管理工作是保障我市医疗保险事业健康发展的需要,也是大势所趋。我们要加快健全医疗保险档案体系,提高业务档案管理水平,发挥对参保者记录一生、跟踪一生、服务一生和保障一生的重要作用。

1.加强宣传,不断增强各级领导对档案工作的重视

领导重视和支持是做好档案管理工作的前提,得到了领导的重视和支持,才能保证这项工作的顺利开展。要加强社会宣传力度,广泛宣传医疗保险档案工作的重要性,加大各级领导对医疗保险档案工作的重视程度,不断加强基础设施建设,切实解决存在的专业人员缺乏、资金不到位、库房紧张等现实问题,为提升医疗保险档案工作创造有利条件。

2.健全制度,规范程序,进一步加强规范化管理

努力加强构建健全的管理机制,对每一类档案制定出相应的管理制度,做到有章可循,照章办事,依法建档。一是各科业务档案必须尽快规范管理。各科要对自己科室的业务资料进行整理,按规定装订归档,年末交档案科集中管理。二是各科档案业务责任人明确。单位内部科室要配备业务素质高、工作能力强的兼职档案管理员,进一步明确工作要求,细化工作流程,每笔业务都有经办人和科室负责人签字。三是档案科要规范管理。单位要建立专门档案库房,保证档案管理工作必需的场所,有专人负责档案管理。

3.积极推进医疗保险档案信息化建设

传统的管理模式是工作人员手工收集、整理,工作量大,效率也低下,费时费力。信息化对档案工作提出了新的要求,要大力运用当代科技新成果和新手段,提高档案管理工作的效率和水平,以尽快实现档案管理信息化。档案管理数字化、信息化是当今经济社会对档案工作的要求,档案管理人员必须熟悉掌握和运用现代科技新成果和新手段,以适应档案管理工作现代化的需要。要实现档案工作科学化、现代化、信息化,必须利用计算机操作系统,利用档案管理先进软件程序,建立健全档案电子文档,使用计算机检索档案目录,实现现代化管理,这样既减少了档案管理人员的工作量,提高了工作效率,也为查询档案人员提供了更优质、更快捷的服务。

4.要经常加强业务人员的培训,不断提高医保档案管理人员的业务技能

医疗档案管理范文第4篇

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升,医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加,各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段,它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础,也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据,同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见,医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护,其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始,直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后,该档案还需根据需求继续保存,以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档,对设备使用情况具有可追溯性,对同类设备的购置和使用具有指导意义,对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规,档案管理的原则包括以下几方面:①档案完整,资料真实可信,具有可追溯性;②各层级条理清晰,便于档案查询,对重要信息有适当的备份,保证档案具有较好的使用效率;③由专人负责档案管理,档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料,设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料;院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外,还需医院医学工程处形成包括设备购置申请(由需求科室提交)、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料(由设备生产商或供应商提供),一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料,主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中,为了保证设备到货准确无误、设备功能正常,验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场,设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件,需在设备验收报告中明确标明,其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案,由专人负责建档登记保管。同时,随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记,该登记以设备验收时间顺序为依据,记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息,用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计,不合格设备中约10%会导致严重伤害,33%会导致伤害,其他会导致轻微或潜在伤害。因此,发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容,要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系,保证设备正常运行,最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括:

(1)送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修,由送修人员进行的送修和取回的记录,为保障设备流转记录的可追溯。

(2)维修记录。其主要包括:①维修人员对设备进行维修后,登记设备的故障缘由以及维修情况;②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后,对设备进行质量检测,在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备,并在取回时完善送修记录,确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录,巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查,主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容,与医护人员进行沟通,了解设备的使用情况,纠正不正当的操作,及时排除疑难问题,并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期,并制作成卡片形式固定在设备机身上,以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时,更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同,除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次,大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规,联系工作实际情况,制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法,并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上,加强各环节管理,明确设备档案的收集归档范围,规范建立设备各项档案,注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录,使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次,应充分利用档案的扩展律和时效律,挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如,根据设备的购置档案结合维修维护档案,编写设备经济效益分析报告,为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据;或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式,目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类,我院采用该类管理模式,档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

(1)购置档案以购置项目为保管单位,依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示,如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成,例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括:项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

(2)验收档案以设备验收批次为保管单位,依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示,如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

