一、加强闽台农业合作科技档案管理、开发的意义

1.加强闽台农业合作科技档案管理、开发是适应“海西”建设的形势需求

建设海峡西岸经济区和海峡两岸(福建)农业合作试验区是中央赋予福建经济发展的重大战略机遇,是发挥福建与台湾的“五缘六求”优势,加强对台农业合作的重要方向,也是福建新农村建设的重要科技支撑方向。1979年以来,福建省农科院设立专门机构开展对台农业研究,已主持承担了近20项国家、部、省级台湾农业相关问题研究,获得多项省、部级科技进步奖,多项研究成果被省委、省政府领导采纳作为决策参考依据。在闽台农业科技合作及台湾农业研究方面积累了大量的科技档案资料和人员交流档案,其台湾农业和闽台农业合作研究已形成大陆知名特色学科,成为福建农业科技发展的“名牌产品”。加强闽台农业合作科技档案的管理、开发适合当前形势的需求。

2.加强闽台农业合作科技档案管理、开发是闽台农业科技合作的自身要求

台湾农业和闽台农业合作研究过程中除自身产生科研档案,还积累了大量的台湾农业原始资料及已加工处理的农业科技资讯,包括科技人才资源、科研成果、还有承担国家及省、部等各级各类科研和示范推广项目形成的大量科研论文、科学数据等。闽台农业科技档案是农业科技成果信息及其他科技资源信息的载体形式,许多科技资源相关信息是以档案的形式保存在科技档案室里。加强闽台农业合作科技档案的管理、开发,可在我省及祖国大陆开展对台农业技术引进、科技交流与合作等方面发挥重要的指导作用。

3.加强闽台农业合作科技档案管理、开发是构建闽台特色的区域性农业科研档案体系的客观要求

闽台农业科技档案的信息化管理开发,不仅有助于我院台湾农业研究特色学科的发展,为我院构建福建农业科技创新体系提供信息支持,更重要的是闽台农业科技档案作为福建农业科研档案中的特色档案开发,有助于形成闽台特色的区域性农业科研档案体系,进而为闽台农业合作提供决策咨询和档案信息服务。

二、闽台农业合作科技档案管理现状及存在问题

受科技手段的限制,我院闽台农业科技档案信息管理长期以来一直是以纸质档案信息为主要载体,档案信息利用以为内部研究服务为主,许多宝贵的科技档案资源长期尘封在库房里,档案信息资源未能得到有效开发利用,影响了台湾农业科技档案的效益发挥,在一定程度上限制了台湾农业特色科技档案的有效服务。目前主要问题有:

1.档案管理方式落后

目前闽台农业合作科技档案管理以纸质档案信息管理为主。随着时间的推移和科技的进步,档案数量越来越多,数量庞大,管理方法和手段的落后,检索工具单一,给档案的保管、利用带来困难。

2.专题特色收集的内容比较丰富,但种类不多

现有闽台农业合作研究过程中形成的科研档案、已加工处理的农业科技资源,还有数万册台湾农业原版图书、期刊资料,但照片、音像资料及电子档案的收集不够完整,闽台农业合作科技档案的完整性、系统性和准确性有待加强。

3.专题特色档案编研工作开展不够

编研工作是档案工作的高级形式,编研工作的好坏,直接影响专题特色档案的开发利用。目前,我院自主开发建立了“台湾农业数据库”,已录入台湾农业科技题录数据,制作发行了1979~2005年度的《台湾农业文献数据库》光盘,但主要是科技文献的题录,闽台农业科技合作档案还未进行深层次的加工、编研。

4.闽台农业科技档案信息数字化的知识产权有待协商解决

闽台农业科技档案信息资源数字化是信息调整、传输和存储的基础,是档案室实现网络化的必然选择。但信息资源的采集与加工,作品数字化以及信息资源传播,都涉及到知识科技档案管理研究

三、加强闽台农业合作科技档案管理、开发的对策与措施

1.注重区域特色档案信息资源收集

在闽台农业合作科技档案的管理与开发中,注重收集区域特色档案信息资源是关键。内容包括闽台农业科技交流与合作、主持的各级政府部门委托的闽台现代农业合作园区规划、闽台农业合作示范基地、各类海峡两岸农业及经贸合作论坛材料、1950年以来的台湾农业原版图书、期刊资料等档案信息资源。收集工作必须做到数量丰富、质量优化、成分充实、结构合理,以全面、系统地反映出我院对台农业研究的历史全貌,并通过此特色档案信息资源的质量优化,体现其现实利用价值和历史研究价值。为此,在档案的种类和载体上,除注重接收纸质档案资料,还要加大收集声像资料、电子档案及多媒体材料收集,力求各档案、同一事由文件材料的齐全完整,以保证其法律效力;文件材料归档、进馆宜早不宜迟,验收合格即可接收;在收集方式上,除按常规接收外,对个人所有的具有长期保存价值的档案材料,可结合代管、代存、征购等手段进行收集。同时,要加强与台湾有关科研教学机构及相关专家的合作,建立稳定的台湾农业科技信息获得渠道,定期更新台湾农业科技信息。包括传统信息资源(图书、期刊、报纸、学术论文、资料、政府出版物等)、电子信息资源(数据库、光盘、多媒体、音频、视频、电子文档)、网上信息资源、台湾农业相关部门的原始信息,以及两岸农业合作的科研信息、技术信息、市场信息、资源信息、产品信息、社会经济信息、成果信息、管理信息等。

