一、建设城建档案自助查阅系统条件

（一）完成局域网络建设。局域网络是内联外通的平台，是现代化、信息化管理工作的基础，绵阳市城建档案馆早在2000年就完成了老办公楼局域网络的建设工作，老办公楼撤除后，又于2012年3月完成了过渡房的局域网络建设工作。过渡房的局域网络为星型网络架构，采用双绞线布线，设计速率10/100Mbps。

（二）完成必要设备采购工作。包括计算机、服务器、交换机、存储阵列、防火墙、分屏器、扫描仪、工程图纸打印机等设备。

（三）完成档案信息著录工作。工程级、案卷级、文件级目录信息录入计算机管理系统是实现档案计算机检索的前提。绵阳市城建档案馆于2000年初和中国空气动力研究与发展中心合作开发了一套城建档案管理系统，该系统集档案验收与移交，档案整理、著录、编目，电子文件归档与管理、档案查询等功能于一体，目前，全部库藏档案信息已全部录入该系统。

（四）尽可能完成库藏档案数字化转换工作。为提高档案查询的查全率和查准率，能让查询者看到文件、图纸的具体内容是最快的途径，这就需要对库藏纸质档案进行数字化转换。绵阳市城建档案馆于2007年成立了专门的数字化办公室，对入库档案进行数字化转换。

二、城建档案自助查阅系统功能定位

（一）系统界面简洁，操作简单，并支持模糊查询。

（二）系统运行速度快、性能稳定、不易感染病毒和受到攻击。

（三）只限于完成档案的检索和电子档案的调阅两种特定的功能，禁止新建、删除、拷贝操作和外接存储设备等。

（四）支持双屏或多屏显示，便于自助查阅人员和本馆工作人员看到所调阅内容。

三、城建档案自助查阅系统软件平台和实现步骤

（一）城建档案自助查阅系统软件平台建设操作系统：Windowsxp/Windows7/Windows8/Windows2003Server/Windows2008Server/Linux等。数据库：SQLServer或Oracle。开发语言：PowerBuilder、JAVA等。软件结构：采用C/S或者B/S开发架构。

（二）城建档案自助查阅系统实现步骤

1、在自助查询终端中安装操作系统及城建档案管理系统客户机版。2、使用分屏器分别连接自助查询终端和我馆工作人员计算机。3、将查询终端接入局域网络。4、使用操作系统组策略和注册表编辑器等完成终端操作系统定制。5、在服务器中添加自助查询的公共帐号，并定制该帐号权限，使其权限仅限于档案的检索和电子档案的调阅，禁止其新建、删除等功能。6、编制自助查询操作指南。

四、城建档案自助查阅系统的作用

（一）增强了人们的档案意识。查档人利用城建档案自助查阅系统自己动手查询档案，增加了其参与感和存在感，使其对档案的价值有了更加深刻的认识。同时自助查阅和电子档案的调阅，让查档人亲身感受到档案现代化管理带来的极大便利，也在无形中对城建档案馆工作起到了很好的宣传作用，强化了他们对城建档案工作的认同感，增强了他们的档案意识。

（二）缓解了档案查阅接待压力，缩短了查阅等候时间。城建档案查阅利用的目的主要有办理房产证、诉讼取证、装修以及维修等，所查找的资料种类繁多，一个查档业务办理需要很长时间，使后来的查档人员等待时间相应较长，而工作人员总想快速办理完结，但是往往越要求快越容易出错，这就给工作人员造成了很大的压力。建立了自助查阅系统后，查档人可根据自助查档指南自行操作，查询到部分或主要档案信息，帮助工作人员快速调卷，从而缓解了工作人员查阅接待压力，缩短了查档人查阅等候时间。

（三）提高了工作效率和档案查询的准确率。随着时间的推移，建设工程的名称、地址及建设单位、施工单位名称等都可能发生变动，而这些信息又是查询档案的关键信息，查档人如果对于这些信息表述不清或者理解不深，会大大降低工作效率。其次，城建档案的专业性强，涉及面广，档案管理人员不可能对各方面专业知识面面俱到，有时无法准确的找到所要的档案资料，这就直接影响了查阅档案的准确率。建立自助查阅系统后，查档人可根据自己掌握的有关信息和专业知识，快速、准确的找到所需的档案，从而提高了工作效率和档案查询的准确率。

五、城建档案自助查阅系统的未来展望未来

随着人们需求的提高和技术发展，城建档案自助查阅系统将会在以下几方面进行功能拓展：

（一）网上预约查询功能。查档人先通过城建档案馆的互联网站预约档案查询日期并获得预约编号，该预约号同时储存于自助查阅系统中，查档人输入预约信息即可查询档案。

（二）查档人员信息自动登记功能。查档人员在进行自助查档操作前使用二代身份证在身份证阅读器上登记个人身份信息，阅读器识别出正确的查档人员信息后可自动进行登记并取得档案信息查询权限。

（三）档案内容自助输出功能。查档人查询到所需档案后，可导出电子文件或直接在相应终端打印输出电子文件。

（四）三维动态查询功能。系统以Arcgis平面数字地图为平台，将GIS、三维图与网络技术集成在一起，将地上地下工程集成在一起，查档人可通过城市的数字地图，实现可视化查询、三维立体查询。

作者：宋海燕邓德惠单位：四川省绵阳市城建档案馆