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会计档案范文精选

会计档案

会计档案范文第1篇

20**年是电力装备制造业供货任务最繁重的一年,特别是国家投资336.2亿元对县城电网建设与改造工程全面启动,输变电设备的需求缺口加大,输变电设备生产虽然受到原材料上涨的冲击,仍然有一定的利润空间,但是以目前电网企业的赢利能力,还达不到能够正常发展的水平。要解决这一问题,电力企业除了努力消化成本增支挖潜降耗外,还应加强企业内部管理,利用现有资源——文书档案,寻求新的闪光点。本文提到的文书档案侧重于会计档案。

一、会计档案的定义

作为文书档案的一种,会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成,而会计核算是会计的基本环节,会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,是登记账簿的重要依据。会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计账簿是以会计凭证为依据,全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位,总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计报表分为月报、季报和年报。会计档案应由财会部门按照归档的要求,负责装订成册或整理立卷,按要求移交归档。

二、会计档案的特点和功能

(一)会计档案的特点

1、专业性。会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物,与会计工作活动密切相关。

2、广泛性。从形成会计档案的部门与单位来看,凡是具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案。

3、严密性。会计档案形成过程具有严密性,一环扣一环,联系紧密,在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。

(二)会计档案的功能

1、为国家经济建设进行决策及对宏观经济进行监督管理,提供真实可靠的信息。

2、小范围能为加强企业内部微观经济管理提供丰富的原始数据,大范围能为保护国家财产和打击经济领域不法行为提供有力证据。

3、为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料。

三、电力企业会计档案利用的现状

随着市场经济的逐步发展,电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体,电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形势。首先,国家宏观调控政策影响逐步显现,经济增长速度放缓,用电市场开拓难度加大。其次,受第二轮煤电联动电价调整政策以及枯水期电价上浮影响,高能耗企业的用电需求将进一步萎缩,市场形势更加严峻,并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。此外,枯水期需购入计划外电量填补缺口,将增加购电成本2亿元。

会计档案是企业经济发展的重要资料,充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益。可惜的是,电力企业在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上。受传统计划经济体制的影响,多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用,而对会计档案资源利用却没有引起足够重视,很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动,在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时,由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题,对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制,导致一批现实的会计档案用户被拒之门外,潜在的会计档案用户得不到转化,会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。

四、电力企业会计档案利用的意义

从各类权威电力投资信息分析材料得知,随着国民经济的快速发展,我国电力市场进人了新一轮景气循环,城市化和重工业化的高速发展带动了电力需求的强劲增长。20**~2007年,我国将新增电力1.80亿千瓦,到2010年我国电力装机容量将达6亿千瓦,2020年将达到10亿千瓦。从2004年到2020年,我国电力将翻一番。我国特高压电网工程的建设给输变电行业带来新商机。据预计到2020年,全国特高压及跨区电网的输送容量约为2.1亿千瓦,其中800千伏直流约为5600万千瓦,另外约1.5亿千瓦由交流构成。从投资角度看,2020年,特高压交流加直流的市场约为4060亿元,其中交流2560亿元,直流1500亿元。

在输配电设备行业,虽然行业资质与产品研发量核心要素至关重要,但企业营销策略也正在逐步成为制胜的重要手段。电力企业档案记载企业的历史,信息连着企业的未来。充分利用会计档案,可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算,自身可支配资金的动态,整体资金状态的参考分析,以及其他资金状况的分析和预测、战略决策支持,以便更好地把握企业的发展方向。

我们知道,所谓预算管理,就是用货币来计量,将决策目标所涉及的经济资源配置,以计划的形式具体地、系统地反映出来。简言之,就是决策目标的具体化。“预则立,不预则废。”这句古语早已确切地道出了预算的重要性,因此做好电力企业全面预算管理是非常重要的,这又正是会计档案所能提供的。会计档案所记录的是投入价值中的历史成本,而历史成本的可靠性是不言而喻的。

我们知道,资产的定义是预期能够流入企业未来经济利益的资源。我们可以看出会计档案资源和物资资源都符合此定义,即两者都有为企业带来经济效益的能力。会计信息的需求者最关心的是档案数据为企业创造的价值大小,期望会计档案信息能帮助他们预测企业未来的现金流量,对档案价值的需求相对而言要小些。也就是说,利益关系人并不太在乎企业档案本身的价值大小,他们更关注企业取得和利用会计档案的成本和档案信息给企业带来的效益。总的来说,充分利用会计档案,可以实现以下管理效果:

