摘要：以计算机及网络技术为枢纽，先进办公技术设备设施为纽带，实现快速准确处理各类信息的模式是办公自动化的基本内涵，这是人类科技不断进步的必经之路。电力企业的档案管理工作是对电力企业在生产运营的所有环节所产生的各类信息，进行准确的搜集、整理、保存、编目以及后期的统计、编研、推广。在办公自动化时代背景下，电力企业各类管理信息系统产生了大量的电子文件，如何对这些电子文件进行有效的归档管理，成为办公自动化背景下档案管理部门的主要攻关内容。

关键词：办公自动化；电子文件；档案管理；存在问题；解决措施

引言

近年来，随着信息自动化技术的不断发展和各类计算机系统的广泛应用，大部分企业都购进了一种或多种计算机应用系统，火力发电企业也不例外。例如，某热电有限公司根据企业生产发展需要，前后分别购进并应用了OA管理系统、ERP进度流程管理系统、用于厂级监视与分析的PI软件系统、统计管理系统以及电厂锅炉压力容器安全管理系统等，这些不同的管理系统在应用过程中会累积产生庞大的电子文件，档案管理人员如何科学有效地管理这些电子文件是非常棘手的问题，主要包括以下几方面：自动化办公的电子文件因信息与载体可以人为分离，换言之，电子文件很难保证其内容的真实性和初始来源，因为电子文件可以被人为不留痕迹地更改，且目前并没有行之有效的方法可以很好地解决这个问题。电子文件运行离不开软硬件环境，如果软硬件环境遭到破坏或者软硬件丢失，那么电子文件可永久性保存也成了一句空话。火力发电企业在生产运营过程中除了产生文本类型的电子文件，还有大量的现场施工和形象进度图片、施工CAD图、机械制图以及不同类数据库形式的电子类文件，这些非文本类型电子文件转换成纸质文件难度较大，这与档案管理规定的“双轨制”要求是相违背的。以上所述档案管理自动化推进过程中所遇到的三点棘手问题，并不代表电子档案优势要落后于纸质档案，相反，更加证明了电子文件档案已经逐步取代了纸质档案原有的地位，档案管理信息化已经成为发电企业档案管理工作的必经之路。火力发电企业在档案管理信息化发展过程中所面临的问题，一方面是挑战，另一方面也是档案管理发展的一个机遇，更是火力发电企业档案管理从业者的责任担当。

