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办公室督办工作职能

发布时间:2020/6/4 9:31:52   阅读:

督办工作是铁路企业决策执行过程和结果监督的重要管理环节,是办公系统的重要组成部分,对推动企业各项决策的有效落实、提高执行力起着非常重要的作用。本文结合铁路企业办公系统实际,综合分析了当前存在的问题,提出了解决建议,并就进一步加强和改进督办工作进行了思考,目的为通过充分发挥督办工作职能作用,提高管理水平和办公效率,促进企业各项工作高效高质开展。

一、当前铁路企业办公室督办工作存在的问题

(一)督办工作格局尚未形成

虽然随着铁路现代化发展的大跨步和企业自身制度的不断健全完善,督办工作水平有了明显提升,但很多基层单位仍为给予督办工作足够重视力度。一是认识不到位。缺乏督办工作的整体意识,甚至存在认为多此一举、浪费精力的错误认识,对督办工作在企业管理中的重要意义学习不深、认识不透。二是方法不到位。未能将督办作为各项工作有效落地的“牵头抓总”,而“单打独头”抓督办现象较多,缺乏科学全面的实施方法。三是意识不到位。线条部门缺乏督办的主体意识,一味认为督办就是办公室的职能职责,未结合工作实际理解督办职责,被动接受多、主动认领少,尤其是不细化本部门负责的督办重点,以及同步抓好督办跟进工作。

(二)督办制度设计尚未完善

督办人员规范化的工作方式是做好督办工作的前提,而工作方式的规范化来自科学化的工作机制,普遍性来看,铁路基层单位的督办工作还存在的一定地随意性,缺乏符合行业特点的工作设计,制度功能性突显不足。一是督办工作机制没有建立健全,缺乏督办管理工作制度的“顶层设计”,无法做到有章可依、有章可循。二是督办工作标准不够清晰明确,对“督的工作具体目标”“怎么才能督得好”“督到什么程度”“实现什么目的”还缺乏统一务实的规范。三是督办工作流程不够科学合理,缺乏对执行督办事项、机构、人员和工作标准的过程管控,有的单位制定的督办办法或者制度,只是草率简单扼要地制定几条规定,在落实上也缺乏实际经验和具体导向,导致承办部门、执行人员“无的放矢”,执行的督办具体事项没有实际效果和真实意义,难以体现督办的价值性。

(三)督办过程跟踪尚未建立

简单将领导指示和会议要求直接作为承办部门的具体工作,对承办部门的执行过程不加以跟踪监督,以至承办部门处于“失控”。一是承办部门遇到推动难的工作畏难情绪严重,不主动沟通协调,进度停滞不前,最终形成“上不督”“下不办”的结局。二是承办部门落实督办事项仅仅停留在文件学习、会议布置、电话通知阶段,不狠抓过程,认为“我说了就是我做了”,或者督办反馈情况质量不高,有些督办工作完全情况不做具体描述,具体做到哪一步不做详实说明,“能混就混”现象严重。三是承办部门抱有侥幸心理,只办理主要领导要求的督办事项,其他事项“能拖就拖”,更有甚者偷换概念,用相似工作顶替督办任务凑数,反正事情差不多,即使最后办完了也缺乏时效价值。

(四)督办信息发展尚不成熟

成熟的信息化发展已经助推铁路管理水平跨上了一个新的台阶,但利用信息化创新督办工作的手段和办法还有很大缺口。一是缺乏网络信息化的督办工作全程跟踪功能,针对督办事项的进度、质量和实效无法做好预判、分析及掌握。二是缺乏网络信息化的督办工作分析评估功能,无法快速处理督办数据,高效形成客观分析结果。三是缺乏网络信息化的督办工作状态提示功能,无法及时掌握时效时限,增强承办部门的责任感和紧迫感,超时办理情况屡有发生。

