文档知识管理范文第1篇

（一）建立“双套制”模式

确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

（二）规范电子档案利用方式

避免不可挽回损失。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效地管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是在采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。

（三）加强档案工作人员管理

提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案工作人员的管理，从思想上认识到电子案管理工作的重要性，从技术上确保电子档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效地保护。

二、电子档案管理工作中应注意的问题

（一）要重视电子文件的存放环境

电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。由于介质的特殊性，电子文件的存放环境也十分关键。在光盘上存放，要避光、防潮、防有害气体，存放时一定要采用书立式以防光盘的变形，影响数据的读取。磁介质包括软磁盘和硬磁盘。软磁盘稳定性差，而硬磁盘稳定性还可以，但是要防磁，远离磁场的干扰。为了保证介质存放的万无一失，必须电子文件与纸质文件同进并存，以备有据可查。但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，加大资金的投入力度，不断引进现代化办公设备，争取采用自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术，使电子文件档案管理的环境更加有利于档案的存放。

（二）电子文件归档要及时

文档知识管理范文第2篇

高校档案建设是一项巨大的工程，建设周期较长，过程复杂，在前期需要投入大量的人力、物力来做好档案整理汇总以及输入数据工作，前期投入资本大且在人事档案调查与输入方面存在一定缺陷。目前，档案信息化建设依靠于稳定的计算机信息技术发展和相关科技产品设备，所以对于信息储存载体有一定的技术要求，对于相关管理人员的实际操作能力也有要求。通过信息化网络来储存的人事档案信息资源是永久的、易修改、利用的，尤其是对于某些公共信息可以实现资源共享，从而使得信息利用率得到提高。

二、高等职院人事档案管理现状及问题

（一）高等职院的人事档案同其他政府机关、企业的人事档案一样，记录着全体工作人员和学生的相关信息，人事档案无论是对个人还是对集体都十分重要，在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考作用，在日常生活教学管理和科研开发方面起到关键作用，随着社会主义市场经济的不断发展和改革开放的进一步深化，相信人事档案资源的信息利用率越来越高。

（二）目前，高等职院管理机构组成不科学，档案管理人员素质有待提高，有很大部分的工作人员是凭借各种各样的关系而获得的工作岗位，在开展相关工作存在一定困难，对于档案管理方面缺少实际操作的经验，也没有接受过专业的人事档案管理方面的培训，这样就直接导致档案管理人员结构不合理，政治素质、文化素质、科技运用水平不高，这也是高等职业院校人事档案信息化管理进程缓慢的主要原因。另外，档案管理人员对于计算机知识掌握水平有限，缺乏信息开发能力，不能很好的利用现代科学技术来进行相关人事档案信息化管理工作，导致高等职院档案信息化管理工作一直停滞不前，严重制约了人事档案工作的信息化建设进程。

（三）近几年，国家对于高等职院的整治力度加大，很多高等职业院校合并、解体、招生人员的扩张，学生数量的不断增加，随之带来的是相关人事档案的变动与调整，档案资源变得丰富，这就加大了高等职院人事档案的管理难度。同样，在进行人事档案管理的时候，由于时间和空间的限制以及管理人员工作的不到位，人事档案资源不能很好的被利用，从而给各个高等职院教学和科研带来了很大的困难。

（四）21世纪，科学技术已经融入到日常生活中来，但由于许多高院对于人事档案信息化管理不太重视，导致信息科学技术在档案管理过程中运用相对较少，信息化程度不高。此外，许多高等职院只注重于领导班子的建设而忽略了处于基层工作人员的职业操守建设，没有注重相关档案管理人员的培训，从而缺少了一支具有高素质、高技能的档案管理队伍，在实际生活中给开展相关人事档案工作带来了困难。

三、高职院校档案信息资源开发与利用应注意的问题

（一）数字化档案建设是档案工作环节中关键部分，首先，加快档案信息化建设步伐，必须加强对相关的档案管理人员的科技水平，使相关工作人员掌握在实际档案管理与运用过程中要掌握的信息操作能力；加强职业道德素质，档案管理人员除了遵守相关基本职业要求和掌握档案专业知识外，精通计算机知识、网络技术、多媒体运用能力也是十分重要的。

