邮件归档
邮件归档范文第1篇
那么，用户需要什么样的设备来归档邮件、即时信息，从而遵从各种规则要求呢？IDC整合计算副总裁Mark Levitt表示：“许多用户将继续购买能够更适合遵从性和企业策略要求的指定解决方案，并且这些解决方案应能够与现有架构进行集成。”
近日，安全邮件解决方案供应商Mirapoiint宣布推出业界第一个电子邮件归档解决方案，该解决方案采用企业策略实现归档信息的索引和组织，帮助企业和组织遵从关于保存记录的法律和法规要求。Mirapoint 邮件归档服务器通过清除垃圾邮件浪费的空间、重复邮件内容以及为简单搜索和提取而实施的邮件目录化，减少邮件归档的成本和复杂程度。
由于把索引、管理软件和存储硬件集成在一个单一的设备中，Mirapoint 邮件归档服务器可以与任何采用业界标准协议的邮件服务器集成。IT管理员可以根据发件人、收件人、垃圾邮件或病毒评分值、部门或关键字内容为任何邮件设置归档策略。通过与提供即时信息的业界知名企业合作，Mirapoint的邮件归档服务器还能够归档即时信息，确保遵从各种规则要求。
邮件归档范文第2篇
构建一套Exchange邮件系统时，客户必须同时考虑该系统的数据备份与恢复、系统容灾、存储管理、数据归档与法规遵从等。一般情况下，客户需要同时采购专门的数据备份软件、归档设备。如果是使用Exchange2007之前的版本，还必须通过提高硬件配置规模才能达到容灾的能力。
为Exchange量身定做
Mimosa NearPoint系统，正是这样一个专门针对MicrosoftExchange Server定制的Exchange数据管理解决方案。在无需服务器端和无需ExchangeJournaHng开启的情况下，可以自动获得Exchange上的任何数据。并在一个系统中集成了Exchange数据全息归档、邮箱数据实时恢复、数据生命周期管理、eDiscovery法规遵从、PST文件归档、系统容灾保护等功能。MimosaNearPoint独有的Self-ServiceAccess，无需任何客户端插件，就能让用户通过Outlook和OWA实现与Outlook风格完全一样的全景自助访问功能。
通常，企业选择邮件归档系统是希望能够帮助有效管理数量不断膨胀的电子邮件，通常的邮件取证只能在所选择的有限群体内进行。但是随着法律发现的要求不断增加，需要在整个企业内部所有的邮件中进行eDiscovery操作。这要求企业必须去扩展其邮件存档和搜索发现能力，并从过去支持的数百个邮箱搜索功能扩展到可以搜索数以万计的邮箱邮件能力。
在问到为什么会选择推广Mi-mosa产品时，微软金牌合作伙伴深圳连邦软件总经理说：“中国的Ex-change客户需要像NearPoint这样专门为Exchange提供的、能够提供集邮件归档、数据恢复、系统容灾、法律法规遵从等一体化的管理平台了。这确实是一种下一代的数据归档理念，颠覆了我们过去对数据归档的定义和看法”。
无需安装任何插件
以往邮件归档产品在归档Ex-change服务器时必须依靠Ex-change Journaling(日志)邮箱或者在Exchange上安装软件，从而获取用户收发的电子邮件。但这种归档方式无法获取到完整的Exchange数据，特别是无法获取日程、地址本、公共文件夹等这样一些数据。而且所依赖的Joumaling技术还会给Exchange服务器带来15％-30％的负载增加。而Mimosa独创的Log Shipping技术，无需任何软件或者客户端插件，即可获取Exchange上包括邮件、文件夹、日程、地址本、便签等全部数据，并保留了原来的原始上下文结构。
邮件归档范文第3篇
【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档
邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。
一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关
1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。
2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。
二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关
1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。