二、抓好督办工作的建议

(一)进一步建立健全完善的职能体系

由于铁路自身安全实际的特殊性,决定着办公室督办工作是一项基本工作的同时,更是一件严肃、重要的政治工作,只有抓好督办并发挥职能作用,才能确保铁路事业的健康发展,保障铁路运输安全的持续稳定。作为铁路企业来说,无论是对督办工作的整体规划,督办权力的授予、行使和监督、制约,还是督办过程的组织实施、跟踪和监督,都要具备符合行业实际的工作体系。如,结合铁路运输安全实际,切实完善督办的日常管理、过程通报、评比考核、责任追究等制度和办法,细化“分解立项、督查实施、组织协调、反馈报告、情况核实、立卷归档”工作流程,形成一整套内容详实、形式科学、分类齐全、操作严谨、执行务实的督办闭环管理体系,保证督办的组织和运用走上规范化、制度化、科学化、全面化的轨道。

(二)进一步打造专业客观的人员队伍

鉴于铁路主业的综合性、多元性、复杂性及特殊性,给督办队伍提出了更高要求,这就要求督办队伍不断加强专业研究和增强业务技能,逐步从传统督办观念向现代督办理念转变,推动督办工作整体水平提升。如,围绕业务技能、应急处置、职业精神和服务态度等综合指标,加大督办队伍的专业培训力度,不断提升督办人员的专业素质和队伍的整体质量;围绕实事求是、作风扎实、秉公直言及刚正不阿等特点需要,不断做好督办人员的作风培养,同时,将所有督办专岗人员纳入专项考核,科学评估,奖优罚劣,以督办事项办结率、承办符合率等作为督办工作的绩效评价的主要指标,以此激励督办人员积极投身工作,更好地为企业的发展提供优质的服务。

(三)进一步导向及时有效的成果运用

督办结果的充分运用是督办实效价值的真实体现,科学结合铁路自身行业发展规律,按照“聚焦中心抓督办”的思路,坚持把影响安全的各类问题、特殊时期的部署要求和运输安全的关键环节,作为督办工作的“重中之重”,切实围绕运输调图、行车设备、劳动人身、施工作业、防洪抗汛、路外环境及干部作风等运输安全重点,和货运上量、客运提质、资产经营开发及铁路基建等运输经营重点,以及民生实事工程重点,抓住不放,一盯到底,针对企业重大决策落实情况以及领导特别关注的重要工作,及时做好深入督查调研,从深层次分析查找原因,拿出切实可行的解决对策,为企业和领导提供有依据性的建设性意见,使得企业整体基础工作不断得到巩固和加强。

(四)进一步实现信息科技的工作创新

当前,办公自动化已成为铁路企业必要的运作手段,如公文处理系统、人员履职系统、安全生产系统、网络学习系统以及各类工作职能配套系统,大幅度地提升了企业的办公效率,因此,督办工作也要顺应发展形势,结合铁路行业特点,依托互联网信息技术,综合设计开发督办管理系统,合理高效的整合信息资源,实现立项、检查、催办、跟踪、查询、销号等督办功能的有效对接和闭环,真正实现督办全过程信息化、系统化管理。一方面是便于企业内部各系统、各部门协调沟通工作,及时实施工作进度动态更新。另一方面也便于决策层和督办部门及时全面掌握工作进展情况,最大限度提高督办部门及承办部门工作效率。

三、对开展督办工作的思考

综合以上问题及建议,仍不足以确保督办成效最大化,还需进一步探索督办规律,重点思考如何将督办体系全方位着力融入中心,从而发挥更大效能。

(一)着力在思想上融入

一是强化教育。加强对督办人员的“融入”教育,牢固树立“融入中心,服务大局”的思想,切实把促进中心工作作为督办工作的出发点和落脚点,作为检验工作成效的重要标准。二是增强意识。要求督办人员围绕中心工作,针对不同时期工作重点、热点和难点,及时把握督办核心点,积极有效地发挥好机制保障作用。三是抓好协调。加强督办工作与综合工作的协调沟通,尤其是制定的督办措施、办法以及内容、项点,办公室要与线条部门加强沟通,积极交流、主动融入,明责把关,做好督办工作科学运作,使措施、办法符合政策,使内容、项点切合实际,都能有效地运作执行。