(一)掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询,实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况,包括账户基本情况、交易记录、余额信息,提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期用电特点,研究制定出多种营销策略组合。

(二)监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞

利用会计档案可方便地随时监测异动,加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理,为企业减少风险;同时,可方便随时摸“家底”,查问题,找原因;对症下药,堵塞漏洞,完善各项管理制度和内控制度,提高管理水平,为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

(三)提高资金的使用效益

利用会计档案,实时掌握企业可支配的资金总量,可以向商业银行争取较高的协议存款利率,可以在公司内部调剂余缺,可以尽量利用自有资金、减少财务费用,向资金要效益,提升企业价值。

(四)对资金状况进行各种分析和预测,提供决策支持

根据资金需求和存量,作出资金预测;通过对资金支付信息的分析,安排对企业最有利的资金付款计划;通过对企业范围内的现金流量的完整分析,作出全面的资金规划;通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析,对融资结构和存款结构进行最优规划。

(五)深化预算资金管理

利用会计档案,继续扩大企业账户规模,加强运作。贯彻国家电价调整政策,确保执行到位。继续做好西电东送输电价格两部制及丰枯电价机制研究。建立统一高效的保险管理模式,加强税务筹划,争取税收优惠政策。

(六)为搞清单位债权债务、理顺和明晰产权关系发挥作用

某些企业的会计人员岗位变动大,情况复杂,但一些历史遗留问题,可以通过会计档案,明确单位与单位之间、单位与内部成员之间的债权债务关系,划分经济责任,理顺和明晰产权关系。

(七)为努力消化成本、挖潜降耗提供数据分析

利用会计档案,建设节约型企业,坚持开源与节约并重的原则,把节约放在首位。通过各种数据分析对比节约成本,整改降耗,同时开展节钢、节水、节电、节油为重点的节约工作,牢固树立电力企业节约意识,使资源高效循环利用,促进企业的可持续发展。五、电力企业利用会计档案管理取得的成果

迄今为止,南方电网公司创造性地运用会计档案的相关数据,取得了不俗的成绩o,

(一)利用档案资源,多方面为企业提供有力证据。有效地挽回了经济损失

从2006年初开始,陆续开展预算执行检查,逐个单位跟踪,逐个指标落实,确保完成全年资产经营任务。有计划地安排已完工项目贷款提前还贷,压减利息支出3000万元,缓解了融资成本上升的压力。

2003年,广西送变电建设公司经起诉审理的案件在2004年已全部结案并进入执行阶段,公司诉玉林市某工行分理处存单纠纷一案为公司挽回经济损失85.6万元;公司诉玉林某农村信用社存单纠纷一案为公司挽回经济损失85万元;公司诉中国农业银行南宁某分理处存单纠纷一案为公司挽回经济损失50万元;公司铁塔厂在与甘肃省天水市锻压机床厂改造合同纠纷一案中运用调解手段维权,与对方达成和解协议,妥善解决了纠纷。

(二)经营管理水平不断提高,效益稳步增长

南方电网公司电价工作取得了新的突破,改善了经营环境。全面预算管理继续深化,经济活动分析质量得到不断提高,加强了对基建成本、购电成本和可控供电成本的管理。因购电结构优化,公司平均购电单价下降了15.33元/千千瓦时,可控供电单位成本比预算下降了2.67元/千千瓦时。出台了《“十一五”节能降损纲要》,继续强化线损管理,全网综合线损率为7.16%,比年度计划指标低0.2个百分点。2006年上半年,公司实现售电量1788.7亿千瓦时,同比增长13.2%,应收电费余额比上年同期减少9.9亿元。公司在全球500强企业中排名上升了50位,列第266位。

(三)南方电网公司配合广西壮族自治区经委、物价局出台了丰水期低谷时段优惠电价政策。开拓低谷用电市场

有60万~80万千瓦的停机负荷重新开机生产,拉动低谷平均负荷增加30万千瓦。重点跟踪的273家企业开机负荷达到253万千瓦,开机率达74.2%。恢复了业扩紧急金,从第一期资金的使用情况看,对开拓居民、商业、非普等优质用户市场,解决局部配网卡脖子问题发挥了较好的作用。公司抓住国家实施第二轮煤电价格联动政策的机遇,配合物价部门制订了广西煤电价格联动方案,疏导电网输配电价矛盾。从2006年7月1日起,销售电价平均提高3.33分/千瓦时,较好地解决了电网建设还本付息、来宾BOT电厂新增电费和国家出台优惠电价造成的电费缺口。重新修订内部经营责任制,实施新的量价结合,更注重市场差异的内部经营责任制考核,调动供电局开拓市场、提高效益的积极性。开展市场调研,分析电价调整带来的影响,为下半年营销工作做好准备。

