各部门档案管理范文第1篇

(一)专业档案的特点

专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织，在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性，文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点，同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性；是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段，具有突出的现实使用价值，可以相对独立地支撑有关专业活动，且工作查考期长，查考的实时性、连续性要求高，往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用；记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致，随着记录对象的变化随时补充和变更记录，直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。

(二)区县专业档案管理中存在的问题

2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。

由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：

1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。

2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。

3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。

4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。

存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。

二、关于区县专业档案归属流向的分析

(一)归属流向面临的问题

1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。

2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。

3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。

(二)设计专业档案归属流向的原则

规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。

1、明确档案的终极归属，维护国家记忆

区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，

部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。

当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。

2、创新专业档案管理体制，服务现实工作

专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。

(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。

(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。

(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。

(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。

建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。

3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用

实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。

随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。

三、加强专业档案管理的几点建议

(一)加强对专业档案监督管理的建议

1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。

普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。

2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。

要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。

(二)关于专业档案归属流向的建议

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。

目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。

目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。

3、在区县专业主管部门设立专业档案管理中心

各部门档案管理范文第2篇

1 《规定》制定的目的与依据

1.1 《规定》制定的目的。主要有两个：一是“为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系”；二是为了“划定各级各类档案馆收集档案的范围”。这里的“各级各类档案馆”，包括各级综合档案馆、各级部门档案馆、各级专门档案馆和国有企业、事业单位设立的档案馆。

1.2 《规定》制定的依据。主要有三个：一是《中华人民共和国档案法》；二是《中华人民共和国档案法实施办法》；三是《全国档案馆设置原则和布局方案》。

2 各级各类档案馆收集档案的总体要求

2.1 指导思想。以科学发展观为指导思想。《规定》中强调指出的“贯彻科学发展、以人为本的理念”就是这种指导思想的具体体现。

2.2 基本原则。按照“统一规划、分级管理”的原则。这里的“统一规划”，是指由“各级档案行政管理部门”统一规划；这里的“分级管理”，是指由“各级各类档案馆”分级管理。

2.3 操作方式。依法开展档案收集工作。这里的“法”，主要是指《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》。

2.4 收集范围。属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案。这里的“长久”，是“长期”和“永久”的合称。省级以上（含省级）档案馆接收本馆收集范围的保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收本馆收集范围的保管期限为永久和长期（30年以上，含30年）的档案。

3 各级综合档案馆收集档案的范围

综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理本行政区域内多种门类档案的档案馆。在中央设置3个综合档案馆。一是中央档案馆：收集管理党和国家中央机关的重要档案。二是中国第一历史档案馆：收集管理明、清两朝及以前各朝代中央机构形成的档案。三是中国第二历史档案馆：收集管理民国时期中央机构形成的档案。在地方按行政区划分级设立综合档案馆，即地方各级综合档案馆，收集管理本级党和国家机关的重要档案。

具体来说，各级综合档案馆收集档案的范围可划分为“一般接收范围”和“特殊接收范围”两种情况。

3.1 一般接收范围

3.1.1 依法接收本级“中国共产党委员会及所属各部门”形成的档案。中央档案馆依法接收中国共产党中央机关及其所属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级中国共产党的机关及其所属机构形成的档案。

3.1.2 依法接收本级“人民代表大会及其常设机构”形成的档案。中央档案馆依法接收全国人民代表大会及其常务委员会形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民代表大会及其常设机构形成的档案。

3.1.3 依法接收本级“人民政府及其所属各部门和单位”形成的档案。中央档案馆依法接收国务院及其各部委（包括具有行政职能的公司）和各直属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民政府及其所属各部门和单位形成的档案。

3.1.4 依法接收本级“人民政协及其常设机构”形成的档案。中央档案馆依法接收政协全国委员会及其常设机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民政协及其常设机构形成的档案。

3.1.5 依法接收本级“人民法院、人民检察院”形成的档案。中央档案馆依法接收最高人民法院、最高人民检察院形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民法院、人民检察院形成的档案。

3.1.6 依法接收本级“各派机关”形成的档案。中央档案馆依法接收派中央机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级各派机关形成的档案。

3.1.7 依法接收本级“工会、共青团、妇联等人民团体”形成的档案。中央档案馆依法接收全国总工会、全国妇联、等全国性人民团体及其所属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级工会、共青团、妇联等人民团体形成的档案。

3.1.8 依法接收本级“国有企业、事业单位”形成的档案。中央档案馆依法接收部级国有企业、事业单位形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级国有企业、事业单位形成的档案。