一、火力发电企业档案信息自动化管理存在的问题

1.档案信息化管理程度不及科研和生产管理信息化程度高

该热电有限公司自2013年成立以来，除运行电子档案管理系统以外，还同时运行诸如OA管理系统、ERP进度流程管理系统、用于厂级监视与分析的PI软件系统、统计管理系统、电厂锅炉压力容器安全管理系统以及EHS环境健康安全管理系统等多种用途的计算机应用系统。但是，在企业的实际运行过程中，只有OA管理系统加入了档案部门，其余所有运行的计算机管理系统在软件设计和软件实际运行过程中，并没有考虑档案管理部门的兼容情况，这就导致档案管理工作中的电子文件归档环节无法在其余的管理系统中兼容运行，使得公司运行的各类管理系统信息彼此独立，影响档案归档工作效率。该热电有限公司运行的各类生产管理系统，由于电厂生产作业性质较为紧张，再加上工程现场变更、采购信息调整等临时工作的增加，导致各个管理系统数据备份情况出现了不同程度的缺失和备份不及时现象，电厂各类生产管理信息系统生成电子文件的元数据和电子文件的软件背景信息，并没有像电子文件一样归档，这就增加了电子文件丢失或脱离软件环境后无法显示的风险。该热电有限公司电子档案的载体主要有光盘、U盘以及磁盘，电子档案的格式包括电子文档、现场图片、视频和音频、CAD图纸以及软件程序等数字化电子数据，但是，由于数据库和相关法律法规的限制，电厂大部分电子数据档案只是按照国家规定做了防磁贮藏保管的基础保管措施，并没有进行云数据备份或者Internet网络连接。像该热电有限公司这种大型火力发电企业，企业性质决定了虽然企业在档案管理网站建设方面会投入大量人力物力，也会取得一定的成效，但是最终和预期目标相差较远，这主要是由于两方面因素引起的。一方面是大部分企业员工还保留着借阅纸质档案文件的传统习惯，虽然电子档案服务网站的借阅功能非常方便，但是由于思维惯性，还是有较大部分的员工保留借阅纸质档案的习惯。另一方面是企业对档案管理服务网站等现代化档案管理模式的宣传并不到位，没有在员工内心形成一个固有概念。发电企业是关系到国计民生的基础行业。基于此，无论是国家对发电企业信息自动化工作的高度重视，还是发电企业突破自身发展瓶颈，发电企业在电力科研生产、企业安全生产以及生产运营管理信息自动化方面都投入了大量资金，取得的效益也是有目共睹的。特别是最近几年在硬件设施的发力，使得电厂硬件设备设施已初具规模，与之配套的软件如ERP进度流程管理系统、资产管理信息系统BFS++等先进的世界级的管理软件也均有引入，基本实现了办公系统的自动化。但是与电力科研生产、企业安全生产以及生产运营管理信息自动化的大跨步前进相比，档案信息自动化的步伐可以用蹒跚学步来形容。最直接的表现就是档案信息自动化建设并未统一纳入发电厂信息自动化建设的整体规划方案内，甚至有的企业五年远景规划目标中也未提及。档案部门在申请关于档案信息自动化建设的资金、购买相关硬件设备设施方面被压缩预算也是常有的事。电厂不同工种的管理系统中分布着大量未归档的电子文件，这些电子文件因档案管理系统的自动化程度不足，无法及时准确归档，甚至部分电子文件还保留在个人的电脑中，给企业档案管理增加了一定不可预见的风险因素。之所以出现这种局面是因为以下几点原因：第一个原因就是旧的档案管理思想在新的档案管理思想前进的路上“横刀立马”。旧的档案管理思想认为档案管理部门不宜介入电力科研生产、企业安全生产以及生产运营管理信息自动化方面，直接从源头扼制了档案管理信息自动化的发展，这种守旧的档案管理思想完全没有深入理解新时代档案管理工作的重要性。档案管理应自始至终贯穿于电力科研生产、企业安全生产以及生产运营管理中，档案管理是其系统构成的一分子，在科研生产和科研管理实现信息自动化的过程中，同样离不开档案管理的信息自动化。从前如此，现在如此，将来也是如此，如果没有档案管理部门的加入，那么，各个生产管理系统的数据就很难保证它的准确性和完整性。基于此，档案管理工作必须坚持前期第一时间介入和全过程管理控制的两项基本原则。第二个原因是档案管理信息化的责任划分不明确。很多电力企业默认各个部门的信息化管理应该是信息技术部门的主要责任，没必要让档案部门介入。在发电企业信息自动化管理过程中，信息技术部门是对各个管理系统提供技术支持的部门，信息技术部门主要是对系统运行的软件环境和硬件设施搭建进行维护管理、对网络的运行维护或者升级全权负责，而对各个信息管理系统运行产生的数据进行搜集、整合、存储以及后期调用等一系列的管理活动，都属于档案管理范畴，尽管信息技术部门与档案管理部门在数据管理方面存在一些业务交叉，但二者的管辖范围还是很明确的，即各类管理系统存储电子信息的服务器设置在信息技术部门，但是数据管理权限和数据管理的责任在档案管理部门，这一点不能混淆。第三个原因是电力企业引进的诸如ERP进度流程管理系统、资产管理信息系统BFS++等先进的管理系统软件设计的初衷，是没有考虑到档案管理工作的节点设置的，导致档案管理部门只能看着先进的管理软件兴叹而无能为力，这主要是电力企业在设计科研管理方面的信息系统时没有考虑档案管理的重要性，或者是没有对档案信息化管理的发展进行全盘考虑。电厂建设初期，没有对档案信息化建设进行通盘考虑可以理解，但在档案管理信息自动化成为必然趋势的大环境下，应该尽快采取措施改变档案信息自动化管理进度落后于科研生产和科研管理自动化的局面，不然带给电力企业的不仅仅是档案自动化管理进度滞后的问题，更是为企业长期稳定发展埋下了隐患。无论是发电企业科研信息管理系统，还是发电企业其他生产运行管理系统在设计时，都应该考虑将档案信息自动化设计环节融入其中，将档案管理的归档功能考虑进去，并严格根据不同管理信息系统特点划分归档范围。这也是档案管理工作必须坚持第一时间介入的基本意义。档案管理工作相比电厂其他职能部门的管理工作来说具有鲜明的特点，档案管理工作的初期阶段由于各类职能部门累计的数据并不多，显得工作任务较为简单，重要性没有凸显，但是随着电力企业职能部门数据数量和数据类型的不断增多，档案部门的重要就逐渐凸显出来了，所以在设计企业各类管理信息系统初期，管理者应该具有放眼未来的大统筹观，将档案信息化管理融入企业管理信息系统内。