六、加强电力企业会计档案管理工作的措施

(一)进一步完善企业会计档案管理制度实施细则

电力企业财务部门要结合本单位会计电算化的特点和实际情况,按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则。对会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的实施细则规章制度。定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、收费报表、系统日志等数据用统一纸质打印装订成册并进行存档,这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致。计算机打印的会计账簿应填制账簿启用表和科目目录,账簿封面要填写账簿名称和单位名称,对账簿、报表还要打印页码,认真做好会计档案立卷工作,并根据会计档案管理办法要求,填写案卷目录和卷内文件目录。还应设置专职会计档案管理岗位,由专人负责向公司档案室移交会计档案,在交接时要认真清点,保证归档数量准确,确保会计档案安全完整。应对计算机环境中形成的会计档案实行多备份:一是采用在专用计算机上进行电子档案备份;二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份;三是对电子会计档案进行异地备份,以防发生事故时使会计档案尽失。同时还应将制定的管理制度,特别是要形成电子会计档案的管理制度,推行电子档案与多套保管制度,对所有备份的电子会计档案数据以最优质的光盘刻录备份,从而保证数据的实体和信息安全。

(二)加强会计档案管理的硬件投入

电力企业存放电子会计档案的场所,应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件,接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中,软件盒须放在特制的防磁档案柜内,对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电子会计档案信息的安全,要制定防范计算机病毒的措施,防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成,病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此,企业要加强计算机系统管理,对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱,所有需安装的软件都必须由系统管理员执行,从根本上解决病毒的威胁。

(三)加强组织领导。提高会计档案管理水平

领导重视是搞好会计档案管理工作的重要前提和关键,只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制,明确各人职责,才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。企业在会计档案管理人员聘用上,要从整体利益出发,不拘一格,择优选聘,把好会计档案管理人员人口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神,提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施,奖勤罚懒,使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步,鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习,坚持岗前培训,合格上岗。通过竞争激励机制的引入,使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程,促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时,档案部门和财务部门要联合起来,组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本企业的会计档案管理制度,使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性,保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度。电子会计档案信息未经单位负责人同意,严禁拷贝给其他单位或个人,会计数据盘片不得带出档案室。另外,对存储会计档案信息的盘片应定期检查,防止出现人为或自然损坏等问题,以免造成电子会计档案信息的丢失。

(四)加强会计档案利用工作

充分利用现代化科技设备和手段,建立会计档案网络信息,方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询、,实现资源共享。开发会计档案信息资源,增强会计档案信息的时效性是会计档案信息资源得以充分利用的关键。另外,档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传;从丰富内容到提高服务水平,工作要有超前意识,不断实现档案管理服务创新,围绕企业的方针、目标、生产经营、管理等,提供优质、高效、便捷多种形式的服务,实现企业档案管理的网络化、信息化、数字化,实行分级、分密管理,满足利用者需求。特别是在提供完善服务方面,我们的服务意识要有创新性和前瞻性,改善档案利用的环境,增强会计档案信息的时效性,使会计档案利用工作跃上一个新的台阶。

总之,电力企业财务部门应依据会计档案管理形成的规律和特点,进一步加强和改进会计档案工作,逐步建立健全企业会计档案管理制度的实施细则,运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源,充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势,提高企业会计档案利用效率,为企业领导决策服务,逐步使企业会计档案走入正轨,真正发挥电力企业会计档案在行政管理和后勤服务工作中应有的作用,给企业带来可观的经济效益。

会计档案范文第2篇

关键词:会计环境会计职能会计档案

会计电算化是指电子计算机代替传统的人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对信息分析、预测与决策的过程,是以电子计算机为主的当代电子技术与信息技术应用到会计实务中的简称。会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系,一方面,会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率;另一方面,会计档案管理也对电算化环境下的会计提出了新要求,并为会计控制提供了重要的理论依据。本文拟从会计环境变化对会计职能影响的角度,论述会计档案职能应随着会计职能重心的变化而相应调整,会计档案职能的定位应确保会计电算化环境下会计控制职能的需要,档案的管理应从软件与硬件两个方面确保会计档案职能的实施。