（二）人事档案的信息资源开发必须要实现现代化管理。在传统档案利用方式的基础上，依靠信息科学技术为学校的发展提供相关资源信息，各个高等职院必须要搞好计算机网络信息建设，构建完整的信息网络体系，然后运用相关信息网络使得人事档案趋向于数字化、规范化，最终实现人事档案管理自动化。

（三）高等职院要加大对档案信息化建设的投入。有投资就会有回报，在这方面，高等职院领导必须要给予足够的重视，只有领导重视了，相关工作才能够更好的展开，同时，相关部门也要对人事档案信息化建设给予资金资助，只有口头承诺而没有实际资金的帮助也是不可行的。相关资金的投入可以用来购买相关配套的信息化管理设备，这样无论是从硬件还是软件都会使人事档案管理更加信息化、专业化、规范化。

（四）21世纪是法治时代，从制度层面上来说，相关政府部门和机构可以通过制定和完善有关人事档案管理的法律法规，这对于高等职院人事档案信息化建设也有很大的作用。一方面充分发挥了法律的权威性、规范了相关人事档案信息化管理过程；另一方面，一定程度上保证了人事档案信息的安全性和信息的完整性。

（五）日常生活中，在运用网络媒介来获取相关人事档案资料时，必须要保证其网络环境的安全，防止人事档案信息泄露。在日常档案信息管理过程中，要求工作人员定期对储藏人事档案信息的计算机进行检查，采用安全系数较高的杀毒软件定期杀毒，定期请计算机专业人员来对计算机进行安全维护，以便及时发现和消除潜在隐患，确保人事档案信息的保密性、安全性。

（六）做好相关人事档案信息的记录与保存工作，在人事档案信息化管理进程中，各高等职业院校都应采取以相关电子文档为载体的管理模式。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处置的电子系统，人事档案在该系统内被收集、组织和编目，控制着文件的产生、管理和处置。就目前来看电子方式保存档案是最理想的方式，它不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且要比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新自动更新和迁移，使用电子文档作为信息传播的载体，在一定程度上避免了人事档案清理汇总时耗费大量时间和精力，节约了人力资源成本。

四、高等职院人事档案信息化建设的意义

（一）人事档案信息化管理相对于传统档案管理而言有很大的优势所在，具体表现在以往传统的人事档案需要档案管理人员对相关信息进行整理、汇总，工作量大，费时费力。而人事档案实现信息化管理后，查询者可以不受时间和空间的限制，随时随地可以查询到相关人员的人事档案信息，很大程度上节约了人力、物力同时也提高了办事效率。

（二）档案查询更加快捷、迅速。传统档案检索方式是需要档案管理人员从书架上一本本查找，找到相关目录后再到库房寻找，过程繁琐。而人事档案信息化管理只需要查询者进入相关网站进行查询，省时省力，方便快捷，减轻了人事档案管理人员的负担。

（三）在实施人事档案信息化管理后，相关档案管理部门人员可以从繁重的工作中解放出来，从而将更多的时间与精力放在档案收集与整理工作，有利于提高部门的工作效率和技术水平。就目前教育事业发展的前景来看，信息化、数字化、网络化是发展的大方向，因此只有实现人事档案工作管理的信息化，才能跟上教育发展的主流方向，适应不断变化的教育环境。

文档知识管理范文第3篇

1.人事管理的定位出现偏差当前，许多高职院校还未充分认识到人力资本投资有利于学院可持续发展战略的实现，未认识到人事开发投资在技能型人才培养中的重要意义。现实中，有的学院人事处只是换了名字，工做效能还未跳出过去人事工作的圈子，根本没有把人事处当做学院发展的战略伙伴、业务助手和咨询顾问。在观念上，从学院领导到各院系，并没有对人事部门产生足够的重视。有些原本属于人事部门的目标体系制定、薪酬设计等职能，也归于财务部门或其他系部管理部门。实际上，高职院校培养的是技能型、应用型人才，都要求高职学院的人事管理必须能够具备计划性和前瞻性。