3.2 特殊接收范围

3.2.1 全部或部分接收本级“中国共产党委员会及所属各部门，人民代表大会及其常设机构，人民政府及其所属各部门和单位，人民政协及其常设机构，人民法院、人民检察院，各派机关，工会、共青团、妇联等人民团体，国有企业、事业单位”等机构下属单位和临时机构的档案。中央档案馆全部或部分接收部级上述机构下属单位和临时机构的档案；地方各级综合档案馆全部或部分接收本级上述机构下属单位和临时机构的档案。

3.2.2 接收“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物”形成的档案。中央档案馆接收新中国成立前中国共产党中央机关、群众团体中央机构、派出机构及边区政府形成的档案；地方各级综合档案馆接收“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物”形成的档案。

3.2.3 接收“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”。中央档案馆接收“具有全国意义的重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”； 地方各级综合档案馆接收“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”。

3.2.4 接收“本级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”。中央档案馆接收“部级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”； 地方各级综合档案馆接收“本级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”。

3.2.5 收集或代存“本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案”。此项工作主要是针对地方各级综合档案馆而言，且需“经协商同意”，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

3.2.6 接收本行政区域内乡（镇、街道办事处）机构形成的档案。此项工作主要是针对“县（旗、市、区）档案馆”（县级综合档案馆）而言。

4 各级部门档案馆收集档案的范围

各级部门档案馆是指中央和地方某些专业主管部门所属的、收集管理本部门档案的事业机构。部门档案馆设置大致有以下四种情况：

4.1 根据国家外交、安全工作的特殊需要，分别设置外交部档案馆、安全部档案馆。收集并永久管理本部门及其直属单位形成的档案。

4.2 最高人民法院、最高人民检察院、公安部可设置本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向中央档案馆移交。

4.3 某些形成专门业务和科学技术档案数量大的中央专业主管部门，经部门领导批准，国家档案局同意，可成立本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。但其在履行国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向中央档案馆移交。

4.4 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况确需设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。但其在履行国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市综合档案馆移交。

5 各级专门档案馆收集档案的范围

专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆。专门档案馆设置大致有以下三种情况：

5.1 在中央设置4个专门档案馆。一是中国照片档案馆（已建立）：收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件；二是中国科学技术档案馆（待建立）：收集管理部级科学技术成果、全国重点工程项目、重点引进项目的档案或档案复制件；三是中国文学艺术档案馆（待建立）：收集管理中央直属艺术团体、全国著名文学家、艺术家及中央各部门所属出版单位形成的有关文学艺术档案或档案复制件；四是中国声像档案馆（待建立）：收集管理中央、国家机关所属音、像出版，影视制作单位形成的音像档案及各电影制片厂汇交的影片、录音、录像档案或档案复制件。

5.2 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。收集管理本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。

5.3 大、中城市设置城市建设档案馆（简称城建档案馆）。收集管理本城市有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。这里的“大、中城市”，是指直辖市、计划单列市和各省辖地级市。

6 国有企业、事业单位档案馆收集档案的范围

6.1 国有企业档案馆收集档案的范围。按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案。

6.2 事业单位档案馆收集档案的范围。中国科学院、中国社会科学院、国家教委直属的院校，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆，收集管理本单位及其所属机构形成的档案。

7 《规定》对各级各类档案馆收集档案范围的其他有关规定

各部门档案管理范文第3篇

【正文】

国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。

一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析

中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：

1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。

2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范整理。在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。

3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。

4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。

二、档案部门加强档案处置监管的几点做法

针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。

1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”

2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。

3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。

4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。

三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考

随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。

1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。

2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。

3.在档案处置过程中，档案管理部门要与企业主管部门密切合作，齐抓共管。中小企业资产与产、权变动的档案处置工作涉及面广、工作量大，光靠档案部门很难完成如此艰巨的任务，要积极争取企业主管部门、国有资产管理部门的支持，共同抓好这一项工作。要督促各企业主管部门本着“谁主管、谁负责”的原则，负责所属企业档案的处置和接收工作；要会同综合经济部门、国有资产管理部门加强对档案处置工作的组织协调、监督和业务指导工作。

各部门档案管理范文第4篇

1档案管理工作的重要性

档案来源于人们的社会活动，具有一定的法律效用，是机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等。档案能够对相关单位部门的工作和管理情况进行科学合理的评价，能够记录下某个单位部门的“成长”，并且完整反映出变化发展的过程。档案管理所服务的对象包括了学生、工人、农民、公务员、企业职员等各类人群，所以档案管理工作影响到学生的升学与就业、农民工的工作与社保、公务员与企业职员的晋升与发展等。目前，我国档案管理逐步走向信息化、数字化，档案管理类型也呈现出多样化，所以对于档案管理工作的要求就更高，而如何更好地完成好档案管理工作，发挥档案的价值就成为各部门要解决的问题。