一、会计电算化环境对会计职能的影响

会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展成为一种实现会计职能的手段,是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果。在会计电算化环境下,一方面,会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高;另一方面,会计职能作用形式产生了变化,会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督。

1.简化了会计核算过程。会计是伴随着经济活动的规模与复杂性到了一定程度后,从其他经济管理活动中分立出来的,形成其自身独立的专职工作。传统的人工记账时期,会计工作的主要任务是进行会计核算,会计核算的过程包括设置账户、复式记账、填制凭证、登记账簿、编制会计报表等内容,其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表;在会计电算化环境下,会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外,人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成,会计人员所进行的主要是审核与监督工作。显然,在电算化环境下,会计核算过程得到简化,会计工作效率明显得到提高。

2.拓宽了会计监督职能。人工记账时期会计人员的主要精力是放在登记各种账簿与编制会计报表上,会计职能主要表现为核算职能,会计监督仅仅体现在核算之中,监督的形式主要是事后监督与被动监督。在会计电算化环境下,一方面,会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来,在时间上保证了会计人员能够有效地行使监督的职能;另一方面,由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”,而且还可以打破时间的跨度,完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作,较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作,从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。

二、会计电算化环境下会计档案职能的特点

同人工记账时代的会计档案相比,会计电算化环境下会计档案的形成与管理有以下三个方面的特点。

1.内容复杂性与领域拓展性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性。实行会计电算化后形成的会计档案,从实际内容看,一方面保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案,另一方面又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据,使电算化会计档案与传统的会计档案相比,存储的范围和领域明显扩大。

2.环境依赖性与载体特殊性。传统的会计档案不需要软、硬件的支持,比较直观,可以直接查看到会计信息,而会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统才可重现,对系统环境具有很强的依赖性。会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了突破,改变了信息的介质,提高了会计信息处理的质量和速度,但由于电算化会计档案中的档案载体不是纸张而是磁盘、光盘等,它们受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期与载体在计算机文件中阅读器质量好坏等因素的影响。

3.信息共享性与数据易改性。网络技术的运用,可以提高会计文档的多方位检索速度,并能够实现档案信息的网上远距离传送,有利于会计档案资源共享。但是,由于存储磁介质与光盘中的数据可以很容易被修改,从而导致会计档案信息的失真,甚至被破坏的可能,而使会计档案失去价值。

三、会计电算化环境下会计档案职能的定位

由于会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点,会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能,但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题,给会计工作提出了新的任务与要求。笔者认为,要解决这一问题,使会计职能适应会计环境对会计工作的要求,就应从调整会计职能入手,将会计职能的行使设置为两个层次,一是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能,完成对单位经济业务的处理工作;二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能,完成对会计信息质量控制与信息利用工作。会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据,既是联系会计工作前台与后台的纽带,也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径。因此,同传统手工记账时代的档案管理职能相比较,会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。

1.会计质量控制关口的职能。在会计电算化环境下,会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制,及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生,会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹,并通过相应的事后监督机制,及时发现并中止上述行为。因此,在会计电算化环境下,会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移,确保会计档案资料的真实性,反映经济业务与会计工作的本来面貌;其次,要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴,把事后监督信息定期反馈到会计工作前台,同时真实记录信息反馈与信息处理的过程;第三,要建立会计档案归集的审查制度,制订各种会计信息处理过程的归档要求,做到内容完整、手续完备、要求具体、责任明确,使会计档案的归集成为单位会计工作质量再完善的过程。

2.会计信息利用窗口的职能。由于计算机中的数据文件是动态的,时刻都在发生变化,因此,会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点,在规定的时间段内进行数据备份,并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上,与相关的文字材料和电子文档等一同归档,保证归档资料的完整性,为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础;其次,要运用相关的统计分析方法,根据单位经济业务的分类,对会计信息进行加工整理,并通过对会计档案的编研,以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息,防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失;第三,根据工作需要,在有针对性地实现会计档案信息对外提供与提高会计档案利用价值的同时,做好会计档案数据的日常维护工作。

四、会计电算化环境下会计档案职能的实施

要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能,必须从观念、制度、手段与人力等方面入手,才能确保会计档案职能的实施。

