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电子档案管理范文精选

电子档案管理

电子档案管理范文第1篇

[关键词]电子档案管理关键问题对策

随着信息数字化的快速发展,档案工作已逐步实现现代化管理,电子档案成了档案管理重要形式,做好电子写作论文档案的管理工作,也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作,首先必须解决好电子档案在接收管理上的几个关键问题。

(一)电子档案的接收格式问题2007年9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程,建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时,应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时,就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯,所采用的应用软件不同,同一项目所形成的电子档案格式不同。

(二)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性上,其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上

一、电子档案管理上的几个关键问题的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,使档案部门在对电子档案进行检验时,很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来,人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断,而电子形式生成的由实态变为虚态的档案,已完全没有了这种“原始状态”,其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致,可以说既是原始的,又是复制的。

2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终,维护其真实性是一个不间断的过程,信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留痕迹。

3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂,储存方式多样,容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加,而且形式多样、存储分散,极易丢失,往往致使电子文件来龙去脉不清。

4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都会直接损害电子档案的安全。

(三)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点,决定了电子档案容易受外部环境的影响。

1、高温。有利于有害生物的繁殖,各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍,霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上,每升高10℃,各种化学反应会加快1-2倍。

2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上,档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%-67%,这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。

3、光。光向外辐射时会产生热量,这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。

4、空气污染。有害气体常见的有,二氧化(SO2)、化氢(H2S)、二氧化氮(NO2)、氯气(CL2)。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧,进而产生臭氧等,导致电子档案保存载体耐久性削弱。

5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体,多带有棱角,在整理、保存、利用过程中,会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦,使其受到损伤;灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性,有些灰尘本身就带有酸、碱性,因此灰尘落在电子文件保存载体上,就会带来酸、碱性,对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用;灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上,随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性,所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上,就有可能给电子文件保存载体带来霉变。

6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌,尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质,生成霉斑,还会分解出有机酸,从而使物酸性急剧增加。

7、磁场和电场。电磁场的干扰,会使磁性物质退磁和消磁,损坏载体上记录的信息。

8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。

(四)电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步,电子计算机软硬件技术的不断更新换代,电子档案在现在形成时所依赖的技术,在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题,借鉴其他地区档案工作的一些经验,提出以下一些对策建议:

(一)建立电子档案统一接收数据格式,推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件,由城建档案馆建立统一的电子档案模板,同一文件类型统一一种文件格式,并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班,对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行

二、对策建议培训,使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导,形成统一数据格式的电子档案,以方便城建档案馆的接收和管理。

(二)采用有关技术措施,保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性,提高电子档案的可靠性

1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时,采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据,作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名,屏幕是显示出来的“笔迹”。

3、消息认证。电子文件的使用者,非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替换过,消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。

4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改,在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证,身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成,只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍,防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问,也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界,它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统,监测所有通过防火墙的数据流,凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过,不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯,实现网络的安全,保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有:数据包过滤、应用网关和服务等。

6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下,用户只能从电子计算机上读取信息,而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中,只读式光盘(CD-ROM)只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘(WORM)可供使用者一次写入多次读取,可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件,保持电子文件的原始性、真实性。

(三)建立适合磁光介质保存环境,保证电子档案载体的安全

1、调节库内温湿度。采用去湿机,去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃~20℃;相对湿度保持在35%~45%。

2、防光。(1)改善档案库房建筑,设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内,库房尽量使用无紫外线灯光照明;(2)将电子档案避光保存,在利用时,最大限度地减少曝光时间和曝光强度;(3)定期净化空气。

3、防灰尘。电子档案要采用密封保存,以防灰尘落在载体上,如果发现载体灰尘,可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制;(2)采用防霉剂进行化学预防;(3)采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒:化学方法有:熏蒸或擦拭,常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷;物理方法有:真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。

5、避开磁场和电场。(1)电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备;(2)可设置专用库房,或选用专门的防磁金属柜作为装具,但不能选用铁盒。