2.缺乏人才队伍规划对目前的高职院校来说，人事工作的核心是前瞻性的人事规划及对应的实施计划，而人事规划的核心就是队伍规划。在上世纪，高职院校还是普通中专的时候，学校整体人员素质相对较高，生源质量也高，并且单位人力成本相对较低。但是，随着中专学校组建晋升高职院校，加之本科院校扩招，高校之间竞争日趋激烈，对高职院校的发展提出了严峻的挑战。有的高职院校由于诸多方面的因素，办学机制僵化，定位不准，科研上不如本科院校，技能培养上不如中等职业学校，缺乏双师型教师队伍建设，有的专业硬件设施不到位，生源质量差，优秀的骨干教师尤其是优秀的专业骨干教师有的被其他院校挖走，这些都成为高职院校可持续发展的绊脚石。

3.人事开发的形式单一培训、交流等是人才资源开发的可靠途径，而大多数高职院校人力资源开发仅仅局限于有限的几种开发手段。以培训为例，高职院校人员培训方式较为单调，各类培训班通常遵循讲授、讨论加活动的模式运作，缺乏必要的实验、锻炼等其他科学的培训手段；培训过程中忽视素质锻炼和能力提高的教育环节，更不重视心理训练。由于培训形式枯燥单调，重理论轻实践，忽视高职院校人员的年龄结构、心理特征，造成培训低效。这种人员投入和产出的反差，恰恰反映出当前我国高职院校人才开发方面的不足和滞后。

4.人才使用存在问题在当前的高职院校中，个别学院还产生任人唯亲的弊端，造成严重的人才资源闲置和浪费，使学院能上不能下，能进不能出。在人才使用过程中又受论资排辈等传统观念的影响，因人设岗，因人设事，职工升迁不以工作实绩为依据，造成良莠不分，优劣错位。在员工绩效考核方面，对优秀的教职员工在奖金、晋级增资、晋升职务方面与一般员工没有拉开档次，使绩效考核的激励作用不能充分发挥，严重挫伤了教职工的积极性和创造性。

5.执行力大打折扣所谓“执行力”就是指贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。但对于大部分高职院校来说，其部门职责往往并不十分清晰合理，互相推诿扯皮，缺乏有效监督、各院系之间缺乏信息的沟通和分享。

二、高职院校人事的优化配置

针对目前高职院校存在的问题，本文将从管理文化、人员招聘与培训、管理制度和绩效评价等方面进行改革与完善，从而实现人力资源的优化配置。

1.培养“以人为本”的人事管理文化。转变人事管理理念，树立“以人为本”的管理思想是高职院校人力资源优化配置的前提条件。学院领导者应当充分认识到人力资源在高校竞争中的重要战略地位，认识“人”的重要性。真正做到关心员工、尊重员工，把员工作为学院的主体，努力营造以人为中心的人事管理文化氛围，促进学院的可持续发展。

2.建立完善的人员招聘与培训开发体系。完善的人员招聘与培训开发体系，能确保高职院校发展所需的高质量人力资源，会为学院带来新的管理理念与科研水平，促进学院人力资源整体素质的提高，加强学院对外部环境的适应性以及自身的创新能力，从而实现内部人力资源的合理配置。根据职业教育的特点，高职院校要根据自身的特点及当前的人员结构制定适宜的员工招聘计划，既可以通过外部招聘，也可采用内部晋升的方式，选拔具有复合能力的高素质管理和科研人才。同时，学院应当增加对员工人力资本的投入，依据人事档案资料，了解现有员工的基本情况，分类别进行员工培训，还可以组织跨部门和跨学院的员工交流与培训，使员工汲取现代化的管理理念，提高员工的综合素质，促进高职院校健康发展。