2人力资源和社会保障部（人社部）门中档案管理工作的现状

我国人力资源和社会保障部（人社部）门2008年才正式组建，是统筹机关企事业单位人员管理和统筹城乡就业和社会保障政策的国家权力机构。档案管理的信息资源管理项目繁多、管理时间长，对于组建成立不久的人力资源和社会保障部（人社部）门来说，管理工作的开展存在诸多挑战。

2.1档案管理部门尚未实现统一

目前，人力资源和社会保障部（人社部）门的档案管理工作未实现有效规划统一，两个部门间缺乏必要的联系，导致资源共享困难，所建立的档案管理系统基本上也只是针对部门的专门问题，且造成了档案管理比例严重失调的状态。比如就业管理处档案室内，因为我国目前就业压力大，所以就业管理处档案室内的档案数量占了所有档案的一大半，而社会劳动保险管理处档案室里，也只是保管着退休职工的档案。因为各档案室是独立的，所以其管理制度、管理方式都不太一样，各管理系统之间的兼容性极差，达不到资源共享的效果，这样也容易造成大量的重复管理，浪费本来就紧张的人力、财力。

2.2基本设施设备落后

因为人力资源和劳动保障档案管理的数量大，所以工作量也比较大。在工作量大的前提之下，相关的设施设备也没有跟上，明显硬件投入不足，使得很多工作环节出现问题，出现了归档不及时、归档混乱，甚至归档错误或丢失的现象。再加上因为档案管理室的分散，使得档案管理工作也没办法集中。每个档案室都配备同样的设施设备，所以出现重复投资、重复建设的问题，严重浪费了资源。还有一部分的部门因为没有专门的档案存放室，就直接把档案放在了日常办公的办公室内，档案未得到合理管理，则易被损坏或是污染，从而造成档案失去其原有的价值。

2.3数据库缺乏统一规范标准

随着信息技术的发展，档案管理工作也由手工信息检索转变为了计算机辅助检索，但是人力资源和社会保障部（人社部）门的档案管理工作中的数据库由于各种原因，至今还没有一个统一规范的标准，所以研发的软件通用性极差，人为地增加了系统间联网困难。而且，人力资源和社会保障部（人社部）门的档案管理系统并没有实现数字信息化，所以每次调档时都需要经过计算机对档案目录进行检索后，然后才能去库房调档给使用者，这样不利于调档工作的开展。

2.4档案管理机构和制度不健全

人力资源和社会保障部（人社部）门具有公共服务性，其工作核心是为人民服务，因此，档案管理工作极其重要，档案管理人员也应具备相当高的综合素质。而目前我国人力资源和社会保障部（人社部）门中档案管理人员呈现出人手不足、工作量大、专业性不强的特点，给档案管理工作带来了极大的不便。档案管理工作本身就需要细心，而人手不足加上工作量庞大使得工作人员相当疲劳，在疲劳的状态下工作会使出错率增加。专业性不强，使得档案归档工作准确性不高，从而导致档案归档质量得不到保证。另外，档案管理工作也没有系统完善的档案管理制度相配合，所以导致部门之间沟通成问题、档案归档不及时等问题，给档案管理工作加重了负担，进而造成人力资源和社会保障部（人社部）门表现出混乱的局面。

3完善人力资源和社会保障部（人社部）门档案管理工作的措施

3.1制定统一的档案管理发展规划

档案管理工作必须克服各自为政的分散局面，研究出统一的档案管理工作管理方法，人力资源和社会保障部（人社部）门的档案管理工作应与其他部门的档案管理工作联合开展，以保证档案信息资源有一个合理的、科学的系统布局。统一档案管理发展规划还需要领导的高度重视，所以要加大对人力资源和社会保障部（人社部）门的宣传和建设，从而加强公众对人力资源和社会保障部（人社部）门的关注和支持，争取领导对人力资源和社会保障部（人社部）门档案管理的重视，并且能够给予一定的资金和人力资源，进而解决档案管理工作中人手不足、资金匮乏等问题。

3.2完善档案管理的物质条件

完善档案管理工作首先要从改善环境，配备必要的设备入手。首先，可以实行办公、档案库、阅览室分开设置的方式，在档案存放库放置空调、抽湿器、温湿度测试仪等仪器，同时，采取防火、防潮、防虫等措施，使档案存放环境满足档案管理的基本要求。

3.3档案管理工作标准化

人力资源和社会保障部（人社部）门的档案是一类较为特殊的信息资源，是社会各方面实践活动的历史记录，其内容涉及到科技、经济、教学、实验、生产等各领域，因此，对档案管理工作实行集中统一管理制，能显著提高档案管理的效率，档案管理工作标准化就也显得尤为重要。主要从三个方面入手：①应归档的电子文档或者文本文档要对其生成方式、传递方式、保管方式进行研究；②档案管理系统内部的各项工作要标准化；③档案管理中的数据处理、存贮结构要标准化。