2.档案信息化管理的技术研究和业务指导缺乏层次性

发电企业档案信息自动化管理工作具有很强的技术性，档案管理信息自动化建设过程中需要根据企业实际情况，对每一个环节拿出若干种切实可行的解决方案，在经过层层筛选，拿出最佳的解决方案，这个最佳的解决方案要能行之有效地解决档案管理过程中各类可预见问题，能经得起深层次技术推敲，只有这样才能保证电厂企业档案管理信息自动化建设的质量，如果档案管理信息自动化建设的前期做不到这一点，很可能在建设过程中的某一个节点无法进行下去，继而需要返工重新设计，这不仅影响档案管理工作的进度，还会给企业造成巨大的资金浪费。现阶段，我国发电企业特别是火力发电企业档案信息自动化建设并没有形成统一的可参照的执行标准，不同的发电企业对档案信息化管理工作的指导依据也仅仅是以国家颁布的总纲领来制定，更多的是依据企业自身实际情况制定，相当于发电企业在档案信息自动化建设方面是各自为战的，很难打破百密一疏的局面。火力发电企业涉及的信息管理系统众多，如电厂基建管理系统、发电运营管理系统、物资采购系统等，这些系统产生的异构数据信息量非常庞大，仅仅依靠企业自身实力去解决这些问题难免有些捉襟见肘。不同电力企业的档案信息化水平发展程度不一样、需求也不一样。火力发电企业对档案信息化需求肯定与风力发电企业对档案信息化需求不同，新建电厂首先解决的是厂区基建配套、发电设备设施配置、各类管理软件的选择、建设各类数据库以及对部分纸质档案进行数字化加工等一系列的问题。而电厂运营一段时间后，管理者开始考虑企业未来的发展方向，需要的管理软件也较之前大不相同。由此可见，电厂处在不同的发展阶段，对管理系统的需求也各不相同。让处于不同需求的电厂企业都可以非常清晰明确地知道自身的发展任务和发展方向，是发电企业档案信息自动化建设领域需要尽快解决的问题，因为只有档案管理部门才能给予企业发展提出一系列的建设性建议。

二、自动化办公环境下火力发电企业档案管理工作策略

1.档案信息化建设与电厂信息化建设齐头并进

针对电厂发展规划有针对性地建设档案管理的信息自动化，让档案信息化建设与电厂信息化建设齐头并进。之前没有实现自动归档功能的信息系统，要尽快开发出与之配套的模块，实现自动归档功能，新立项的信息系统要设计档案管理相关功能的接口，确保各信息管理系统与档案管理实现信息无缝对接，为电厂现代化管理打下夯实基础。

2.档案基础数据的整合和深度开发

将电厂各类管理系统的元数据作为档案资源的基础，依照某一特定专题，系统性的整理该特定专题内的所有数据，建立切实可行的专题数据库，为电厂生产运营提供行之有效的便捷服务。在专题数据库建立的基础上，加大电子档案管理系统应用知识的普及宣传力度，提高电厂职工对电子档案的认知度，充分提升电子档案网络查询利用率，为电子档案的发展奠定基础。

3.建立办公自动化背景下归档管理新理念

电厂企业档案管理工作要解放思想，大胆引进国内外先进的管理理念，归档管理作为档案管理的核心模块，更应该随着管理技术条件的提升升级、完善归档管理功能。在办公自动化背景下，电厂档案管理部门应寻求具有网络化、标准化以及定量化功能的归档管理新举措。归档管理的网络化即指档案管理部门的员工在上级领导授权的情况下直接进入数据搜集整编库进行数据归档的初步整理，档案管理部门负责人再对上述初步整理的档案进行检查、修改以及最终的编目归档。归档管理的标准化即根据电厂制定的归档规范要求，建设适用于网络操作系统的归档质量标准。归档管理的定量化即采用先进科学有效的管理方法来量化归档管理的标准，使得量化后的归档标准适应档案管理自动化的基本要求。利用办公自动化背景下获得的档案管理信息化成果，行之有效的提升归档管理质量。

三、结语

电厂企业档案管理信息自动化要与企业信息化发展同步，才能适应现代管理的新局面，并更好地为企业生产经营发展提供可靠的服务，提升档案管理应有的价值。

参考文献：

[1]高林.智慧电厂建设背景下档案管理智慧化问题的研究[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2021

[2]邬海燕.试论档案实体安全与档案信息安全技术保护问题——以沙角A电厂档案管理为例[J].黑龙江档案，2017

[3]刘爽.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].质量与市场，2021

[4]胡国锋.电厂基建项目档案“三统一”管理模式浅析[J].浙江档案，2015

作者:蔺晶