2.加快闽台农业特色档案信息数字化进程

利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,加快馆藏档案信息数字化建设,建成闽台农业特色档案信息库,既方便档案信息的检索和利用,又可保护档案信息资源。(1)要加快科技档案、专题档案目录数据库建设。以已建立的《台湾农业文献数据库》为基础,扩大相关软件的应用范畴,促进科技档案、专题档案开发应用;(2)要做好重要档案的数字化处理。对已接收的纸质档案资料、已收集的电子档案,进行数字化处理;(3)要做好照片和声像档案的数字化处理。利用扫描仪将照片按照有关标准扫描保存到微机里。同时要做好录音、录像等多媒体档案数字化加工;(4)要做好馆藏珍贵档案及特色档案的数字化处理。对一些馆藏珍贵的纸质统计资料档案进行扫描保存或应用数码相机直接拍摄成像后输入计算机,再进行数字化处理。既抢救了这些档案,又使其可以作为电子档案进行保管,方便利用;(5)加快接收我院闽台农业合作的相关研究单位、课题组的科技合作文书、档案及有关资料和档案编研成果,并进行数字化转换。

3.积极开展特色科技档案编研工作

在网络环境开发闽台农业合作科技档案信息资源的意义更为突出,作用更为明显。可以充分利用网络带来的便利,突出对闽台农业特色档案信息资源的开发及宣传。(1)根据我院闽台农业科技合作本身形成的具有明显专业特点的科技档案,如利用1979年至今我院收藏的台湾农业原版图书、期刊题录,收录的台湾主要农业科研院(所)校及管理机构名录、台湾有关农业科技成果及台湾主要农业科技专业期刊的文献题录、台湾农业科技动态信息等方面的档案信息,积极开发具有专业特色的档案信息加工产品,并通过网络途径向社会开放,在提高科技档案部门自身综合水平的同时,有效服务社会需求。(2)通过全面查阅收集历年有关同一问题的闽台农业合作科技档案,分析归纳、整理成综合报告或评述,避免利用者耗费大量精力去收集、整理散见于各卷档案材料中的信息。

4.构建有序、高效的信息共享机制

依靠福建省农业科技信息网的技术支持,对整合与收集的我院闽台农业合作科技档案进行重组和系统优化,实现特色档案资源的合理配置,通过共享技术、共享协议和共享组织管理,构建一种有序、高效的运行环境和相应的运行机制,并贯穿在共享管理活动的全过程,实现对相关资源的保存、检索查询和管理,增强与院外农业科研单位科技资源的协调与共享能力,使闽台农业特色档案开发能满足社会需求,更好地为社会发展服务,为开展对台农业合作提供科学参考,实现档案资源的社会共享。如利用福建省农业科技信息网提供共享服务,通过浏览器软件、注册用户、用户检验,实现对档案数据的查询与利用。

5.制定档案管理系统安全防范措施

闽台农业科技合作客观上也涉及一定的保密要求,档案利用不当,有可能影响闽台科技项目的深化、影响有关人员的利益。为防止网上档案信息失泄密、数据丢失、黑客侵入,必须使用强有力的技术手段,如防火墙、网络防毒、数据加密技术,建立数据备份,制作只读光盘等。同时,要加强对上网档案信息的保密审查,控制使用权限,系统自动与存储在系统的有关用户资料进行验证。在档案管理系统中必须建立安全责任制,对档案信息网络系统实行分层管理,责任到人,确保设备层、网络层和应用层的整体安全。

6.构筑知识产权档案工作理念

受政治等因素的影响,闽台农业科技知识产权问题还存在一定的不确定性。对于具有知识产权的闽台农业科技合作档案,与一般档案归档范围要求不同,保管和保护条件也要区分开来。在提供利用时,注意保护其知识产权,并按照规定要求对核心技术加以保护,以防外泄。目前已经比较成熟的防火墙技术,加密解密技术,限定使用次数技术,防复制技术等都可以用来发挥作用。在闽台农业科技合作过程中,还要注意正确处理知识产权的所有者和利用者之间的关系,特别是档案知识产权统一管理制度与保护知识产权的关系,自觉遵守相关的法律法规,不得超越权限。

7.加强图书、情报、档案一体化资源共享

从信息层面着手,档案、图书、情报都从属于信息大家族,在信息资源共享大背景中,所谓“图书、情报、档案一体化”,其本质涵义是指三者作为信息大家族中的成员,本质属性上一致,但均有各自特点,档案以原始性见长,图书以系统化见长,而情报以及时性见长,三者可以在同一层面上发挥各自优势,在信息领域实现“1+1+1>3”的效果,同时实现三者在信息层次上的资源共享,共同为用户服务。闽台农业科技合作档案就具备图书、情报、档案多层次的特点,在管理开发上就要抓住此契机,做好“图书、情报、档案一体化工作”,互通有无,互相探讨各自所需以及共同研究社会所需,进而彼此合作,合理分工,提供具有档案特色的信息去充实和优化信息资源,强化闽台农业科技的信息资源共享。