3.4完善档案管理机构和制度建设

档案管理机构是做好目标管理的基础。首先，要做的就是解决人手不足的问题，在人员的调配上，一定要配备充足的专职档案管理人员，不外聘兼职人员，不实行一员多用，档案管理人员专门负责档案管理工作，且要明确岗位职责。其次，完善档案制度建设，这是做好档案管理的保证。制度的建设并不能一次性解决，需要根据发展与自己部门的现状不断修改完善。另外，建立奖惩机制也是对档案管理工作完善的途径之一，能够在监督管理人员的同时促进其工作的积极性，进而提高档案管理工作的效率。

4结束语

各部门档案管理范文第5篇

水是生命之源，人类在各种生产资料活动中都离不开水，人的生存更离不开水。水库的建立管理在这方面就有极其重要的作用。其中水库档案为各部门的工作提供依据，档案中记载了水库的各项数据、各种指标，其水库档案管理就具有重大意义。但现如今，我国的水库管理档案中出现了各式各样的问题，使水库档案不齐全，对某些经常调用档案的部门造成非常大的困扰，影响其工作进度。现今，我国理应规范档案管理解决此问题。

二、水库档案管理中存在问题

1.档案管理人员信息闭塞

档案管理人员的信息闭塞，导致档案收集的不完全，以至于有部分非常重要的档案滞留在有些部门或个人的手中，这样就会直接影响以后档案的提取及利用。比如某些重要领导的重要讲话、重大会议的一些会议资料、某些业务部分的调查报告等等，这些容易留在个人的手中，而使档案不能归档封存，对日后的调档，查找档案增加困难。

2.档案机构自身问题

档案机构自身也存在一些问题。档案管理机构，没有贯彻实施国家档案管理的法律法规，对档案管理制度的执行力度以及落实程度不够，还存在监督不力的现象，对一些业务部门疏于管理。还有在业务人员的分配和档案管理人员的综合业务素质等等上，离国家要求的标准的档案管理职能还有一定的距离，这些都是档案机构自身需要解决的问题。

3.档案员对部门业务认知差

有许多业务部门的档案分管的领导人都是兼职，徒有虚名，以至于档案的转移、归档工作被影响。这些领导人员对业务部门的了解程度不够，对各种档案的分类以及与档案有关的业务知识都需要进一步的学习，来提高他们的认知水平，从而避免出现由于对档案工作的不重视，使档案遗失，重要资料丢失的现象。

4.各领导对档案工作态度不严谨

各级领导对待档案不严谨的工作态度，不同程度的支持力，就会影响下级档案工作人员的工作积极性。有些部门会经常查阅档案，他们就能充分意识到档案归档保存的重要性，能够把档案按时移交归档；而用到档案较少的部门对于这方面的意识就相当薄弱，不能及时归档，甚至是不归档，这就严重影响到档案在日后的利用，导致档案的不齐全。

三、水库档案管理措施

1.建立完善档案管理机构

档案管理核心是档案管理机构，而建立一个强大有力的档案管理机构就极其重要了。要着重提高档案管理人员的综合业务素质。负责档案的人员以及档案管理人员不仅要有与管理档案相关的专业知识，还要有其他与计算机、网络相关的知识，继续接受教育和学习，才能符合档案管理的要求。还要提高档案管理人员对档案使用的反应能力和响应速度等等。

2.建立档案管理制度

建立并完善档案管理的各项制度、方法、措施等等，且要贯彻实施。档案管理需制定一些切实可行、行之有效的规章制度，使各部门能够按照这些条例，对档案进行分类整理，按照时间顺序归档封存等等。制定具体的归档要求、细化归档工作的流程、明确规定档案的统计、销毁等管理制度、规范档案的使用情况、落实其检查制度等等。

3.建立档案管理网络

建立档案管理网络，利用网络，是档案能更好地为各个业务部门提供服务，提高档案的完整度、归档率及准确度。各部门要设置兼职档案管理人员和分管领导，且要定期进行信息交流，不定时查看归档资料，对其实施动态管理，保证原始材料移交归档。兼职档案管理员要严格按照国家档案管理的法律法规对档案进行管理，贯彻落实档案管理的各种规章制度。

4.畅通信息渠道

畅通信息渠道，档案管理员需要及时掌握生产生活中刚形成的各种档案信息，掌握第一手档案资料。在档案管理中，所有档案管理人员要从始至终以供给最优质的档案信息资料服务为宗旨，用良好的服务态度获得广大职员对档案管理工作的支持。此外，还要强化档案管理人员的服务理念，提高其服务手段，提高档案管理的效益。