(二)着力在机制上融入

一是形成督办牵头机制。做到“四个纳入”,即:把督办工作纳入党政管理的全过程,实现党政管到哪里,督办工作做到哪里;把督办工作纳入各级管理人员的岗位职责,实现环环相扣形成督办链,人人都是督办员;把督办工作纳入领导人员的政绩管理,实现真正意义上的生产经营和督办工作同步;把督办工作纳入企业经营管理验收考核,实现督办工作过程与结果的相互作用、相互促进。构建“大督办”格局。二是优化督办管理机制。针对新时期安全稳定的压力越来越大,不断优化督办工作新机制,将督办触手延伸到实事督办,把事关民生的事、事关职工群众切身利益的事,作为必须督办、抓紧督办的事,大力解决铁路基层一线人员存在的实际问题。三是创新督办联动机制。构建决策层抓总、部门抓系统、基层抓具体、领导抓重点的督办工作格局,通过明确各级部门、各级岗位、各级人员的督办具体职责及责任,形成上下协调联动、覆盖企业整体的督办工作联动机制,进而逐步由一个部门唱独角戏转变成企业上下大合唱的督办新风貌。

(三)着力在目标上融入

一是选好“切入点”,把督办工作的目标和责任与中心工作的目标和责任融为一体,切实做到“目标同向、责任同负、工作同步、成果同出”。二是抓住“关键点”。把督办工作作为铁路管理的得力抓手和载体,把督办的关键点落到关键环节、关键处所、关键岗位、关键人员,使督办的着力更加精准。三是找准“落脚点”,紧抓铁路运输安全实际,作为督办“落脚点”,从而达到共保安全目标。

(四)着力在考评上融入

一是建立健全长效督办考核机制。以“中心目标、传导压力、强化考评、突出重点、作用发挥”为内容的考核项目,突出督办工作的目的和作用,制定督办成果、督办质量的硬性考核指标,并量化、细化,形成周期性考核,确保督办体系融入的实效性和长效性。二是坚持做到督办工作与中心工作同部署、同检查,并实行一体化考核,考核扣分情况要真正纳入到企业收入分配中,以提高各级部门、各级人员对督办工作任务的重视程度。三是把督办工作质量作为评价各级班子能力、作用好坏的重要内容,把各项任务目标作为检验督办工作成效的标准,通过建立健全明晰的考核办法、逐级负责的落实机制,克服督办工作闭门造车、自我循环的倾向。

(五)着力在能力上融入

一是加强督办岗位人员的专业培训。在铁路不断地改革发展中,提高专职人员的综合素质十分重要,动员各级部门、各级人员克服“种种”困难,杜绝“条条”借口,致力于督办工作的专项研究,组织督办人员开展专业培训。二是加大“复合型”督办管理人员的培养力度。建立完善督办岗位人员的培养机制,加强岗位人员交流与互动,把督办队伍建设成为一支懂经营、会管理、善思考、抓落实的多功能队伍,从自身能力上解决融入无力的问题。三是严格控制选拔使用督办人员。坚持德才兼备的原则,按照“政治坚定、品德优良、能力丰富、作风务实、知识面宽、事业心强”的要求,做好选拔和使用督办人员,避免把督办岗位作为“照顾”人情的渠道。

(六)着力在文化上融入

小型企业靠人盯人,大型企业靠制度管人,跨国企业靠文化引领人。企业文化建设是各项决策决议有效执行的一种新思路、新策略,也是企业重要工作落实落地的重要基础。在社会进步科学发展不断改革创新中,引导铁路企业紧跟改革的步伐,督办工作作为企业工作职能不可或缺的部门,必须逐渐融入到企业文化建设中,与铁路的安全、现代、进取、精细、文明等精神紧密结合,围绕督办工作具体形式、内容、成果,通过加强督办管理模式的创新与实践,最终形成严谨务实的工作作风,为企业的可持续发展提供了精神动力保证。督办工作对铁路企业决策的形成和推动具有重要意义,因此新时期督办工作更要与时俱进,紧密结合铁路深化改革目标,不断科学创新督办工作管理理念,提升督办工作整体质量,促使职能作用最大化发挥,为铁路改革发展目标提供坚实保障。

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