1.强化档案意识。首先,要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念,纠正会计档案管理过程中的一些错误做法。比如:重凭证、账簿管理,轻辅证材料管理;重纸质实物档案管理,轻磁性介质档案管理;重档案移交后续管理,轻前台会计工作的档案管理;重一般档案的统一管理,轻专门档案的专门管理。其次,要将先进的档案管理思想、管理方法、管理理论和管理成果应用于会计档案的管理实践,树立会计档案管理的时效性意识、完整性意识、过程控制意识、质量保证意识、妥善保管意识与有效利用意识。

2.健全档案制度。会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发,充分重视制度建设,严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化环境档案管理的要求,积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。要建立会计档案入库前的审查制度,加强前台会计工作的会计档案管理,确保人库会计档案的质量;要建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度,防止档案资料的遗失与泄密,确保会计档案的安全;要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理,防止磁性介质档案信息的失效,确保会计档案的完整。

3.完善档案手段。传统意义上档案手段主要是指档案库房、档案设施,随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现了许多新型的档案载体,新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。以新型档案载体为对象的会计档案,将是电算化环境下会计档案管理的重要形式,它不仅要求有效地保护档案载体,还要确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性,这就给会计档案的管理手段与管理环境提出了更高的要求。会计档案管理部门只有将当代先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案管理实践中,才能满足新型档案载体管理的要求。

4.培训档案人员。现代化的管理需要现代化的人才、现代科学技术手段与先进科学管理方法的掌握和应用,人是决定因素。由于会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性与严密性的特点,作为一种专门档案,不能按一般档案的管理办法进行管理,而应该按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理,要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识,还应具备会计专业知识,能够熟练使用现代化的管理手段,运用各种管理软件。而现在大部分档案管理人员只具备会计或档案管理单方面的知识,难以胜任现代会计档案管理工作的需要,培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识,又精通会计工作业务,专门从事会计档案管理的工作人员,才能适应新时期会计档案管理的要求。

参考文献:

1.于玉林.现代会计理论实务与教育研究[M].北京.中国财政经济出版社,2000.3.9

2.吴水澎.中国会计理论研究[M].北京.中国财政经济出版社,2000

会计档案范文第3篇

任何一个企业、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通过会计工作,即从凭证到账簿、从账簿到报表,连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来,由于种种原因,我国对会计档案既没有制定统一的管理制度,又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档案局联合了《会计档案管理办法》(以下简称“办法”)。制定《办法》的目的,就是为了加强会计档案的科学管理,统一全国会计档案工作制度,更好地为社会主义经济建设事业服务。

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料,是通过会计核算所取得的会计资料,是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类,不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料(它们属于文书范围)。鉴于计算机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中,《办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案,同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。

会计档案工作是会计工作的组成部分,所以在管理体制上仍然必须遵循会计工作的管理体制。实行统一领导、分级管理。全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定,各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门(行业)的会计档案管理的主管部门。可以根据《办法》的规定结合本省(区)、市的具体实际情况制定实施细则。并共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织,是会计档案管理的主体单位,也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整;会计档案妥善保管;有秩存放,方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在:第一,为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理,提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据;第二,它为国家进行经济建设计划和决策,对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息;第三,它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据;第四,为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之,会计档案工作的好坏,对国民经济的正常进行,经济秩序的确立,各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。

二、会计档案的收集、立卷与归档

会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全,一些会计人员觉得会计档案比较特殊,谁经手谁保存,因而把会计档案和账簿视为禁区,不让别人介入;还有的单位没有建立和实施归档制度,会计档案任人长期分散保存,直至丢失无人问津,有的会计人员调动时,甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全,必须按《办法》的要求,收集归档的全部会计文件材料,向历任会计人员收集,要求逐人逐年把会计材料移交齐全,逐件登记,对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。

会计档案的立卷,应由财会部门在会计期间工作事项,按照现金、银行存款等会计科目装订成册,会计凭证应按月整理,加具封面、封底装订成册,会计账簿的装订顺序是:封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出,要保持原装100页(或50页)完整无缺。会计报表的装订顺序是:封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底。年度终了,应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册,另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。

会计档案的归档,即在会计年度终了后,由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档,对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量,会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成,为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案,全部移交给档案部门,不能自行封包保存,档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷(宗)册的封装,个别需要拆封重新整理的,应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。但是在实际工作中,有些单位将会计档案由财务部门长期保管,而没有移交档案部门保管,这种做法,是与《办法》不符的。

