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公文处理范文精选

公文处理

公文处理范文第1篇

第一条公文处理应当做到及时,准确、安全。总队综合处是总队公文处理工作的职能处室,公文统一由综合处收发、分办、核搞、用印、印制、发送、立卷、归档等。

第二条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密。

第三条公文办理实行谁承办、谁负责,谁分管、谁把关,一级对一级负责的责任制。

第四条公文办理应确保时效性,必须杜绝人走文停的现象发生。处长出差由指定的副处长负责;分管总队长出差,报总队长审批。

第五条公文办理应做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。转有关处室提出意见的时间一般不得超过5个工作日。

第六条公文从签收之日起,不需征求意见的一般在3个工作日内办结;需征求意见的一般在10个工作日内办结。公文核稿2个工作日,普发性公文印制2个工作日,非普发性公文印制1个工作日。急件急办。

(一)公文签收

凡主送总队的来文,均由综合处机要秘书签收,拆封、编号、登记、传阅、标有秘级的文件按机要文件规定处理。署名送领导和处室的信件,分别送领导和有关处室拆封、处理。

(二)公文分发

1.上级部门来文的其中办件,由综合处提出拟办意见,送总队领导批示后,转有关处室办理。

2.市级有关部门案件移交、转办由综合处提出拟办意见送分管领导批示后,转有关处室办理,主办处室需另行签收。

3.涉及几个处室工作的来文,如无密级规定,在领导批示后,由综合处复印,正式件送主办处室,复印件送协办处室。

4.签收的公文应在一个工作日内分发,急件随到随送。

(三)公文拟办

1.市委、市人大、市政府、市政协、市纪委、新闻出版总署、全国“扫黄打非”办、文化部、广电总局及其办公厅和部门的来文,主办处室要根据领导批办要求,及时办理。需提出贯彻意见的,由主办处室草拟贯彻意见后,按程序送批;需转发的,转发文应提出符合我市实际的贯彻意见。

2.新闻出版总署、全国“扫黄”办、文化部、广电总局及其办公厅和各司局召开的全国性会议结束后,与会处室应将会议文件及时送综合处,按程序办理。

3.来文属处室职权范围内的事项,经总队分管领导同意后,函复来文单位。

4.公文内容涉及几个处室业务的,应由各处室分别提出拟办意见,经各自分管领导审签后,交由主办处室办理。意见不一致的由主办处室协调。

(四)公文批办

1.对具体请示事项的公文,主办签批人应当明确签署意见、姓名和签批日期。

2.经有关会议讨论决定或总队领导批办事项需要发文的,由主办处室负责草拟文搞,按程序送签。

3.总队领导明确批示由有关处室、区县(自治县、市)执法大队办理的,由主办处室复印后转出办理,原件由主办处室交综合处留存归档。

(五)公文催办

对有领导批示的公文、市级有关部门移交案件及总队的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各承办处室对需要汇报贯彻执行情况的上级文件,要及时检查,书面反馈;对市级有关部门移交案件要及时回复处理结果或处理进展。

(六)加强对公文的运转管理,阅后及时收回,不得横向传阅。加强对清退文件的管理,每月定期检查1次清退文件去向及归档情况,严格执行市委清退文件规定。如期办理清退文件,如有遗失,将追究机要秘书责任。

第七条发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

(一)草拟公文

1.要符合国家的法律、法规和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接。并加以说明。如新提出的政策与原实行政策不一致,则应明确原实行政策废止。

2.要情况确实、观点明确、层次分明、条理清楚、字词精练、标点正确,篇幅力求简短。

3.公文格式、表述等符合国家和我市的有关规定。

(二)公文审核

审核公文要层层把关。以总队名义行文,主办处室审核后,必须经综合处核稿,涉及法律、法规性文件的,在综合处核稿前,送法规处审核、修改。核稿内容包括:

1.是否需要行文,行文方式、行文规则、公文格式等是否符合《重庆市国家行政机关公文处理实施细则》和本办法有关规定;

2.是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及其他有关规定;

3.是否完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。涉及有关处室的问题是否已协商,意见是否一致。所提措施和办法是否切实可行;

4.文字表述、人名、地名、时间、数字、引文和密级、印发范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点是否符合国家的标准,计量单位的用法是否符合国家法定计量单位。

