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概述单位档案管理的问题

一、现阶段事业单位档案管理当中存在的弊端

(一)单位领导者对档案工作重视度不够

只有当事业单位当中的领导者与决策层开始重视档案管理工作,同时下达对应的指标任务以后,档案管理机构的工作人员才会积极履行自身职责,切实提升档案管理工作的效率。然而反观国内部分事业单位当中的领导对于档案管理工作不够重视,从而致使档案管理工作没有发挥其社会服务职能。

(二)档案管理硬件条件欠佳

事业单位档案硬件设备采购一般采用事业拨款方式,当前多数事业单位的档案设备要么是使用过许多年的设施,要么是其他机构所淘汰的设施,硬件设施的欠缺,导致档案管理难以改革创新。

(三)档案检索效率不高,服务能力差

在事业单位档案检索工作当中,手工检索方式仍然是单位进行的主要档案信息检索方式,传统手工检索方式不仅过程繁杂,会给档案管理人员增加巨大的工作量,并且这种检索的准确度与效率都远远低于自动检索的方式,严重影响了档案信息的服务功能。

(四)档案管理人员的素质参差不齐

从整体上而言,当前事业单位中的档案人员大部分都存在着缺乏档案管理方面的专业知识,业务素质良莠不齐的情况,此外,因为缺少专业的教育培训工作,部分事业单位当中的档案管理工作人员目前所掌握的档案管理知识都属于较为传统且陈旧的专业知识。这些传统的管理与管理模式应用到现阶段全新的管理体系当中,不仅不能体现档案管理工作的社会服务职能,同时也无法提升档案管理工作的效率,甚至会导致档案管理工作出现重大的差错。

二、加强事业单位档案管理举措

事业单位档案管理工作必须要引起高度重视,并且要联系档案管理工作的现实情况来进行对应的改革与创新,以此来加强事业单位的档案管理工作。

(一)加强事档案管理人员认知和工作能力

提升事业单位当中领导层对于档案管理工作的重视程度是加强事业单位档案管理工作的先决条件,与此同时必须要明确档案管理工作人员自身的职责,切实加强档案管理的宣传工作。在实施的进程中,要定期组织安排档案管理方面的教育培训工作,通过这种方式提升档案管理工作人员的专业知识,从而提升其工作的能力;此外,必须要档案管理工作人员正确认知档案的重要性,从而激发档案管理工作人员的工作热情,进而加强事业单位的档案管理工作。

(二)加大资金投入,改善档案管理环境

事业单位应当积极向地方政府申请档案方面的经费支出,完善档案管理部门的硬件设施,加快推动档案管理工作实施档案管理信息化管理的需求。此外,相关档案管理机构还应当进行统一协调,选择一款符合事业单位档案管理工作的软件,实施统一设计、统一规划,从而有效节约财力、物力、人力与时间,进而提升事业单位档案管理工作的效率。

(三)树立法制意识,建立健全管理制度

在事业单位的档案管理工作中,相关档案规章制度必须要具备规范性、合理性与科学性,立足于事业单位档案管理工作的实际要求,研究制定对应的规章制度。规章制度的制定必须要坚持“便捷、使用、可操作、高效率”的基本原则,实现规章制度实现良好的实用性与便捷性。此外,制度要得到落实,就必须要坚持奖惩分明,从而要保证制度的公正性、严肃性、平衡性与公平性。

(四)解放思想,大力开发档案信息资源

树立正确工作方法、积极开发利用档案信息资源,打破传统档案思想及管理模式是当前事业单位档案管理、发挥档案价值的必然趋势。事业单位应结合单位需求,加大开展档案应用,编写单位事记汇编、先进集体、组织沿革及个人汇编等,围绕单位中心工作宣传、总结单位改革经验,为领导做好资料好参谋,提供有效的信息服务。

(五)加强事业单位档案管理信息化建设

信息化时代,事业单位档案管理部门必须要改变传统的档案管理方式,加强档案管理工作人员的计算机使用能力,将微缩、光盘以及互联网系统等各方面的技术运用到档案管理工作中去,将网络化与数字化作为档案管理工作的主旋律,从而持续提升档案管理工作的整体水平,加快档案管理现代化建设的步伐,满足信息化社会发展的各种需求。

(六)增强保密意识,加强事业单位档案保密工作

事业单位档案工作涉及国家经济、政治等重要信息,加强档案保密意识及保密设施建设是把好国家机密之门。一是在档案库房选址建造上要按照国家相关规定设计、建造,把库房与阅览区、办公区分开;二是在确定管理人员上要制定专人看护,且要加强看护人的责任意识和保密意识,要正确区分保管档案与保密档案。保管档案是单位需要和国家历史文化财务需要而保存的;保密档案是一定时间内如被泄露会造成国家安全利益伤害的限制级档案。

作者:杨敏华单位:和龙市房屋产权管理中心

 

  发布时间:2014/1/18 8:48:29  阅读人次