一、城建档案利用质量不高

（一）收集与利用明显错位。档案收集来源不均衡，影响档案利用的质量和有效性。从整体情况看,档案资料收集存在地上多、地下少的情况，而来馆利用档案的工作人员则查寻地下档案多过地上档案。地下管线普查结果虽然解决了一时之需，但建立和完善动态管理更有利于提供及时高效的服务。以铜陵市长江路人防地下工程为例，施工前施工单位调阅了所有沿街工程地质勘察报告、地下管线等档案，为指导长江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，还是有部分地下管线资料缺失，不得不边施工边探查。

（二）档案质量仍然不高。目前铜陵市城建档案馆藏档案重点是民用建筑，由于开发强度高，开发单位资质参差不齐，部分档案在制作时就存在漏项,甚至空白。同时，档案馆本身也存在只重视馆藏数量,盲目收集,范围过于粗放的问题。有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆,质量难以保证，从而进一步制约了档案的利用。

（三）档案载体过于单一。纸质档案收集比较多,特种载体档案少,满足不了城建档案信息化管理的需要。

二、档案信息化建设力度不能满足现实档案利用的需要

（一）信息化建设中,硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转,而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。

（二）信息化建设中,软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升,需要纵向和横向的分步实施,也就是说需要从整个系统或地区统筹安排,而目前软件或系统开发缺乏积极应对，信息化只实现了目录信息化。

（三）既有标准亟待统一。如国土和规划所用标准有差异，市政道路与交通道路的标准不相同等，这些对信息化利用造成了一定的障碍。

三、城建档案利用的法律、法规过于原则化，对实际操作的指导性不强

（一）信息公开要求。《中华人民共和国政府信息公开条例》早在2007年1月17日国务院第165次常务会议就通过，自2008年5月1日起施行。《条例》从基本原则、公开的范围、公开的方式和程序、监督和保障等方面进行了明确的规定，是我国政府信息公开的基本法规。规定：“各级人民政府应当加强对政府信息公开工作的组织领导。国家按照“公开为原则，不公开为例外”的基本要求，大力推行政务公开工作。电子政务是信息公开的重要载体。按照“统筹规划、资源共享、面向公众、保障安全”的要求，在加强电子政务建设的同时，构建网上信息公开平台。但条例没有实施细则，具体的办法需要地方政府制定。针对城建档案的管理没有形成政府规范性的文件予以指导。

（二）《中华人民共和档案法》颁布于1987年，历时27年，其中针对档案开放内容过于宽泛。国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于,30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。对于城建档案馆如何操作没有可以具体的操作规程。城建档案与个人档案不同，绝大部分是公共信息，其公开的范围和比例应当远宽于档案法的要求。

（三）档案利用的手续没有统一规定。到城建档案馆利用档案，如果利用单位产权的档案要求出具单位介绍信和本人身份证，如果利用个人产权的档案要求出具房产证、产权的身份证和人身份证，如果在办理房产证之前，可出具购票发票、合同等相当于房产属性说明材料等。

（四）档案利用过程中的凭证作用没有法律规范。档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”。档案的准确性、真实性才能保证它的凭证作用。

四、外借档案存在遗失或受污的风险

（一）规划系统外，借阅档案基本上有借无还，没有相关的制度约束，移失了部分珍贵的档案，从2005年起铜陵市城建档案馆的档案只用不借，可以复印，关键材料可加盖证明专用章，加以佐证。

（二）在市规划局内办案过程中，档案不能保证一直停留在借案人的手上，转到谁人之手没有信息反馈，使档案去向进入相对盲区，进入盲区的时间过长就有可能被借阅者遗忘，造成档案遗失，历史上已确认遗失的档案就有数十卷。办案人员工作忙，几个人所需的案卷委托一个人来借，用后档案不能及时归还。