5.文稿如需作较大修改,应与起草处室协商或请其修改。

(三)公文签发

1.以总队名义呈送市委、市政府、新闻出版总署、全国“扫黄打非”办、文化部、广电总局的综合性、全局性请示、报告和涉及重大方针政策事项的重要文件以及以总队名义制定的规范性文件,由总队长签发。(规范性文件按《重庆市行政机关规范性文件审查登记办法》报审、登记)

2.以总队名义制发的其他文件,按照职责分工,由分管领导签发。

3.需要会签的按公文会签程序办理。

4.分管领导临时不在总队,有时间性的发文,根据该分管领导在公文处理单上已签署的明确意见或主办处室记录的电话指示,同意签发的,经综合处处长审核把关后即予印发,事后由主办处室请分管领导补签。

5.发文文稿经综合处核稿后,如拟文处室需对文稿再进行修改,应重新由综合处核稿。

6.文件按管理权限一经签发,如需修改,必须经签发人同意并重新签发。

(四)发文校核

公文印制前实行校、核稿制。即:文件在正式印发前主办处室和综合处分别进行校对、核稿。

1.主办处室对发文清样作全面校对,提出文件发送范围、紧急程度、密级和保密期限;发送部分单位的公文,主办处室要列出具体收文单位。

2.综合处负责复核规范审批、签发手续、体例格式,如发现不符合办文程序、内容与第一次核稿时有较大变更的公文,应及时向主办处室提出修改或处理意见,呈签发人审定。

(五)公文制发

公文印制后由综合处在一个工作日内封发,急件即制即封发。发文人员要对所发文件进行详细登记,按规定范围发送,对无底稿、无发送范围的公文,综合处有权拒绝发送。

第八条行文规则

(一)除以函的形式商治工作、询问和答复问题外,一般不得向下级政府正式行文。

(二)机关内设机构除综合处外,不得对外正式行文。

公文处理范文第2篇

一、来文处理

(一)政府各部门、各单位的来文、信件一律由办公室登记,并根据文件内容分发处理。

1.办公室文秘人员收到文件后,在文件处理单上标明办理时间要求,即送办公室主任或副主任签注意见呈送公司总经理或副总经理批阅。

2.如主管领导不在东港,文件又急于转至部室办理的,可将文件复印件先送有关部门,由有关部门根据领导授意办理。

3.有关部门收到文件后按领导批示立即办理,重要事项要在上报前3个工作日(特殊情况按要求时间)将办理结果报分管领导。

4.特别紧急和重要的文件,办公室主任可直接请示董事长或总经理,特事特办。

2.各公司以正式书面材料请示工作、需作答复的,办公室登记后,由办公室主任直接签批有关部门处理,重大问题或超出职权范围的问题先由有关部门将办理意见报分管领导审定,必要时召开总经理办公会审定。

二、公文起草

(一)起草。各部门文件、材料的起草人,必须认真学习领会文件精神和领导意图,起草的文件、材料要符合国家的方针、政策、法律、法规,做到情况真实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清晰、直述不曲、切实可行、符合规范,篇幅力求简短。文件初稿要附上填写完备的发文稿纸,一并提交给部门经理审阅修改。

(二)审核。部门经理作为文件起草的负责人,要对文件的时间要求、质量要求负全面责任。对文件的政策依据、领导要求等进行认真审核把关,并根据文件内容要求、重要程度、发送范围等初步核定密级和紧急程度,签名后送主管副总经理审批、修改和签发,然后由办公室主任或秘书对公文格式、文种使用、公文主题词、语言表述、标点符号等方面进行认真审核和修改后交文书编号、打字、印刷和邮送。

三、文件签发

上报各级政府、各政府职能部门的文件,一般性文件由分管副总经理签发,重要文件由总经理或董事长审核后签发。

文件签发、印制的程序:

主办部门起草并填写发文单→送分管副总经理(总经理)审核→送办公室核稿(提供文件拷贝)→由办公室编号→由办公室修改、打印→装订分发。

四、文件制发与归档

公文处理范文第3篇

第一条为使石城化学公司有限责任公司(公下简称石城化学公司)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