3.制定规范的人事管理制度和科学的绩效评价机制。高职院校人事管理的规范化、制度化建设，不仅要制定规范的人事管理手册，使各项工作有章可循，还要从传统的人事管理向透明、公开、公正的现代化人力成本管理转变，引入人事管理新理念，制定人事管理战略规划，建立一种把员工与学院发展相结合的人事管理制度，实现员工与学院双赢。完善的激励机制不仅注重对员工的物质奖励还注重精神方面的鼓舞，学院领导可以设置科学合理的绩效评价机制来进行行动考核，对业绩突出的院系或个人，应给予奖励或优先提升的机会，并鼓励他们再接再厉，再创佳绩。同时，对于未及时完成任务的员工和完成结果不佳者，也不应严厉苛责他们，而应采取激励的方式，指出他们工作中的不足之处，指导他们工作失误的原因。通过这种严格和友好的方式激励员工发挥他们的实际能力和潜在能力。

4.加强校园文化建设，营造良好氛围。校园文化是一个组织，由其价值观、信念、仪式、符号、处事方式等组成的其特有的文化形象，良好的校园文化能够在集体内产生一种精神振奋、朝气蓬勃、开拓进取的良好风气，激发单位成员创造热情，从而形成一个能够促进员工奋发向上的心理环境。校园文化建设可以经常开展丰富多彩的、有校园特色的文体娱乐活动、岗位练兵技术比武等活动形式。

5.编制人事计划，制定人事规划。人力事计划是对人事部门未来要做的工作内容和工作步骤的计划，是根据学院的发展规划，通过学院未来人才的需求和供给状况进行分析和评估，由人事部门对学院的职务编制、人员配置、教育培训、招聘和选择等职能性计划，一般可分为长期、中期、年度和短期计划四种。高职院校要重点关注的是长期计划，形成一套完善的人力资源计划，制定严格的用人标准，可以根据每年的实际去部分修改，而不是因一时一事频繁改变，从战略高度培养核心人才，尤其是对管理人才的长远考虑，使学院稳定持续发展。

6.注重培训，加大人才培育力度，储蓄后备力量。高职院校应完善员工培训体系，建立培训和效果评估制度，应充分认识到人才对于学院发展的重要性，加强对管理者、职工的再训练、再教育，以提高学院在不断变化的经济中的竞争力。

7.切实采取措施降低员工流失率。部分院校已经充分认识到“人”对于教育发展的重要作用，因而学院越来越注重改善办学环境，如：改善住宿、提升伙食标准、增加工资福利、缩短工作时间、改善劳动环境。更要注重与员工心灵的交流与沟通；帮助员工进行职业生涯规划，制定人生目标，实现自我价值；采用合理的激励措施，提高员工的工作积极性；营造公平竞争的人才环境，就算是离职也要以礼相待等等。高职院校作为我国高等教育发展中的重要组成部分，虽然在一定时间里有自身的优势，随着高等教育的大众化发展，高职院校原来人力资源管理存在的弊端不断显露，特别是制度和管理方面。高职院校只有转变自己的理念，姓“职”不姓“高”，在立足于我国职业教育发展的基础上，不断调整战略模式，汲取同行的先进管理理念，才能更好地持续发展。高职院校领导也应把人才工作纳入到职业院校发展的总体部署，建立和完善具有职业教育特色与优势的人才培养、选拔、评价、使用、流动、保障、调整、协调和服务机制，把人才工作从一般行为上升为战略发展行为，从局部发展行为上升为可持续发展行为。

文档知识管理范文第4篇

1.1各种检查、评估工作导致档案整理工作困难重重。近年来随着国家对中职学校教育重视程度的不断提高，中职学校在不断提高办学规模的同时，面临的各种评估与检查工作也越来越多。这些繁多的检查项目需要中职学校精心准备相关的档案材料，但是不同的检查与评估工作根据评估内容的不同要求中职学校准备的档案材料也就不同，在此情况下，中职学校每次在面对具体的评估检查项目时需要对这些繁多的资料进行重复的整理与分类，导致中职学校的档案管理工作停滞不前。

1.2档案信息化程度不高，档案信息利用率低。档案管理工作是学校管理工作的基础，其内容繁琐，尤其是在学校的发展过程中会产生大量的档案材料，而传统的档案材料是以纸质的形式存在，这些材料的日益积累必然会导致一些档案信息在查阅的时候非常的不方便，根据五家渠职业技术学校的档案管理工作管理模式分析，档案管理的信息化程度还不高，许多档案信息并没有实现电子版，这样的结果是不仅影响学校档案材料的保存，容易因为管理不善而导致档案材料出现丢失与损坏的现象，同时也会增加学校的管理运行负担，众所周知，档案信息的纸质化要求不仅要求学校建设相应的档案室，还要消耗学校大量的纸张等办公用品。

