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计算机网络技术在档案管理中的运用

摘要:近年来,国家教育政策和人事管理系统是不断变化的,而我国高校普遍采用的人事档案管理模式明显落后,不利于学校工作的开展。档案的收集,整理,编目,分类等主要依靠手工操作,纸张文件中绑定了一些,整理损坏严重,影响了文件的安全性和完整性。同时,缺乏人事档案管理办公自动化技术和文件管理软件,电子记录的管理经验缺乏技术无法跟上实际的工作需要。因此,如何将计算机网络信息技术应用于高校档案管理中是高校应该解决的当务之急,通过网络信息技术的应用可以大幅提高档案管理的效率降低管理成本,是高校档案管理的发展方向.

关键词:档案管理;计算机网络;信息化建设

0引言

高校档案管理主要指的是在高校的教育活动中产生的各种信息数据、文档资料等进行整理、编辑、保存等工作进而为高校师生提供信息检索的一种资源再利用的服务。然而随着以计算机网络技术为代表的信息化技术的飞速发展,加快了高校档案管理方式的转型。传统的高校档案管理手段已经不能满足信息化时代高校的需求,必须对传统档案管理进行信息化的改造升级。无论是从理论方式还是技术手段对高校档案管理进行信息化改造都会极大地影响高校档案管理信息化建设的发展。因此要认真分析高校档案管理的各个环节,充分利用现代化的管理理念、方式以及技术对高校档案管理进行科学的信息化改造,实现高校档案管理工作的每个环节实现信息化,数据化,智能化、共享化,以便提升高校档案管理效率,降低管理成本,适应高校现代化的发展速度。因此高校档案管理应用计算机网络信息技术进行信息化的改造对高校档案管理工作有着极其重要的意义。

1高校档案管理的现状分析

当前我们处在一个被信息技术包围的大数据时代,因此高校的档案管理无论是管理理论,管理环节还是管理技术都在发生着剧烈的变革。未来高校档案管理工作的发展方向是依托计算机网络信息技术朝着建设大档案,应用大技术,实现大服务的方向飞速发展。高校档案记录着高校不同时期的各种信息,数据,图像等历史文献,是高校发展的历史缩影,具有非常高的价值。高校的档案馆是专门提供这些信息的保存管理并提供检索的专门机构。然而随着时代的发展,信息技术的普及,当前高校档案馆的管理模式明显地落后于时代潮流,不能提供更加便捷、大量、及时的信息查询服务,非常不利于高校一些工作的开展。高校档案管理问题主要表现再如下这些方面:

1.1重管理轻宣传

近年来,高校档案的价值越来越多地得到各高校领导及部门的重视和认可,因此高校档案管理的各种制度得到很大程度上的完善,基础设施方面也取得了非常大的成就。然而,档案宣传工作依然被忽视,宣传力度不够,进而影响了档案管理工作在高校的重要程度。

1.2管理设施落后,操作复杂

高校档案的收集,整理,编目,分类等主要依靠手工操作。纸张文件中绑定了一些,整理损坏严重,影响了文件的安全性和完整性。同时,缺乏档案管理办公自动化技术和文件管理软件,电子记录的管理经验缺乏技术无法跟上实际的工作需要。

1.3个人资料的意识,归档处理困难

许多人不关心档案的问题,一些重要的档案重大遗漏,或无法找到原来的文件,甚至在需要的时候,急于补充新的文件,所以普遍缺乏内容创建的数据,缺乏系统性,不利于基本验证的真实性和可靠性,也容易受到质疑。

1.4缺乏专业人才

当前的信息技术时代还缺乏强大的技术支撑,究其原因是因为缺乏专业人才,即缺乏计算机信息技术和档案管理能力兼具的复合型人才。

2制定高校档案管理信息化的总体规划

结合高校的发展战略,档案管理信息化应制定总体规划。制定高校档案管理信息化总体规划的目的是推动档案信息化协调发展,在具体的制定过程中应先分析高校自身的特点和发展目标,然后以此为基础进行深入调查论证,最后制定科学合理的档案管理信息化长远规划及近期计划。此外,还应注重系统实际应用的效果,重视系统对高校信息服务的目标支持,强调系统的可扩展性和灵活性,给未来发展留下扩展空间。