第二条石城化学公司的公文,是石城化学公司在生产经营建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,贯彻集团公司各项工作要求,规章制度,施行管理措施,请示和答复问题,指导部署和商洽工作,反映和报告情况,总结和交流经验的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的安全。

第六条石城化学公司各部门和各单位的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条总经理办公室是石城化学公司公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。

第八条石城化学公司机关各部门和各单位办公室应当设立文秘部门或者配备专(兼)职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条石城化学公司公文种类主要有:

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(八)规定

适用于对特定范围内的工作和事务制订有约束性的措施。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)文件眉首。一般指首页横线以上,包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。发文机关标识和横线用红色印刷,称文件红头。文件的眉首占首页的三分之一。

(二)涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文,应当依据有关规定标明密级和保密期限。其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(三)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(四)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

(五)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。发文字号一般置于发文机关标识的下面,横线中央上面。石城化学公司文件字号为石城化学公司×〔200×〕×号。前“×”为石城化学公司机关部门代字,如:办公室为“办”、人力资源部为“人”。

(六)上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(七)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关的名称。

(八)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(九)公文如有附件,应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称。

(十)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

(十一)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十二)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

(十三)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词要从集团公司公文主题词表中选用,最多不得超过5个,排列次序是先标注类别词,再标注类属词,最后标注文种。主题词印在末页下部,抄送栏的上面。

(十四)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十五)印发机关的名称印在文件末页最后一行,印发日期一般为送印日期。

(十六)石城化学公司办公会议纪要,眉首占首页的三分之一,印发日期印在横线上面发文机关标识的右侧,顺序号印在发文机关标识和印发日期中央的上面。密级和保密期限印在首页右上角。

第十一条公文各组成部分的其他标识规则,可参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用a4型,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要,注重效用。

第十四条石城化学公司各部门、各单位的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。

第十五条石城化学公司各部门、各单位在各自职权范围内,可以互相行文。必要时,可以向省、市人民政府的有关业务部门行文。机关各部门一般不要直接向下属单位和下属单位的业务处(科)室行文。各部门之间可以通过电话、面谈解决问题的,尽量不要行文。

第十六条属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十七条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。

第十八条向下级机关、单位的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第十九条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十条除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十一条受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章发文办理

第二十二条发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十三条草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发言语字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“㈠”,第三层为“1.”,第四层为“⑴”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译文。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十四条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

第二十五条公文送负责签发后,再由办公室审核,审核的重点是:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十六条公文由本机关负责人签发。以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。有的公文经授权可由办公室主任签发。

第六章收文办理

第二十七条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十八条认真办理往来文件,是办公室工作的一项重要内容。从事收文处理工作的人员应当遵守以下规定:

1.以高度负责的精神,准确、及时、安全地处理好每一份文件。

2.对公文运转的每一个环节,都要建立登记制度,避免延误、丢失。

3.遵守保密纪律和工作纪律,确保国家秘密安全,收文处理过程中的信息(办理情况、领导批示等)不得擅自对外提供。

4.注意把握来文需要办理事项的紧急和重要程度,切实做到急事急办,特事特办。

5.加强学习,精通业务,全面掌握情况,提高收文处理的工作质量。

第二十九条公司收文处理由总经理办公室机要秘书统一负责签收、登记,并进行审核,送由办公室主任签署拟办意见后,按照拟办意见进行分送、传阅和内部催办。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

第三十条凡上级来文和送总经理办公室的文件都要逐件进行登记。登记内容包括收文日期、来文机关、文号、页数、标题等。

第三十一条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误,推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的机要部门并说明理由。

第三十二条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。

第三十三条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十四条机要秘书要及时掌握领导日程安排,适时提请领导阅处文件。遇有领导同志出差等特殊情况,机要秘书要调整传阅流程,避免因此置压文件,对重要的文件要特别请示办公室主任进行处理。

第三十五条机要秘书按照领导批示进行文件的后续运转,及时通知责任部门或单位取阅文件,确保领导批示事项得到贯彻落实。各部门和单位要根据机要秘书通知及时到办公室取阅文件,取阅文件的人员应在《每日文件收转单》上签署取阅人姓名和取阅日期,归还时在《每日文件收转单》上签署归还人姓名和归还日期。运转过程中出现延误、遗失的,由取阅人负责。