2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。
3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。
4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。
三、加强质量监督，把好档案立卷归档关
1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。
2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。
四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关
1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。
2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。
3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。
邮件归档范文第4篇
多方面保障
很多用户为了方便记忆，设置的邮箱密码较为简单，使用一个密码登录多个网络账户，结果是黑客可以很容易地获取用户的的更多信息，获得更多经济利益。
针对这种情况，盈世在旗下三个品牌Coremail邮件系统、iCoremail专业邮件系统托管和尚易（CorpEase）企业邮箱中加入了弱密码检测功能，提醒用户设置安全级别更高的复杂密码。不过，由于密码过于复杂难以记忆，很多用户未必根据提示修改密码。对此，龚嘉提出了另一种解决方案——通过动态口令技术登录邮箱。“盈世推出了动态令牌，与安全厂商合作，将动态口令技术应用于邮箱身份认证，用户不但要输入密码，还需要输入动态密码才能登录邮箱。”
在邮件传输过程中，传统的加密方式是使用SSL协议，但这种方式保障的是客户端到服务器的传输安全，对于服务器之间的通信安全则无能为力。在这方面，盈世建立的CMTP私有协议提供了一种可参考的借鉴。“盈世建立了CMTP私有协议，取代SMTP应用于盈世的Coremail 邮件系统中，使黑客无法掌握，这在很大程度上保障了通信信道的安全性。“此外，通过CMTP协议传输的邮件，在邮件压缩比上有所改进，不会像通过SMTP协议传输的邮件那样以1：3~1：4的比例被放大，而是对邮件进行了合理压缩，使其占据的空间更小。”龚嘉如是说。
对于垃圾邮件防护，传统的方式主要是身份识别和内容过滤。但现在很多垃圾邮件都使用图片干扰来躲避内容过滤，并且人工进行邮件内容更新和维护，垃圾邮件更新速度很快。龚嘉表示，针对这种情况，“盈世的Coremail Anti-spam GT智能反垃圾系统通过跟大型运营商联合建立探针邮箱样板库，提取黑客的垃圾邮件特征，及时更新到客户端的反垃圾邮件系统中。同时，盈世云中心对企业邮件进行实时分析，如果用户发现疑似垃圾邮件，可以上报到盈世云中心对其进行分析并且得到相应解决方案。现在，盈世的探针识别率已经达到98%以上”。
在邮件管理方面，盈世提供设置邮件管理权限、邮件内容关键词等方式，防止关键邮件外泄。而这些管理上的完善，已经是盈世邮件管理体系比较成熟的做法。
“三权分立”保障邮箱归档安全
邮件归档范文第5篇
通过任务安排和任务提醒,用户能够很明确自己的在特定时间内的待办事项而不会错过某项重要的任务,同时,通过对自身邮件进行任务管理也能为他人提供方便,因为电子邮件是一个相互交互的过程。Gmail邮箱和其他邮箱一样具有任务管理的基本功能,但Gmail自身有着独特的任务管理方式,即Gmail运用工作表来进行任务安排和管理。该工作表旨在帮助用户跟踪待办的事项。用户可以创建项目列表、设置截止日期和备注,甚至可以将Gmail邮件直接添加到Google工作表中。用户可以在工作表中来进行任务安排,在工作表中可以创建一个新任务,输入所需的任务内容,用户可以根据需要添加多个任务,每个任务下面又可以分为不同的子任务,当工作表中的任务很多时,用户可以建立任务列表,如可以将相同性质或日期的任务进行归类,分配到同一列表下,方便用户查找。运用Gmail邮箱的这个工作表用户能够很清楚地来新建自己的任务,查找待完成的任务,以及清除已完成的任务。Gmail邮箱的另一个重要的特点是它是一款基于桌面检索的电子邮件,因而用户可以通过检索的方式来搜索到相应的任务,但是这一功能也具有其局限性,通过对任务检索所得到的结果其准确性往往不是很高。