1.3档案资料的收集不完整。基于中职学校广大教育者对档案工作的认识程度还不够，导致人们缺乏档案材料的收集意识，导致相关档案信息的缺乏；同时中职学校在选择档案材料的时候存在很大的随意性，选择什么样的档案材料信息没有明确的规定，具体表现为中职学校的管理者决定着学校档案的信息内容，比如对学校负面信息不保存，而只保存关于学校良好报道的信息。

2新时期完善中职学校档案管理工作的具体对策

基于新时期中职学校档案管理工作所存在的问题，我们要大力发展档案信息化建设，通过实现档案的信息化提高中职学校档案管理工作的水平。

2.1加强档案信息的数字化建设。档案信息的数字化建设是通过计算机技术将传统的档案信息转化为数字形式并存放于计算机中，通过实现档案信息的数字化可以方便人们的使用，提高档案信息的重复利用率：首先，实现纸质档案的信息化。纸质的档案信息受环境、人为因素的影响比较大，其存在被丢失、破坏的可能性，而实现电子化就可以避免因为受潮等导致的档案损坏现象出现；其次，照片档案的信息化。照片是档案中的重要信息资源，其能够直观地表现出所要反映的信息，实现照片的信息化主要通过计算机扫描和数码设备直接形成数字照片。

2.2加大投入，提高硬件设施。中职学校档案管理工作水平的提高，离不开完善的基础设施，因此中职学校要加强对学校档案管理工作的支持力度，设立专门档案室收集、整理全校各类档案，配备档案专用装订、打印等设备，提高档案馆(室)的建设，确保档案材料保管安全、利用方便管理规范。

2.3增强档案管理人员的现代信息技术应用能力。学校档案信息化建设需要高素质的档案管理人员，尤其是需要懂现代信息技术的综合型技能人才，因此中职学校要加强对档案管理人员信息技能的培训：一是学校应不断加强档案在职人员的继续教育，打造一支成熟的档案队伍；二是学校要增加档案管理人员编制，积极引进一批懂计算机信息技术的综合型档案管理人才，同时也要积极聘请社会上懂档案信息化管理技能方面的人才到学校担任名誉教师，定期对现有教师进行培训。

2.4加强档案的收集和整理。学校要建立专门的档案管理机构，负责收集学校的各种档案信息，并且要制定统一的归档和保管期限。在归档过程中应坚持“以我为主”的归档原则，根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。各部门要加强档案的收集、保管和归档工作，这是档案工作的基础。

3结束语

文档知识管理范文第5篇

关键词：人事档案；问题；对策

一、学院人事档案管理中的问题

(一)学院领导和部门领导对人事档案管理不够重视。学院的大政方针和工作计划重点放在了立德树人，教师队伍建设，基础设施建设和安全，科研学术工作，学生管理，信息化建设等方面，几乎不涉及人事档案管理方面的内容。人事处的工作计划中也只是一带而过，计划突出招聘、薪酬、考核等方面。普遍认为人事档案管理岗位是低岗位，是养老岗位。

(二)人事档案管理的基础工作做的不到位，不规范。三校区的人事档案上千册，虽然入了新的档案库房，但还是分三个校区分别摆放，还存在着在职人员、退休人员、去世人员档案混在一起的情况。另外，姓名也没有完全按照英文26个字母排序。这些问题不尽快解决，就会使工作质量下降，效率低下，教职工的满意度不高。比如：教职工要做公证需要查阅档案，由于档案排序混乱，查找就要花长时间，教职工就要等半天，造成教职工的不满意。