第三十六条传阅件应在3个工作日内退回办公室机要秘书,在此期间文件的复印、传阅等工作由责任部门按照有关保密规定进行。文件取阅人对该文件在责任部门运转的全过程负责,遇有部门负责人出差等特殊情况,须由指定的工作负责人进行办理,不得置压文件。对特殊文件和急件,要按特事特办、急事急办的原则进行办理。

第三十七条转各部门或单位办理的请示件和领导批示,由机要秘书负责催办,做到紧急文件跟踪催办,重要文件重点催办,一般文件定期催办。领导明确批示由牵头部门负责处理的文件,由牵头部门组织协调,直至文件办理完毕。

第三十八条有限公司与分公司间的公文传阅要做到及时,按照收文口径做好文件的催办、归档。

第三十九条凡符合下列条件之一的,可视为文件办结:

(一)已按领导批示认真承办,履行了处理程序并有结果;

(二)上级机关公文,已通过行文或其它方式贯彻执行;

(三)函件已明确答复;

(四)要求公司答复问题的来文已作出明确答复;

(五)应阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。

第七章公文归档

第四十条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和集团公司、石城化学公司的有关规定,及时整理(立卷)、归档。石城化学公司及其机关各部门的发文由总经理办公室负责立卷归档。立卷归档工作应在主管档案工作部门的指导下进行。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十一条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

第四十二条代表石城化学公司外出参加重要会议后,应将会议文件、资料交总经理办公室立卷、归档。

第四十三条本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。

第四十四条归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十五条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十六条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十七条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十八条上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十九条公开行政机关公文,必须经发文机关批准,经批准公开的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第五十条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第五十一条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第五十二条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。

第五十三条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第五十四条机关合并时,全部公文当应随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十五条密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第九章附则

第五十六条公文处理中涉及电子文件的管理,将依据国家和集团公司的有关规定另行制定。统一规定之前,各单位可以制定本单位的试行规定。

第五十七条机关各部门和各单位的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

第五十八条各单位可根据本办法,结合实际情况,制定实施细则。

公文处理范文第4篇

检察机关公文处理属于机关应用文写作范畴,属于办公室文秘工作的一部分,也是检察机关内勤人员年复一年、日复一日的“必修课”。因此,从这个意义上讲,深入了解、掌握这方面的知识与技巧对我们而言就显得非常必要。谈公文处理之前,首先要搞清楚几个概念,如大家经常谈到的应用文、机关应用文、文件、文书、公文等等。不认真辩析清楚这几个概念,也不利于我们对这方面知识的理解、掌握和运用。事实上,它们主要有两方面的差异:一是称呼上的差异,应用文=文书,机关应用文=公务文书,公文=文件;二是外延上的大小差异,应用文>机关应用文>公文,文书>公务文书>文件。比如我们谈到的公文处理与信息调研这两块工作,它就属于机关应用文范畴,只不过“公文处理”,也就是我们平常所说的“文件”,有点近似于以前常讲的“八股文”,其格式、用语均非常讲究;而信息调研,大体上等同于我们平常所说的“简报”和“调研文章”,它属于机关应用文中的事务文书这一个范畴,其版面格式、行文用语等相对“法定公文”而言,要简单一些,但也有它自身的一些规定和要求。

一、公文的分类

这里谈到的“公文”,就是我们通常意义上讲的“文件”,或者说是党政公文、法定公文,也就是指党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文。其法定依据分别是中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)、国务院办公厅2000年8月24日的《国务院行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)。《条例》中规定党的机关公文文种有14种,《办法》中规定国家行政机关公文有13种,其中有9种公文属于共有文种(决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要和函),党的机关公文有5种特有文种(公报、决议、指示、条例、规定),行政机关公文有4种特有文种(命令、公告、通告、议案)。

(一)按使用范围:分为通用公文、专用公文两种。通用公文指的便是党的机关公文和行政机关公文;专用公文指的是特定行业、部门使用的具有特定内容、特定格式的公文,如外交公文、司法文书等;

(二)按行文方向:分为上行文(典型的如请示、报告等)、下行文(典型的如决定、指示、批复等)、平行文(典型的如函、议案等);

(三)按涉密程度:分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文;

