秘书的工作

董事会秘书在上市公司是一种制度，《公司法》没有要求在非上市公司实行董事会秘书制度。在非上市公司，董事会秘书仅作为公司的普通雇员，处理一些文书事务，与普通的“秘书”无本质区别，董事会秘书的职权仅限于公司的内部管理事项。

一、秘书在公司管理方面的职能

秘书在公司管理方面的职能具体包括：

1．参加包括董事会会议在内的公司所有会议，并负责会议记录；

2．保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件；

3．对董事会、总经理办公会所决定的事项进行督办；

4．经过正当授权作为公司印章的保管人，代表公司在所有文件的使用印章；

5．根据公司要求，在公司重大会议前及时提供有关文件和信息，作好会议筹备；

6．根据董事会、总经理办公会的随时指定，处理其他属于董事会秘书处职责范围内的事务等。

二、如何作好秘书工作

秘书的工作中容易出现两个问题。一是自身定位不清。秘书就是秘书，不可以行使领导的职权；二是不分场合发表意见，造成误解。秘书工作需要你永远不能懒惰，要细致入微地做好每一件看起来并不重要或有意义的事。秘书工作可以说是“做一件小事容易，难的是重复做好每一件小事”。

1．具备专业知识。

秘书必须具备一定的专业知识，不仅要掌握公司法等有关法律法规，还要熟悉公司章程，以及财务、行政管理方面的有关知识。只有这样，才能有效的行使董事会秘书的职责，对董事会提供全面的专业意见，保障公司规范化运作，从而确立秘书在公司的地位及作用。

2．遵守职业操守。

秘书应当遵守公司章程，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。秘书作为专业人士，遵守职业操守，保持个人的品格和地位，是作好秘书工作的首要条件。秘书参加公司的高层管理会议，知晓公司很多重大事项的决策安排，因此一是要保守秘密，避免对公司造成影响的消息通过非正常渠道传播；二是秘书发现问题要主动反映，并提出解决问题的办法，防范风险。

3．提高工作质量。

秘书在工作实践中，要注重工作方法，在有关会议上可以主动发表意见，与公司领导要保持良好的关系，提高领导对秘书的信任程度。争取领导成员对秘书工作的理解和支持，建立良好的工作环境。

4．处理好各方面关系。

秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情就是调换角度。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情说得明明白白。秘书在多位领导之间，要一视同仁，不论哪位领导安排工作都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。领导之间有不同意见时，不要乱搅和，可以保持沉默，但不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，避免扩大分歧，加深矛盾。

三、秘书的职业道德教育

简单地讲，就是要做到个“八要八不要”。

1．要矜持，不要张扬。秘书由于身处特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里秘书就是领导的化身，一言一行别人都会相信，这就要求秘书一定要矜持、不张扬。

2．要谦虚，不要骄傲。谦虚是秘书特别要注意的地方，只有谦虚的秘书才能成大事。切不可因背后有领导撑腰，就自以为是，时常表现出傲气，尤其不要动辄以领导的口吻发号施令。这样对自己、对领导都没有好处。

3．要踏实，不要浮躁。无论是写文章还是代表领导协调事务，都要表现出踏实、务实的态度，切不可浮躁，特别对待基层、企业、群众的事，一定要说到做到，切不可采取欺骗、哄骗、拖延的手段，以免基层、企业、群众对自己、对领导、对所在机关产生不良影响。

4．要朴素，不要铺张。给领导当秘书，应该是一个不讲究排场，不铺张浪费的人。

5．要善良，不要耍脾气。善良，是一个秘书必备的素质。心地善良，才会善良地对待群众，才会对群众有感情。所以，秘书必须知道善良的价值，必须知道如何去善良待人。如果对待群众态度蛮横，就会孤立自己，就会把自己推到群众的对立面上去。

6．要平和，不要狂妄。平和地对待人，平和地向所分管部门传达领导的意见，平和地对待群众，平和地对待一切，是一位秘书必须做到的。如果一位秘书，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一切，就会失去他人对你的信任，即使别人让着你，那也只是暂时的。世界秘书网版权所有

7．要明理，不要蛮横。明白事理，是秘书的基本要求。秘书虽然是领导身边的人，是领导信任的人，是受到他人热捧的人，但越是这样，越要明白事理，越要懂得尊重他人。切不可蛮横无理，自以为是，以免给他人造成极不好的印象。世界秘书网版权所有

8．要厚道，不要霸道。为人厚道，是秘书最需要也是最难做到的一件事。一般情况下，如果秘书把持不好，就容易给人以霸道的印象。因为，在一般人眼里，秘书的所作所为，都会与领导联系在一起，都会和权力联系在一起，秘书只有表现得比一般人更厚道，才会让他人信任，让他人称赞。