Gmail邮箱的这种搜索功能对个人信息归档也具有非常重要的作用个人信息归档电子邮件的个人信息存档是指将电子邮件的信息以及相关的任务信息存入电子邮件的文件夹中以便日后使用的需要。电子邮件用户每天会收到来自不同渠道的邮件,这些邮件有的是工作相关的,有的是聊天记录,甚至有些是一些垃圾信息,且有的用户拥有不止一个邮箱,这就使得用户有必要对个人邮件信息进行归类,删除一些不必要的邮件,将一些有用的邮件进行存档供日后使用。Boardman和Sasse指出,用户一般会将他们27%的消息进行归档。一些用户会创建文件夹,其中包括数百个具有复杂内部结构的文件夹,而其他人几乎不创建文件夹[12]。文件归档一个重要原因是电子邮件中包含了有用的参考信息,如文档、与工作相关的信息或网络链接等。将文件存入哪个文件夹,这项活动往往是比较复杂的,因为大多数的邮件信息都是从他人那得到的,缺少特定的使用情境,这给个人信息存档带来很大的困难。然而,创建电子邮件文件夹是一种常见的活动,虽然每个用户组织文件夹有很大的个体差异性,但是都会将个人电子邮件内分散的信息分门别类存入到不同的文件夹中,这会大大加快用户查找所需信息以及更加方便快捷的进行任务处理,同时还需指出的是,成功的个人信息归档能够预测未来检索要求。当前有许多研究探讨了电子邮件用户创建的文件夹类型,最常见文件夹类型与工作项目、联系人和邮件列表有关。Gmail邮箱中的个人信息的归档主要采用标签的形式。归档功能可以通过将收件箱中的邮件移到所有邮件标签来对收件箱进行整理,这样就不必删除任何邮件。这就像将文档放入档案柜中妥善保管一样,而不是将其丢入垃圾箱。当有人回复已归档的邮件时,包含该邮件的会话就会重新显示在收件箱中。用户可以根据自身的需要建立不同类型和名称的标签,然后对收件箱中信息分门别类地整理至不同的标签所在的文件夹当中去。在创建新标签时需要给它一个适当且令人难忘的名字,同时要注意,不能创建与现有标签重复或重叠的新标签,从而在检索中减少重复的行为。标签所在的文件夹也不能太大和太小,如果一个标签下包含的文件数量很少,实质上并不能减少收件箱的复杂性,也没有大量相关材料的比较;当一个标签文件中夹有太多的消息,它就会变得很不实用,因为在一个大文件夹中很难找到彼此相关的消息,不同消息之间的关系变得很稀疏,并且也会冲淡将其组织在一起带来的主要优势。当用户需要在将来查找所需要的邮件信息时可以采用多种途径,可以通过点击Gmail页面左侧的“所有邮件”标签找到已归档的任何邮件,还可以通过点击应用于邮件上的其他任何标签,同时,由于Gmail具有搜索功能,用户还可以通过搜索来找到已归档的邮件。联系信息管理电子邮件中还有另外一个重要的PIM应用是联系信息管理,简单来说也就是对人名和地址的管理。这项应用对电子邮件用户来说并不陌生,当我们收到一份新的电子邮件后,可以根据个人需要存取发件人的联系信息,以便以后更容易的识别联系人和更方便的进行沟通。现如今大多数的邮件可以自动提取电子邮件的地址到地址簿,但是其他的诸如电话号码和一些更复杂的信息需要从电子邮件中进行人工提取,这个过程是比较繁琐且容易犯错的,为此,国外有学者提出有许多信息能够自动的从电子邮件中提取出来。例如,wittaker指出可以利用电子邮件信息交流的频率、交流的期限及回复的可能性来自动识别重要的信息[13];还可以从签名档和网页中提取一些附加的信息来完善地址簿。因而对电子邮件内的联系信息进行管理能够更加完善电子邮件内个人信息管理的要求,方便用户查找联系人和进行邮件交流。Gmail邮箱中通过联系人管理器来管理联系人信息。用户通过新建联系人将电子邮件联系人都存入通讯录后,可以通过联系人管理器来访问要查看的目标联系人。Gmail还支持导入通讯录功能,可以将Outlook、Hotmail、Yahoo!、orkut以及其他服务的地址簿导入到Gmail中。这种导入只支持CVS格式的文件导入,所有用户需要首先将联系人信息设置成CVS格式,且Gmail邮箱目前只支持一次导入3000个联系人,超过这个数目则需要创建多个CVS文件进行上传。同样,用户也可以通过这种方式对Gmail邮箱中的联系人信息以CVS格式文件导出至磁盘或U盘中。现如今,许多智能手机都支持在线收发邮件的功能,因而Gmail邮箱还支持将联系人与用户的各种移动设备(如手机)同步,方便用户通过手机来实现自己对电子邮件通讯录的管理。
应用电子邮件进行个人信息管理存在的问题