3高校档案管理信息化的内容

3.1完善就业档案管理体系责任制的建立。

就业档案管理不应该是多部门合作的产物,应建立一把手责任制,由院长书记牵头,将责任落实到各个具体的业务部门,形成有效的管理制度。

3.2完善高校档案管理信息化硬件建设

配套的硬件基础是信息化建设必不可少的条件,因此必须采取措施完善高校档案管理信息化硬件建设,只有这样,档案信息化的管理才能向纵深方向继续发展。

3.3应用新的信息技术处理高校档案信息

随着互联网的不断普及,新的移动技术应用范围越来越广,高校档案管理也应该与时俱进,在其管理中应用计算机网络技术,如此不仅管理成本会大大降低,还能够大大提高档案管理工作效率和质量。

3.4配备相应的信息化开发、应用人员,提升就业信息化水平

高校档案信息化管理,除了硬件需要完善,也应配备相应的技术人员。延伸性是检验信息系统是否完善的一个重要指标,每个信息系统都不可能十全十美,多多少少都会存在漏洞,此时就需要配备相应的信息化开发、应用人员,随时对系统进行查缺补漏,及时消除系统的潜在风险,提升信息化管理水平。

4应用案例

4.1现状分析

山东建筑大学档案馆,随着档案査询量的增大,档案利用率增高,档案馆的工作人员并没有增加,使得每个工作人员需要承担大量的工作,工作强度越来越高,如此依然采取传统的手工模式管理档案信息,极易出现以下问题:档案信息无法共享、信息易丟失、档案易破损、档案査询困难等,这些问题已不适应大数据时代的档案管理工作的发展需要,在一定程度上限制了档案的管理和利用。因此应用档案管理系统来管理档案,降低档案管理人员劳动强度,提高档案管理工作效率和效能已迫在眉睫。

4.2档案管理系统开发框架

该系统包括档案管理和系统管理两大模块,每个模块又包括若干子模块,模块之间有机地结合。该档案管理系统是在充分调研不同类高校档案管理的需求的基础上进行设计和实现的,采用了目前流行的J2EE技术,系统框架使用三层架构:用户层、业务逻辑层和数据访问层。山东建筑大学档案管理系统的三层架构如图1所示。根据高校档案系统功能结构分析得出系统的模块功能图,如图2所示。生档案管理系统极大地提高了工作效率,只需手机安装APP通过授权后便可随时查询档案信息,或者电脑上登录档案管理系统的网站输入授权的账号密码便可查询,相比以往去档案馆内现场查询省去了很多时间,提高了效率。档案馆因为部署档案管理系统提高了工作效率,没有出现排队查询的情况,查询档案的人员也大幅降低,节约了人力成本,档案管理员由原来的15人减少到3人,并增加了一名信息维护人员,管理费由原来的5万元每月左右降低到现在的2万元左右。山东建筑大学档案馆通过信息系统的应用实现了提高服务质量与效率的同时降低了管理费用,取得了非常好的社会及经济效益,值得大力推广。

5结束语

总之,高校的档案管理是一项由大量的对各类数据整理保存的繁琐工作,在高校的档案管理工作中应用计算机网络技术将是时代发展的需求,更是科学和技术发展的必然结果。高校的档案管理要从管理的观念上不断创新,采取有效措施,要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量,提高管理者的素质,信息资源才能被越来越多地广泛分享和应用。因此,要更加积极地探索高校档案现代化的管理模式,以加强信息化建设来解决高校档案管理工作中出现的诸多问题,推进高校档案管理信息化的发展,为高校进一步发展提供良好的服务。

参考文献:

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[7]何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放,2010(10).

[8]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报,2007(06)

作者:路慧泽 单位:河北农业大学

 

  发布时间:2017/5/13 16:18:55  阅读人次