五、如何改善目前档案利用过程中存在的问题

（一）扩大档案的收集范围，改善馆藏档案结构丰富馆藏、藏用结合是档案工作的原则。一方面从调查研究入手，充分了解我市建设和档案收集情况，理清收集工作思路，制订科学的收集方案，采取积极有效的方法，有计划、有步骤地开展档案收集工作，还要采取各种形式，通过多种渠道，加强对散存在社会其它部门和个人手中的城市建设档案及有关资料开展征集工作。另一方面从利用的要求变化入手，提高档案工作的针对性和实效性。从目前情况看，首先是根据利用需求，有针对性地着力提高地下管线档案收集的力度。目前已初步建立了地下管线档案管理的专项制度，但普查后的日常收集管理机制还没有完全形成，要根据近年来地下管线的新趋势，加强与水利、电信、人防等部门的沟通，重点开展雨污分流、三网入户、地下商业开发等重点工程的跟踪服务，确保相关专业的档案及时收集。其次是开展工业、民用建筑以外的档案收集。如隶属交通部门管理的公路段所形成的道路建设档案，隶属教育部门管理的各类学校所形成的教学楼实验楼工程档案,隶属卫生部门管理的医院、保健站所形成的工程档案，它们都从不同侧面反映了城市的建设与发展变迁。另外还应根据城市文化品味的提升，加强对本地的地方特色档案的调查、整理、收集，如本地的名胜古迹、有文化价值的老旧街区与建筑等，这些档案内容的收集进馆，更能丰富馆藏内容和优化馆藏结构。最后，为提高工作的有序性，档案的收集工作应制定年度的详细工作计划和目标管理，做到年度计划与远期工作目标相结合，形成有效的内部工作机制。只有通过广泛的调查研究，摸清“家底”，搞清利用规律，才能理清收集工作的思路，为制度科学可行的收集工作方案，提供全面准确的依据，也只有进一步完善组织管理，才能保证收集工作的健康开展和利用效果的不断提升。

（二）加强城建档案数字化建设城建档案的管理逐步向数字化管理模式转变，建立一套完整的数字化城建档案管理体系已经成为各档案馆建设与发展的必然要求。铜陵市城建档案馆通过几年的实践，城建档案数字化扫描已达5000多卷，档案的检查查询更加方便了，可实现网络即时查询，查全率大大提高。下一步改进的重点包括以下几点：一是建立数字档案的入馆标准，由相关单位从入馆前就形成完整规范的数字化档案，提高综合效率；二是加快全市地理信息系统的建立，形成统一的数字平台，方便档案之间的衔接与对照；三是完善管理的各项软硬件，在利用上尽早实现网上查询与利用。

（三）加强制度建设，提高档案透明度政府行政职能和行政方式的转变，要求行政权力的运作依据、程序、过程、结果，除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的外，都要依法公开，做到决策让公众参与、执行受公众监督，保障公民对行政管理事务的知情权、参与权、监督权，促进政府依法行政。这就要求档案部门转变以往对内服务为主的服务方向，及时接收政府及其职能部门形成的政策性、规范性、公益性文件，通过各种方式和途径向社会公开，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人办事，增强公众对政府法规、政策的认知和认同。而档案部门要承担起政务信息（包括现行文件和档案信息）公开的职能职责，必须严格依法管档。因此，应当在遵循《档案法》及相关法律法规的基础上，尽快起草制定适合本地的城建档案公开办法和实施细则，明确公开的具体范围、内容和方式，制定详细的程序，确保简便、高效、合法、适度。

（四）强化档案转移控制档案一旦入馆就应严格控制，确保档案的完整，避免利用中可能发生的缺损和污染。一是严格档案利用凭证。档案利用只提供复制件，不外借档案。二是严格规范档案原件查询制度。在利用中尽量使用电子档案和复印件，确需查看原件的，应当制定严格的查询办法，在规定的场所、有专人监管的情况下查阅。三是建立完善外借档案登记管理制度。上级规划建设管理部门因工作需要外借档案的情况时有发生，必须严格相关管理。一是严明手序，建立详细的登记簿。登记的项目、内容应齐全详细,内容包括外借的审批人、档案借出时间、借阅单位或个人、借出档案名称、档号、数量、档案所属年度、借出时限、借出时档案的状况、借出时经手人、归还日期、归还经手人、档案归还状况、处理结果等。从外借档案登记簿的功能与作用看,不仅使档案馆接待人员知晓其内容、去向,万一出现问题,便于处理,而且能促使借阅者加强责任心,注意保护好档案。二是严格控制外借档案数量。档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。三是在借出档案时应点交清楚，并责成借用单位注意保密和保护档案，借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任，保证借出的档案能完整地按时收回。四是严格时间限制。借出使用的期限不宜过长，必须有严格的时间控制要求。当前，档案利用是整个档案工作的目的，只有充分发挥城建档案的依据和凭证作用，才能更好地服务于社会。城建档案工作者的重要使命就是服务于社会，服务于群众，服务于城市规划、建设、管理。因此要不断创新服务机制，积极地为城市建设主战场服务。

作者：祝庆单位：安徽省铜陵市城市基本建设档案馆