一、中小学校人事档案管理工作的现状及问题

（一）管理投入不足，硬件滞后

体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（四）加强信息化，提高档案管理水平

学校人事档案管理应由实体管理转向信息管理，由手工管理转向计算机管理，由人工检索转向网上查询，全面实行计算机管理。进行人事档案信息化管理，扩大人事档案服务范围。人事档案管理信息化在必须从以下三个方面着手：一是配备必需的硬件设备和软件系统；二是应建立基本数据库；三是充分利用网络技术。因此，学校应将人事档案工作的重心逐步由档案实体管理转向网络信息化管理。同时人事档案管理人员必须提高基础业务知识和技能技巧，不断地增强科学管理的能力，进一步掌握学校人事档案的现代化管理手段，全面服务于中小学校的各项管理工作。

作者：齐思航单位：吉林省通榆县档案局