人事档案管理就是对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现的文件材料。而卫生系统人事档案是对卫生系统人才的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的重要依据。加强人事档案信息化管理，充分发挥医院人事档案管理的作用，是促进卫生人事制度改革，有效配置卫生人力资源，促进医院发展的有力保证。

一、卫生专业技术人员档案信息化的内容

因为医疗卫生行业的特殊性，专业技术人员的档案应当改变人事档案“千人一面”的传统模式，突出反映人的个性特点和专业能力，具体内容应包括如下几类:考核类，包括专业技术人员年度考核表、工作人员年度职业道德考核表；教育培训类，包括学历、学位、各类培训证明材料；奖惩类，包括奖励、惩处结果证明材料；论著成果类，包括论著期刊、成果奖励证明材料。此外，还有在工作中不断形成的有关聘用、奖惩、政治思想、职业道德、业绩水平以及履行岗位职责情况等真实记录。如上涵盖了职业能力、职业生涯和职业信誉的卫生专业技术人员档案，在体现医院的人才梯队、结构比例、技术力量等方面实力的同时，还能更好地为组织上选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据、凭证和参考。

二、卫生专业技术人员档案信息化的途径

（一）建立专门的信息管理系统。该系统应至少包含档案检索管理系统、查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统要结合各医院工作实际需求设置，具有统计功能、分析功能、预测功能，同时做到：基础性信息突出准确性，严格信息的审查制度；动态性信息突出时效性，录入、变更及时；经验性信息突出指导性，尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力；政策性信息突出针对性，保证信息为决策和执行服务。

（二）建立个人电子档案系统。利用计算机、扫描仪、照相机等现代设备和现代技术，将卫生专业技术人员的基本信息，常用的档案资料、表格等制成PDF文件或JPG格式的图片文件，形成电子档案，使档案信息数据化、信息化，以便于查阅、借阅、归档、统计等日常工作。

（三）多途径、多渠道地开发档案信息资源，对信息进行深度开发和加工。例如对专业技术人员职业能力、职业信誉等项目进行综合统计、量化分析，并将所得信息资源及时编写汇总，提供给领导及职能部门，作为相关人事工作的参考依据；还可以将档案信息数据库进行分类，根据工作实际需要，制成不同的表格，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。

（四）发挥档案信息在医、教、研工作中的辅助作用。以科研为例，如在课题申报结束后，档案人员了解课题项目情况后，通过档案信息数据库，将本院相关的科技成果汇集起来，经过综合分析、整理，提供给课题组，使研究者及时获取相关资料，避免重复劳动。

（五）建立规范的管理体系。采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份、恢复机制，以及访问安全管理制度，防止出现非法访问以及对档案作非法添加、修改等，处理好档案信息的保密与开发利用间的关系，解决好使用权和管理权问题。

三、卫生专业技术人员档案信息化需注意的事项

（一）加强对电子文件原始性、真实性的认定和管理。对于纸质文件来说，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，但电子文件的内容与形式是相对独立的，没有相对固定的形式，要对采集的电子文件进行全面、认真的检查可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防改写等技术措施，提高电子文件的可靠性。

（二）防止工作中的盲目性和随意性。要结合工作实际，不断完善信息化建设的体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确、真实、规范、统一。

（三）加强档案信息动态化管理，提升使用价值。不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加反映人的个性特点、专业能力和信用记录等方面的资料，加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。

（四）严肃档案信息化管理的工作纪律。严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，严格限定上网信息的内容和范围，严禁处理专业技术人员档案信息的计算机与网络连接，确保信息安全。切实抓好网络信息安全保密教育，增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。

四、卫生专业技术人员档案信息化的优势

（一）档案信息化属于一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，会造成人力、物力、财力和时间上的极大浪费；档案信息电子化、低成本，满足了人事档案需求的多样性，拓宽了服务范围。

（二）可以大大减轻人事档案工作者的劳动强度。由于人事档案是动态性的，需要人对发生变动的人事信息进行及时记载，实现档案信息电子化管理以后，档案管理人员可以快速及时地进行人事档案的处理调整，保持人事档案的动态性与连续性。

（三）档案信息具有备忘提醒功能，可及时提醒人事管理部门对职称晋升、工资调整、退休等人员办理手续，防止因工作繁忙造成疏忽或耽误。

（四）信息化的查询功能。传统档案管理方式，想在短时间内快速了解全面或个人的人事档案信息是一件非常困难的事，而信息化的查询功能就可以有效解除这一烦恼，相关搜索功能提高了查阅速度，为领导拟定职工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等提供了翔实的依据。

（五）信息数据库功能。在专业人才选拔任用、调整调配等工作中，均可利用数据库直接产生任免审批表、基本情况表、人员花名册，大大提高了工作效率。以最简单的工作人员的胸卡为例，即可从信息库中直接调用信息，优化流程、减少工作量。

总之，卫生系统档案管理工作应该积极转变思路，不断深化对档案工作意义的认识，健全法规制度，以人为本，夯实业务基础，提高人文素质，增强服务意识，建立现代化管理模式，多途径、多渠道地开发利用档案信息资源，使其在医院现代化发展进程中发挥更大的作用。人事档案的作用在于为人事工作服务，随着医疗卫生事业发展速度的加快，卫生系统人事档案工作的重要性显得更加突出，做好这项工作，必将推动卫生系统人力资源管理和医院的发展。医院人才战略的实现离不开人事档案管理工作的有力支持，因此档案管理者必须增强服务意识，主动参与，超前服务。卫生系统人事档案管理工作必须与时俱进，注重服务性，才能提高档案的利用价值，才能使人事档案工作焕发新的生机和活力。