三、计档案的保管、销毁、调阅和利用

会计档案的保管期限原则上按《办法》和省(区)、市实施细则的规定执行。属于定期保管期限的档案如因特殊需要,可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的,对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表(决算)、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

根据《办法》的规定,会计档案保管期满需要销毁时,应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时,应当由档案管理和会计机构共同派员监销,监销人在销毁会计档案前,逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案无误后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前,对于其中未了结的债权债务的原始凭证,涉及到林、地房产权转让契约、证券、图纸;有关的货币收支凭证;涉及到外事的凭证以及处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证,均应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到确无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

会计档案应为本单位积极提供利用,也可以为上级单位提供利用。调阅时,要严格办理手续。本单位人员调阅,要经会计主管人员同意;外单位人员借阅,要有调阅单位的正式介绍信,并注明调阅会计档案的内容,经单位领导人和会计主管人员批准后,办理调阅手续。在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案,要抄录和复制的由会计主管人员签署意见,经本单位领导批准。如有特殊需要,经本单位负责人批准后,提供查阅或者复制,并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度,为会计档案的利用提供依据。

四、会计电算化会计档案管理控制

在会计电算化条件下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发的全套文档资料都属于会计档案的范围。另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。具体包括:(一)实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,按《办法》的规定执行。(二)全套系统文档视同会计文档保管,保管期截止该系统停止使用或有重大修改后的三年。(三)妥善保存会计信息的磁性介质或其他介质,最好将存有会计数据的磁盘放在防潮的容器保存。(四)按会计档案管理的有关规定,将计算机打印输出的账簿装订成册,以保证会计档案的安全与完整。

会计档案范文第4篇

广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明,下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比,电算化会汁档案一般具有如下几个特点:

1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。

3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。

4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。

二、电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题:

1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能。

2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题:

①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果;

②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所:

③对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点;

④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换;

⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应注意如下问题:

(1)对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有:

①用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。

②操作日志管理,应由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。

③数据存取权限限制,对安全保密程度不等的数据,应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。

(2)对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放,以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。

4.针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点,在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号,保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。

会计档案范文第5篇

会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案管理的主要任务是:监督和保证按要求生成各种档案,保证各种会计档案的安全与保密,保证各种会计档案得到合理和有效的利用,并安全保存。

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作。采用电子计算机打印输出的会计凭证、帐簿、报表应当符合国家统一会计制度的要求,必须采用中文或中外文对照,字迹要清晰,保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

二、记帐凭证的生成与管理

电算化后,记帐凭证的生成有两种方式:

1.根据原始凭证在计算机上直接编记帐凭证,由计算机打印输出。在这种情况下,记帐凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证,按《规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

2.手工事先作好记帐凭证,向计算机录入记帐凭证,然后进行处理。在这种情况下,保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。

在保证记帐凭证清晰的条件下,计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。

三、会计帐簿和报表的生成与管理

对电算化后的会计帐簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定,即应当打印出书面形式,其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况,在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定,包括:

1.现金日记帐和银行存款日记帐要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐的打印,由于受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的,可按旬打印输出。

2.一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的帐簿,可满页打印。

3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下,总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。

4.在保证帐簿清晰的条件下,计算机汀印输出的帐簿中表格线可适当减少。

四、关于会计电算化系统开发的文档资料的管理

会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的1—3年。

五、关于磁性介质及其他介质的管理

存储计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据),是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有副本。

一般说来,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。

采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表,具有磁性化和不可见的特点。因此,必须注意以下几点:

第一,采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,不再定期打印输出会计帐簿,应征得同级财政部门的同意。

第二,保存期限同打印输出的书面形式的会计帐簿、报表。

第三,记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐仍需要打印输出,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关帐簿、报表。

六、安全和保密措施

1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份,存放在两个以上不同的地点,最好在两个不同建筑物内。

2.采用磁性介质存贮会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

3.严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为,都要进行相应的处理。

4.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等,未经单位领导同意,不得外借和拿出单位。

5.借阅会计资料,应该履行相应的借阅手续,经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查,防止感染病毒。

七、建立档案管理制度

档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容:

1.存档的手续,主要是指各种审批手续,比如打印输出的帐表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管;

2.各种安全和保密措施;

3.档案管理员的职责与权限;

4.档案的分类管理办法;