如前文所述,电子邮件对个人信息管理的作用是毋庸置疑的,但是运用电子邮件进行个人信息管理也存在着一些问题。根据Whittaker和Bellotti等人的研究,我们总结出电子邮件中个人信息管理功能主要存在以下几个方面的问题。信息碎片信息碎片的产生是因为通过电子邮件传递信息后,信息保留在邮箱里,而不是重新定位于PIM应用软件(如一个联系管理软件,日程表、计划表或用户的文件系统)。收件箱中信息碎片的残余主要有两个可能的原因,要么是因为将邮件信息存于专用应用软件需要付出很大的努力,要么是因为用户觉得将电子邮件信息留在收件箱中更方便获取。这一点得到了Bellotti的认同,他指出,电子邮件最显著的检索线索通常是发件人,但如果这封邮件是存储在用户的某个文件夹中,那么这个线索就很难获得。电子邮件缺少对PIM功能的直接支持造成这种问题的最主要原因在于电子邮件并不是一开始就作为一个PIM应用软件而被设计出来的,网络技术的迅速发展使得电子邮件越来越需要对其进行管理,因而PIM能够在电子邮件中得以应用。例如,用户想用Gmail来为会议或约会制定一个日程计划,但是邮箱本身并不提供这种诸如日程安排、提醒等功能的支持。信息超载信息超载问题的出现主要在于两个方面的原因:第一,邮件数量的增多;第二,邮件没有得到合理的归档、整理和删除。电子邮件是我们日常交流的一个最主要的工具,每天都会有大量的邮件消息从四面八方涌入我们的电子邮箱,且我们自身以及周边的同事朋友可能都会经常抱怨广告邮件和垃圾邮件太多,这就会造成我们的邮箱超载。如果我们不及时对邮件信息进行整理,那么会造成信息冗余、混乱等现象的产生。这几种问题的存在在一定程度上影响了电子邮件中个人信息管理的功能,但并不是没有解决这些问题的方法,Whittaker和Bellotti等人在研究的基础上提出了解决前两个问题的技术方法[14]。第一,集中化方法。这种方法旨在电子邮件内公开建立PIM功能来支持电子邮件中PIM的应用。例如,微软的Outlook就是采取这种方法,目的是利用单个的应用软件来提供任务管理、联系信息管理和日程安排。但是这种方法还只是试用阶段,还没有大范围的普及,其利用效果还需今后进一步的检测以便不断的更新完善。第二,信息提取技术。这个方法持有和集中化方法相反的观点,主要是通过将PIM功能和电子邮件的信息整合至一个专用的应用软件来提供直接的PIM支持。采用这种信息提取技术,可以通过专用的应用软件来直接提取电子邮件内的信息,这在一定程度上又解决了信息碎片的问题。针对信息超载问题,作者认为在当前的电子邮箱环境下,可以具体从这几个方面来尽量减轻邮箱压力:对邮箱信息进行分类归档、取消一些广告信息的订阅、定期清理删除一些不必要的邮件、选取存储空间相对较大的邮箱(如Gmail)等。
电子邮件与PIM的未来
目前,电子邮件中PIM的应用已经越来越显著,但同时也存在一些问题。随着科技进步和网络的不断发展,我们期待电子邮件中的个人信息管理在将来能够不断的改进和完善。国外有多位学者都对电子邮件和PIM的未来提出了展望和期待,也预测电子邮件中PIM所面临的挑战,笔者在此将其总结为几个方面。新的挑战电子邮件是个人信息管理中一个比较特殊的应用,因而给个人信息管理带来了一个前所未有的挑战———人际信息管理。这是电子邮件与其他PIM应用相比给PIM带来的独有的挑战。人际信息管理指的是电子邮件是人与人之间交流沟通的媒介,他人可能需要你对邮件进行回复,因而对自身电子邮件的信息进行管理可能会影响他人的工作。此外,移动设备上电子邮件信息的管理也会面临一系列的挑战。新的技术电子邮件中PIM的的新技术主要有桌面搜索、机器学习与文本处理、以及交流和协同技术。桌面搜索技术如Gmail搜索,能够快速的搜索并找到邮箱内整个标签或文件夹内所包含的信息;机器学习和文本处理技术使得系统能够自动识别和分析信息的内容并进行相应的操作;有些组织已经使用即时消息来进行快捷回复,有些则依赖博客或者维基来公开的信息并进行评论,这种就是所谓的交流和协同技术,这同样会给电子邮件的PIM带来挑战。新的改变电子邮件需要进行一些新的改变以便更好的适应个人信息管理的需要。(1)列表视图,电子邮件通过这个列表视图能够更加方便地对信息进行查看、归档和分类等操作;(2)文件夹和分类,因为即使电子邮件系统有帮助搜索的功能,人们仍然需要通过多种方式来组织和查找信息;(3)信息群发,即通过电子邮件将信息传递给多人,这样可以与他人共享信息,从而更好的协同工。(4)附件。某个邮件信息通畅需要关联其他内容,因而通过附件的形式可以很好的解决这一问题。