(四)按处理时限:分为平件、急件、特急件三类。如以电报方式传送,则分为平急、加急、特急、特提四类;

(五)按公文性质:分为领导指导性公文(如命令、指示等)、规范性公文(如条例、规定等)、报请性公文(如请示、报告等)、知照性公文(如公告、通告等)、商洽性公文(如函)、会议公文(如决议、会议纪要等)。

二、公文的规范

(一)文种规范。就是要求我们在拟制公文时,必须按照有关规定和机关权限、行文关系、发文目的等正确选用文种,确保公文的严肃性、规范性、权威性和有效性。目前,就我院而言,大家在写作过程中,混用、错用或生造文种的现象非常突出。比如,分不清楚行文关系,有用“通报”形式为上行文的,有向平级机关行文时用“请示”文种的,有发文时直接套用计划、要点、总结等事务文书名称的,甚至有用“汇报”为文种等不伦不类的现象出现。事实上,只要是套用了文件版头的,就必须在18类文种中选用。

(二)行文规范。首先要了解行文关系,主要有四种类型:隶属关系、指导关系、平行关系、不相隶属关系。凡有隶属关系的下级机关、有指导关系的下级部门,向上级机关和部门行文,一律用上行文,反之,一律用下行文;属于平行关系和不相隶属关系的机关、单位之间的行文,一律采用平行文。比如我们向市院、区委的正式行文,只能是请示、报告之类的上行文;向区政府的行文,因为是平行关系,就应当使用平行文。再假如我们向市高级法院行文,虽然它级别比我们高得多,但由于两者不属于同一组织系统,是不相隶属关系,所以也应当使用“函”之类的平行文。

(三)办理规范。公文办理分为收文(一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序),发文(一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、催办、查办等程序)和办结文(一般包括立卷、归档、清退、销毁等程序)。公文办理规范就是指的在办文过程中要遵守每个程序的具体规定和要求。鉴于该方面的内容太多,此处也不一一叙说。仅举发文阶段中“用印”一例作一说明:“用印”即在正式公文上加盖公章,公文用印之后即可生效,整个撰制公文的过程也到此结束。

三、公文的格式

公文的文面格式,可分为三个部分,即文头、主体和版记。

(一)文头部分。文头部分位于公文首页红色间隔线之上,主要有6个项目:份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、公文版头、发文字号、签发人。其中,公文版头和发文字号属于必要项目,其余4项属于选择项目。重点谈谈两个必要项目:⑴公文版头。公文版头即发文机关标志,也叫公文名称,居中套红排印于公文首页上方,一般来说有三种形式:《××人民检察院文件》,俗称“大版头”,主要用于作出重要工作部署,重要决定、指示,转发重要文件等;《××人民检察院()》,俗称“中版头”,主要用于通知重要事项、任免干部,向上级机关请示、报告工作;《××人民检察院》,俗称“小版头”,主要用于制发函件。⑵发文字号。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号构成,如渝中检〔2005〕1号,重要文件后面应加上“发”字,如渝中检发〔2005〕1号;若机关发文太多,还可以在“发文机关代字”后面加上公文性质或文种,如渝府人〔2005〕1号、渝府批〔2005〕1号等。去年的竞赛中,多数参赛干警使用中括符[]或小括符(),也有在文号中出现了“第XX号”字样的错误用法等。