6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度,防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响,以保证信息再现的准确性。

7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次,采用等距抽样或随机抽样和方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位,先对外观进行检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等,然后酫进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验,发现有问题的载体,及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施,磁盘每2年应拷贝一次,光盘每5年应拷贝一次,拷贝后的载体与原载体同样编号保存。

8、将电子档案至少要一式三套,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃,甚至战争人为或自然因素的破坏。

(四)采用通用、统一的文件格式,确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时,把电子档案格式保存为通用、统一的格式,为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容,把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。

(五)及时更新电子档案的文件结构,确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”,保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示的,可在保存电子档案的同时,保存相应的档案支持软件和整个操作系统,并与电子档案存储在一起,恢复时,连同操作系统一同恢复,使之按本来的面目进行显示。

参考文献:

[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006(1).

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005(11).

[3]祝玲娟.图书馆学科馆员现状及发展方向[J].图书馆管理与实践,2005(4).

电子档案管理范文第2篇

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看,电子文件在归档管理等方面还存在的问题:

1、原稿被忽视,随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件,这是办公室的常事。然而,一旦文件定稿打印在纸上后,作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留,它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施,甚至随意对其进行增、删、改等操作,使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确,存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围,通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是,目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确,存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性,把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文件就会遭到破坏,甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质,由于软磁盘极易遭到损坏,其保存的期限及可靠程度也存在较大问题,因此极不安全。

3、归档不鉴定,真伪不辨别.电子文件的鉴定,是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说,就是解决文件的去留问题。然而,现在有些单位对归档电子文件的真假与价值,既不做辨别,又不做鉴定,只是将计算机上所有的文件都存到光盘上,就算归档了。这样归档,一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的,另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中,给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低,专业人才缺.电子文件的归档工作,不但要求工作人员必须具备档案的专业知识,而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看,从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低,许多档案部门缺乏专业技术人才,尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备,但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象,自从计算机应用于档案管理后,电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物,作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而,有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足,这些人观念陈旧、意识淡薄,认为档案还是纸质的妥当,对电子文件的优点视而不见,不接受新生事物,不参加学习培训,不懂得计算机操作,总是按老的一套来对待工作,这就给电子文件的归档工作带来了影响,这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前,计算机软件的开发很快,五花八门,日新月异。然而,国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规,许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上,缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度,但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点,因此,操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展,这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平,应该从以下几个方面入手:

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为,如果应该收集归档的文件而没有收集归档,不仅影响了档案的完整性,而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。必要时,应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从电子计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言,电子文件归档应符合下列要求,首先从归档时间上看,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上,以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件,宜采用备份的方法,在网上进行,但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次,从归档电子文件的数量看,为确保电子文件的真实性,便于保管和利用,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,数据文件宜采用DBF文件,图像文件宜采用JPG格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日,国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出:“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,温度保持在17-20℃之间,相对湿度保持在35-40%之间,同时强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物,从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此,培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说,一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来,如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员,对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训,使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献:

电子档案管理范文第3篇

1.1与纸质档案长期互相并存

纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。

1.2电子档案管理体系尚未健全

目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。

2目前企业电子档案管理中存在的问题

2.1企业电子档案管理规范缺失

一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。

2.2电子档案对载体的依赖性较大

传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。

2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足

目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。

3企业电子档案管理的有效措施

3.1完善企业电子档案管理制度

制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。

3.2整合电子档案与纸质档案同步管理

电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。

3.3采用先进的电子档案管理系统

采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。

3.4注重硬件系统的管理和维护

为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。

3.5注重加强档案管理人员队伍建设

电子档案管理范文第4篇

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看,电子文件在归档管理等方面还存在的问题:

1、原稿被忽视,随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件,这是办公室的常事。然而,一旦文件定稿打印在纸上后,作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留,它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施,甚至随意对其进行增、删、改等操作,使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确,存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围,通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是,目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确,存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性,把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文件就会遭到破坏,甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质,由于软磁盘极易遭到损坏,其保存的期限及可靠程度也存在较大问题,因此极不安全。

3、归档不鉴定,真伪不辨别.电子文件的鉴定,是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说,就是解决文件的去留问题。然而,现在有些单位对归档电子文件的真假与价值,既不做辨别,又不做鉴定,只是将计算机上所有的文件都存到光盘上,就算归档了。这样归档,一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的,另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中,给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低,专业人才缺.电子文件的归档工作,不但要求工作人员必须具备档案的专业知识,而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看,从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低,许多档案部门缺乏专业技术人才,尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备,但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象,自从计算机应用于档案管理后,电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物,作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而,有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足,这些人观念陈旧、意识淡薄,认为档案还是纸质的妥当,对电子文件的优点视而不见,不接受新生事物,不参加学习培训,不懂得计算机操作,总是按老的一套来对待工作,这就给电子文件的归档工作带来了影响,这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前,计算机软件的开发很快,五花八门,日新月异。然而,国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规,许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上,缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度,但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点,因此,操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展,这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平,应该从以下几个方面入手:

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为,如果应该收集归档的文件而没有收集归档,不仅影响了档案的完整性,而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。必要时,应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从电子计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言,电子文件归档应符合下列要求,首先从归档时间上看,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上,以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件,宜采用备份的方法,在网上进行,但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次,从归档电子文件的数量看,为确保电子文件的真实性,便于保管和利用,一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,数据文件宜采用DBF文件,图像文件宜采用JPG格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日,国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出:“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,温度保持在17-20℃之间,相对湿度保持在35-40%之间,同时强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物,从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此,培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说,一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来,如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员,对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训,使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献:

电子档案管理范文第5篇

关键词:电子档案;电子档案管理

随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入,电子文件已成为档案的主要信息来源,电子档案的管理工作已成为档案工作的重要课题。

1电子档案的概念及产生

电子档案是指单位或个人在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的、经过鉴定,具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。近些年,无纸化办公和办公自动化得到广泛的应用,在提高办公效率和降低办公成本的同时,产生了大量的电子文件,这些电子文件通过归档形成了电子档案,声像材料的形成采用电子化手段也丰富了电子档案的内容。同时,随着我国档案数字化工作的不断推进,大量纸质档案经过数字化处理得到的数字化成果也成了电子档案的又一个重要来源。它越来越多地替代纸质档案,其优越性是显而易见的,同时档案真实性的特质也存在缺陷,需研究与克服。

2电子档案的优点

2.1存储密度高

传统的纸质档案,占用很多的柜架及库房面积。而电子档案的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘,这些介质的存储密度很高,小小的一张光盘就可以存储成千上万件电子档案。相当于纸质档案占用的若干套柜架。随着科学技术的发展,电子档案存储介质的存储密度还将继续增大,这样大大节约了存储的空间,可以更加充分地节省利用有限的空间资源。

2.2大大提高了档案利用的效率

在传统的档案查阅模式下,找一份文件需要查看目录,根据目录提供的线索要素,查找有关文件,由于目录制作的水平及查找人员的业务熟悉程度,往往查一份文件需用若干分或小时,有时甚至查不到。由于电子档案是以电子文档、音像图片等计算机文件的形式保存在存储介质中。因此,通过计算机的检索方式可以在数秒钟十分准确而快捷地完成对档案信息的检索,查找到所需文件与类似文件。同时随着计算机网络的迅猛发展,用户可以通过档案管理系统在线检索查阅利用档案,从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会。