(三)学院虽然设置了专职人事档案管理干事岗位，但事实是专岗不专用，人事档案管理干事还兼做一部分社保业务。起初是每月五分之一的时间做社保业务，随着机关事业单位养老保险制度的改革，社保业务量迅速增长，现在是每月五分之四的时间在干社保的工作，感觉是兼职做人事档案管理了。有时社保业务和档案工作撞在了一起，就安排其他人事干事代办人事档案的查阅，有可能又会出现新问题。

(四)专职人事档案管理干事岗位职责的制定不科学。档案管理干事岗位职责共十项，其中一项是做好职工社会保险的转入转出、医疗机构变更、生育津贴申报工作。可以看出，此职责包含四项工作内容。岗位职责中仅此一项有关社会保险的工作就要占用一定的工作时间和精力来完成，并且随着机关事业单位养老保险制度的改革，社保业务越来越多，使得专职档案管理干事专人不专用，不能踏踏实实地、全身心地做好人事档案管理工作。

(五)学院对人事档案专业人员队伍建设重视不够。人事处现有一名人事档案管理干事，虽然本科学历，中级职称，但不是档案专业毕业，也五十多岁了。因为又兼职做社保业务，社保的新政策又层出不穷，人事档案管理干事不断的学习社保政策文件，精力有限，人事档案专业知识的学习就无暇顾及。也缺少人事档案方面的专业知识培训。

二、针对学院人事档案管理中存在的问题，提出五点解决对策

(一)学院领导和部门负责人要进一步提高认识，把人事档案管理工作全面重视起来。人事档案工作特别是干部人事档案工作是落实从严治党、从严管理干部要求的重要内容；人事档案工作特别是专业技术人员的档案在学院引进人才工作中发挥着重要依据作用。应该与时俱进，在制定学院发展规划和部门工作计划中，把人事档案管理工作作为重点写进去，监督执行。在校园网加大对人事档案管理工作重要性的宣传，扭转人们对人事档案管理岗位是低级岗，是养老岗位的认识。

(二)夯实人事档案规范管理的基础工作。千事万事做好，基础是关键。现在，人事档案管理工作的当务之急就是要尽快把原来三校区上千册的人事档案按英文26个字母分在职职工、退休职工、离休职工、去世人员、其他五类排序，提高查找的时间效率。排好序后，将原来三校区的散档和新产生的工资表、考核表及时归入个人档案，保证档案材料安全完整。

(三)设置的专职档案管理干事要专人专用。《人事档案管理办法》中规定：保管1000份以上档案的单位，至少配备1名专职档案管理人员。学院在职职工和退休职工超千人，人事档案超千册，部门负责人要严格执行规定，保障人事档案管理干事在工作时间内全身心地做档案工作。随着机关事业单位养老保险制度的改革，社保新政策新业务也越来越多，人事处各个岗位的日常工作量大，人员紧张，在此情况下，就要设置社保干事，专职负责学院的社保工作，避免人事档案管理干事顾此失彼。

(四)按照学院《人事档案管理办法》中人事档案管理部门的职责重新制定人事档案管理干事岗位职责。学院《人事档案管理办法》中人事档案管理部门的职责共九项，没有一项涉及社保业务。根据《人事档案管理办法》，删除档案管理干事岗位职责中有关做好职工社会保险的转入转出、医疗机构变更、生育津贴申报工作此项职责。人事档案管理干事岗位具体职责：在人事处长的领导下，认真做好人事档案的管理工作；根据人员出入及时移交或索要其人事档案。建立定期清点制度，对应转入的档案，要及时发函或索要；要积极主动地向有关部门收集职工的工资调整、晋升、考核、入党入团、学位、奖惩、离退休等应入档的材料，保持档案材料的完整；根据上级有关规定，做好人事档案材料的鉴定、整理、清理、装订工作；严格执行《查阅档案规定》制度；严格执行人事档案保密制度等。

(五)学院领导和部门负责人要关心爱护人事档案管理人员，提供参与中心工作、了解学院发展的机会，帮助解决工作、学习、生活中的困难。进一步加强培训工作，每年组织不少于一次的专题业务学习，提高思想政治素质和业务水平。保持人事档案管理人员相对稳定，因人员退休和工作需要调动的，须先明确接替人员并在其熟悉人事档案业务后再进行工作交接。

参考文献：