(二)主体部分。主体部分也称行文部分,公文的内容和主要生效标志都安排在这一部分,主要有7个项目:公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注。其中公文标题、正文、成文时间为必要项目,主送机关、印章多数状况下为必要项目,其余2项为选择项目。⑴公文标题。位于公文首页间隔线之下,用2号小标宋体字居中排印。公文标题一般则发文机关名称、发文事由和文种名称组成,前面常冠以介词“关于”,如《渝中区人民检察院关于召开内勤工作会议的通知》,此种三要素齐全的标题也称之为“完全式”标题。当然,也有采用省略式标题的,如《渝中区人民检察院公告》(略事由)、《通知》(略发文机关和事由),但任何情况下都不能省略文种。标题中除法规、规章名称加《》外,一般不用标点符号。但在我院日常工作中,标题写作十分不规范,有的不按要求使用“完全式”标题,也有使用文章式标题的,有的在标题中用顿号或逗号,甚至有使用“正副标题式”的奇异现象发生;⑵主送机关。俗称“台头”。一般公文均应标注主送机关,但公布性、周知性公文,如通告、公告等,可不标注主送机关。下行文可有多个主送机关,但上行文尤其是请示、报告,一般只写一个主送机关,不应多头主送。⑶正文。位于主送机关名称下一行,用3号防宋字(目前多数干警好用宋体字)。其外在结构一般为开头、主体、结尾三部分构成,其内在模式则是“凭”(发文的缘由、依据)—“事”(发文的事由、事项)—“断”(发文的要求、希望)。⑷成文时间。通常以领导签发时间为准。行政公文成文时间用小写汉字标识,党的公文成文时间用阿拉伯数字标识,法规性文件或经会议讨论通过的公文,如决议、决定、条例、规定等,其成文时间用阿拉伯数字书写,括入圆括号中置于标题之下。此时,正文后便不再标注发文机关署名和成文日期。

(三)版记部分。版记部分共有3个项目:主题词、抄送、印发机关和印发时间,均属于选择项目。⑴主题词。“主题词”是揭示公文主要内容的规范化名词或名词性词组,用3号黑体字,左顶格标注。正式公文一般都应标注主题词。一份公文的主题词至少2个,最多不超过5个,主题词之间不加标点符号,空一格为距。标引主题词时,应先标类别词,再标类属词,最后标识文种。如文件《关于进一步加强检察文化工作的意见》,其主题词应为:政法检察文化意见。⑵抄送。指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。位于主题词下1行,左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。

四、语言要求

公务文书的语言运用与一般文章相比,既有相同之处,更有其独特的要求。具体表现为:

(一)准确。这是对公文语言的第一要求,是公文语言的生命。俗话说的“一字入公文,九牛拨不出”、“字字珠玑”等,便极其形象地说明了公务文书语言的准确性特点。那么,如何来把握“准确”这个第一要求呢?首先,要做到用词准确。要注意区别词语的不同含义,尤其是要严格辩析同义词之间的细微差别,务求词义准确,在此基础上做到造句合乎语法逻辑,数据图示准确无误;注意区别词语的感情色彩和语体色彩;注意区别词义在不同语境中的不同变化;注意掌握公务文书写作的特定用词:如“遵照、兹有”等开端用语,“鉴于、基于”等承启用语,“本、贵、该”等称谓用语。其次,要正确使用句式。要将长句和短句交替运用,使行文铿锵有力;要将整句和散句结合起来,使行文错落有致;要注意把握好几种常见的特定句式,如以“为、为了”开头的目的句式、以“必须、严禁”等强调语为特征的祈使句式、以“将”字结构组成的宾语前置句式等;要注意表意的准确性,不用含混不清似是而非的句式,如类似于“我被青春撞了一下腰”、“像雾像雨又像风”或“天不刮风天不下雨天上有太阳”等莫名其妙、晕天眩地的句子。

(二)简洁。言约意丰,精炼明快,意思表达清楚而不累赘冗长,达到“句中无余字,篇内无赘语”,这就是简洁。做到简洁的关键是:一要删除一切套话、空话、意思重复的话;二要注意语句的提炼,杜绝堆砌修饰语现象;三要适当使用缩略语;四要恰当使用文言词语及短句。从去年开展的竞赛活动情况来看,许多干警恰恰没有遵从上述要求,在行文中较多使用描写性、抒情性语言,堆砌一些花里胡俏的修饰性语句,写作的公文如同催人泪下的“人物通讯”一般,与公文“简洁明快”的特点大相径庭。再比如,有一份反映公路上发生重大交通事故的简报:“……大客车翻下公路边的深沟里,如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎,滚作一团”,大家可以读读看,是否有点刻意渲染的感觉。

公文处理范文第5篇

第一条为适应中国共产党机关(以下简称党的机关)工作的需要,实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化,制定本条例。

第二条党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。

第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则,做到准确、及时、安全、保密。

第五条党的机关的办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导。

第六条党的机关的办公厅(室)应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作,并逐步改善办公手段,努力提高工作效率和质量。秘书人员应当具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守。

第二章公文种类

第七条党的机关公文种类主要有:

(一)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定用于对重要事项作出决策和安排。

(三)指示用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。

(四)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知用于党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

(六)通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(七)公报用于公开重要决定或者重大事件。

(八)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

(九)请示用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复用于答复下级机关的请示。

(十一)条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

(十二)规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十三)函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十四)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第八条党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

(一)版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成,用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。

(二)份号公文印制份数的顺序号,标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

(三)密级公文的秘密等级,标注于份号下方。

(四)紧急程度对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”,紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(五)发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,标注于版头下方居中或者左下方。联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。

(六)签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。

(七)标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方。

(八)主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于正文上方,顶格排印。

(九)正文公文的主体,用来表达公文的内容,位于标题或者主送机关下方。

(十)附件公文附件,应当置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。

(十一)发文机关署名应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方。

(十二)成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期;联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

(十三)印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。

(十四)印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。

(十五)主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。

(十六)抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。

(十七)印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成,位于公文末页下端。

第九条公文的汉字从左至右横排;少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型(长260毫米,宽184毫米),也可采用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)。左侧装订。

第十条党的机关公文版头的主要形式及适用范围:

(一)《中共××文件》用于各级党委、传达贯彻党的方针、政策,作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示。

(二)《中国共产党××委员会(××)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作。

(三)《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党委的指示,答复下级党委的请示,转发上级机关的文件,批转下级机关的报告、请示,有关事项,向上级机关报告、请示工作。

(四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除办公厅(室)以外的党委各部门本部门职权范围内的事项,向上级机关报告、请示工作。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第十二条党的机关的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。

(一)向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。

(二)向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(三)党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅(室)根据党委授权,可以向下级党委行文;党委的其他部门,不得对下级党委指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

(四)同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

(五)不相隶属机关之间一般用函行文。

第十三条受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文,应当抄送其另一上级机关。

第十四条向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理,不应直接送领导者个人。

党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

第十五条对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

第五章公文起草

第十六条起草公文应当做到:

(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。

(三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。

(四)开门见山,文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正。

(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

(六)文种、格式使用正确。

(七)杜绝形式主义和繁琐哲学。

第十七条起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导,进行调查研究和充分论证,征求有关部门意见。

第六章公文校核

第十八条公文文稿送领导人审批之前,应当由办公厅(室)进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是:

(一)报批程序是否符合规定;

(二)是否确需行文;

(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;

(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

(五)所提措施和办法是否切实可行;

(六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。

第十九条文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。

第二十条已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核。校核的内容同第十八条(六)款。经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。

第七章公文签发

第二十一条公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文,须经所有联署机关的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权的公文,由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。若圈阅,则视为同意。

第八章公文办理和传递

第二十二条公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理,发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

(一)签收收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。

(二)登记公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。

(三)拟办秘书部门对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送领导人批示。

(四)请办办公厅(室)根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。

(五)分发秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

(六)传阅秘书部门根据领导人批示或者授权,按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。

(七)承办主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级机关审批。

(八)催办秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

(九)核发秘书部门在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数。

(十)印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂(或一般印刷厂的保密车间)印制。

第二十三条公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。

第二十四条秘密公文应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传、明电密电混用。

第九章公文管理

第二十五条党的机关公文应当发给组织,由秘书部门统一管理,一般不发给个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。

第二十六条党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行,下级机关、不相隶属机关如需变更,须经发文机关批准。

第二十七条公开党的机关公文,须经发文机关批准。经批准公开的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第二十八条复制上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。

第二十九条汇编上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十条绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理,并采取严格的保密措施。

第三十一条秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁,并向主管机关报告公文管理情况。

销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导人批准后,由二人监销,保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。

第三十二条机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章公文立卷归档

第三十三条公文办理完毕后,秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十四条两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷归档,相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职的机关立卷归档。

第十一章公文保密

第三十五条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家秘密的安全。

凡泄露或出卖党和国家秘密公文的,依照有关法律、法规的规定进行处理。

第三十六条党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的公文,按内部公文管理。

第三十七条发文机关在拟制公文时,应当根据公文的内容和工作需要,严格划分密与非密的界限;对于需要保密的公文,要准确标注其密级。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。

第十二章附则

第三十八条本条例适用于中国共产党各级机关。

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