(3)维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为:①小型设备的送修记录采取统一登记,其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记,且均实现了电子化管理,以便查询和统计;②保修设备,包括核磁共振、CT、X线血管造影机等,其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具,以独立设备为保管单位,依设备采购时间和种类为位置索引存放,便于核对设备维修详情和年度维护进度,能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

(4)其他档案是相对独立的记录档案,包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时,能根据利用需求,快速定位档案类别,定位档案卷案,提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位,依立卷时间为位置索引,即每台设备建立一卷档案,每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷,档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息,随着设备使用,信息不断增加,直到该设备报废时,设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则,保存一定年限,为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前,首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理,有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案,还是以类别划分的技术档案,都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容,使得管理人员对于档案内容具有感知,便于档案的整体管理。在档案编目过程中,分类管理的方法能够便于档案分开管理,有助于档案存储和相关统计工作;在档案调用过程中,该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围,有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如,由于档案内容缺乏一定的连贯性,因此如果需要单一设备的所有档案,就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起;每一部分档案都需要独立的空间存储,在设备量较大而存储区域有限的情况下,该方法容易导致存放混乱,容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理,有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案,在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息,同时在存放过程中能够节约空间,方便存放。由于所有档案的统一管理,使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面,并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中,档案集中管理的方法能够便于档案整体管理,有助于统计设备使用过程中的连续性问题;在档案调用过程中,该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息,保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于,档案的建立依赖于单个设备的到货时间,因此档案建立顺序受时间影响较大;又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况,导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况,致使档案的时间排序标准不统一,给管理工作带来诸多不便;设备在使用过程中维修维护记录在不断更新,造成技术档案被频繁修改,加大了人工工作量,间接提高了档案管理成本等。

5展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容,未来发展趋势具有以下两个方向:

(1)综合性。

本文介绍的两种方法均在不同医院中实施,充分说明两种方法各有利弊,需要医院结合自身情况选择适合的管理模式。医学工程处及相关部门也可以根据两种不同方式进行综合管理,在发扬单个管理模式长处的同时,有效减少和避免单个模式的弊端,使得医疗设备档案管理工作能够更加便捷,为临床使用和设备本身工作提供有力保障。

(2)信息化。

医疗档案管理范文第5篇

档案的管理既要独立又要集中,每个科室独立专门工作是为了提高各科室的工作效率,如果仅仅各自管理自己的医疗档案而不互相复核和整理,会导致数据资料出现错误而可能不被发现,而且日后的档案查询也是非常麻烦的,医疗机构综合查询多个科室时,需要分别查询各个科室,然后再归类总结,这样查询的效率会大大降低,也不利于各个机构的调用。这时候就需要将所有科室的档案记录集中起来,由专门的高级管理人员进行汇总和复核,各个科室的管理人员按照复核后的信号,将档案分期并按照档案的性质编号,放在一个专门管理档案的库房,再由库房的管理人员按照不同的科室,不同的档案性质,将档案进行存放和管理,这样就方便了很多。也便于日后对档案的查询。

2培训现有人员,招募高素质的、专业的档案管理人员

医疗工作的高效完成,离不开高素质的、专业的档案管理人员,管理机制再完善,也需要高素质的人员来操作。原来的档案管理人员有非常丰富的工作经验,和熟练地整理技巧,但是可能缺乏工作的积极性;医疗机构要再现有基础上培训这些人员,使其紧跟时代步伐,主动学习,成为高素质工作人员;同时医疗机构也要招募专业的高素质档案管理人员,增加新鲜血液,接触最前沿的技术和思想,更新旧观念,迎接新挑战人才是关键,制度是保障。

3建立档案工作的保密机制

随着电子化,信息化的发展,医疗档案信息机制的逐步完善,档案信息直接体现在互联网上。我们知道,互联网是把双刃剑,给人们带来巨大便捷,实现资源共享的同时,互联网的安全性问题应运而生,我国互联网系统利用也仍然在探索中,互联网信息是有被黑客、不法分子伺机利用,进行篡改、窃秘、删除等等非法操纵的风险。所以,日常的工作中,医疗机构一定要加强网络安全意识,提高网络安全技术,防患于未然,充分享受档案信息化带来的优势的同时,也要更好地保障各参与人的信息安全。

4建立医患人员有效参与和监督机制