3电子档案的特性及存在的问题

3.1设备依赖性

电子档案是存储在各类存储载体上的数据代码。电子档案的生成、检索、查阅的过程就是对电子文件进行编码解码操作,这个操作过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件,相应的软硬件平台,否则不可能实现。就设备更新方面来看,就会使电子档案的长久保管利用带来很大困难,现在计算机技术发展日新月异,更新换代对于计算机硬件来说几年就会更新换代,而光盘等存储载体可以保存几十年。若干年后就有可很可能出现虽然有保存完好的光盘,但是已找不到读取的设备。同时光盘也不如纸质材料,随着时间的推移会自然消磁,会丢失所存档案材料。所以,重要的电子档案需打印成纸质来保存。

3.2电子档案信息与载体的相分离性

纸质档案的墨迹、图形、符号是紧紧依附在纸张上的,内容与载体不可分离。而且是孤本,独一无二,虽然有的纸质档案可以复印,但很好辨别其原件与复印件。而电子档案的内容与载体是分离的,一台计算机上形成的电子档案可复制到另一台计算机上,而且能够在不同计算机上传递,能够突破地点时间限制。这样,一方面电子档案可广泛复制传递方便了利用,另一方面很难识别其真伪与原件,很难保密,很难维护作者、责任者的产权。对档案的原始性、真实性、完整性和有效性造成威胁。

3.3电子档案的易更改性

纸质档案一般不易更改,若更改其痕迹容易识别看出破绽。而电子档案人们可以随意对其进行删改、增补、拼接、压缩、还原等操作,这些更改不会留有痕迹。而电子档案由于电子文件本质上是通过编码的数字序列,并且对电子文件进行的修改可以做到轻而易举,因此,如何判断电子文件是否被篡改已成为电子档案鉴定工作的一个难题。也给档案管理与利用造成困难。

3.4电子档案的多媒体集成性

由于电子计算机多媒体技术的应用,文字、图形、声像等多种媒体信息均可随意组合、拆装搭配构成电子档案的内容,使得其信息量和结构要比纸质档案复杂得多。甚至会造成同一份电子档案的信息存在不同的载体上,这给电子档案保管带来很多问题。

4如何做好电子档案管理工作

4.1建立并严格执行完善的档案管理制度

为了安全高效地对电子档案进行管理,首先要建立一套安全可信的权限管理机制,并且要求所有档案管理人员严格执行,确保档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、更新和删除等所有操作,都必须由具有相应操作权限的人员进行,严禁不具备相应操作权限的人员对电子档案进行操作。同时在日常工作中,档案管理人员严格执行电子档案管理办法,实行电子文件管理和电子档案管理相统一,制定科学合理的电子文件归档制度。

4.2严格控制电子档案的修改复制

由于电子档案易更改和易复制的特性,所以在电子档案的管理工作中,应严格控制电子档案的修改及复制操作,防止电子档案被篡改、信息丢失、失泄密等情况的发生。在实际工作中,可以将电子文档设置为只读、或对电子文档进行加密,也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等,以确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

4.3加强电子档案的安全管理

①对办公自动化系统及电子档案管理系统与互联网进行物理隔离,严禁涉密计算机接入互联网,避免由于计算机病毒、黑客攻击等情况的发生;②对使用者的权限进行严格审核,对使用权限进行系统认证鉴权,注册登记,保证操作动作回溯可查,责任到人;③要定期对电子档案进行备份操作,确保电子档案的数据安全。

4.4加强对档案管理人员的业务学习和继续教育工作

随着档案数字化工作的逐步展开,档案工作的对象已经从传统纸质档案逐渐向电子档案转变,这就要求档案工作者不仅要具有较高的档案业务水平,同时还应熟练地掌握计算机技术。为了更好地将新思想新技术运用到电子档案管理工作中,加强档案管理人员的业务学习和继续教育工作势在必行。

4.5不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施

在电子档案管理实践工作中,要不断研究总结,遵循电子文件和电子档案产生发展的规律,勇于创新,不断完善电子档案管理的各项规章制度。同时要重视电子档案管理经验的学习交流,吸取和借鉴其他单位企业先进的制度及方法。

[参考文献]

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