1计算机信息处理技术在办公自动化中应用的重要性

自从计算机信息处理技术的不断发展,在城市居民及企业经营活动中扮演着愈发重要的角色,其中计算机信息处理技术在办公自动化中发挥着以下方面的重要作用:

1.1有助于提高办公效率

办公效率,是企业提升自身竞争力的关键所在,在企业经营活动中必须想方设法提升办公效率,而计算机信息处理技术是极其有效的提升渠道之一。借助于计算机信息处理技术,能够极大地方便了企业办公管理中基础文档的归档管理,提升了管理信息的搜索查询效率,使得企业管理人员能够从繁琐的日常业务中解脱出来,而将精力集中于业务拓展及办公服务上。

1.2有助于规范办公流程

对于所有企业而言,规范自身业务的作业流程是构建现代化企业的必经之路,也是提升企业市场竞争力的重要力量。借助于计算机信息处理技术,有助于企业明显提升办公流程的规范性。比如,在中小企业中应用OA系统,能够帮助企业更为有效地进行业务流程执行的管控,提升其规范性,确保其在符合企业内控的基础上开展相关业务,规避经营风险。

1.3有助于加强办公职责管理

在企业办公管理中,明确办公人员的工作职责是极其重要的管理内容之一。在传统的管理模式下,难以在相对公平公正的环境下开展各项企业管理活动,致使部分办公人员推卸责任。而进入信息时代,借助于计算机信息处理技术能够相对更为公平公正地分配企业经营任务,并且更为高效地跟踪各个办公人员的任务完成进度。此外,借助于计算机信息处理技术还有助于约束办公人员的办公权责,避免管理办公人员越权办公,更好地规避各种经营风险。

2计算机信息处理技术在办公自动化中应用策略

国家“互联网+”发展战略的提出,突出了计算机信息处理技术在社会进步及企业发展中的重要性,当然这是在正确应用当前计算机信息处理技术的基础上。在企业发展中,计算机信息处理技术在办公自动化中的应用策略如下:

2.1构建完善的计算机信息应用基础网络环境

网络环境,是计算机信息处理技术在办公自动化领域得以高效应用的重要基础,因而在企业发展中应该重视安全、稳定网络环境的构建工作。主要包括以下内容:

(1)构建稳定的网络环境。

在IT发展过程中,应该选择相对比较平稳的网络应用产品,另外还需要结合企业的发展现状选择在预算范围内的网络产品,这样才能够获取更高的性价比。比如,对于中小企业,为了能够节省成本,可以选择国产网关产品,不仅仅能够满足企业网络构建的需求,还能够大大地降低成本。

(2)构建安全的网络应用环境。

安全的网络应用环境,是提升办公效率的关键,应该积极发挥网络安全在企业IT发展中的重要作用。比如,企业应该加强外部访客对企业内网及员工对外网的访问介入,以确保企业内网应用的安全性。

2.2选择适合企业自身发展的计算机信息平台

不同的企业有着不同的发展特性,并非所有的信息平台均适合所有的企业应用需求。因而,在企业办公自动化应用计算机处理技术时应该结合行业特性及企业发展现状选择更为适宜的信息平台。

(1)深入调研,真正掌握企业办公自动化信息需求。

部分企业在开展企业办公自动化信息平台应用时过于盲目,认为其他企业成功落地的信息平台必然在本企业也能够树立应用,最终容易收获相反的效果。在开展办公自动化信息平台应用时,应该深入调研,真正掌握企业办公自动化的信息需求,以真正满足企业内部不同层次用户的办公自动化需求,提升办公效率。

(2)重视信息化需求可行性分析。

在获取企业办公自动化信息应用需求后,应该进行信息化需求的可行性分析,并且确定哪些需求是办公自动化信息平台落地过程中优先实现的需求,以更为合理地选择信息应用平台,以在满足企业预算的范围内选择更为强大的信息应用平台。

2.3采取积极有效的措施,确保企业信息应用数据安全

在企业经营管理中,必然存在对企业发展至关重要的商业机密或技术机密,需要管理人员采取各项措施确保数据安全性。在办公自动化信息平台应用过程中,同样也需要关注数据安全保护措施,以保护企业各种机密数据。

(1)加强信息平台权限管控。

在办公自动化信息平台应用过程中,比如重视系统权限管理工作,以确保机密或敏感数据不为不必要的工作人员所浏览或获取,保护企业经营机密数据。在企业经营过程中,应该定期检查信息平台的用户权限审核工作,避免用户权限过大或者过小,确保系统权限符合企业内控需求。

(2)做好企业数据备份工作

。积极有效的数据备份,是确保企业数据安全的重要渠道之一,做好企业数据备份工作极其重要。目前大多数企业在经营管理中,会选择异地数据备份的方式保护企业经营数据安全。另外,应该安排专门的工作人员定期检查数据备份执行情况,如发现异常情况应及时向上反馈并及时解决处理。此外,还应该加强备份数据的监控,避免数据泄露事件产生。

3结语

深刻地意识到计算机信息处理技术在企业办公自动化中的重要作用,并且运用正确的计算机信息处理技术应用策略,有助于企业更为顺利地实现办公自动化信息化运营目标,提升企业办公管理效率。

作者：张永春 单位：南京林业大学人文社会科学学院