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“鸟笼理论”公司管理体系建设

“鸟笼理论”公司管理体系建设

中国老一辈革命家陈云同志针对中国当时经济发展现状,提出了著名的“鸟笼理论”,他指出:“市场经济是鸟,计划经济是笼子,意思是搞活经济是在计划指导下搞活,不是离开计划的指导搞活。放鸟是搞活经济,笼子就是社会主义原则,鸟只能在社会主义原则里飞!”鸟笼理论作为一种科学的经济手段,对搞活当时的中国经济,有效进行市场调节,遏制通货膨胀等方面起到了积极作用。其实,管理企业又何尝不是如此。企业的管理体系文件就像一个个“鸟笼”,逐步把企业的内部经营规范到一个正常轨道,使企业在经营活动中立于不败之地,并逐步发展壮大。那么公司管理体系文件应该包括哪些内容呢,如何制定出符合公司发展的管理体系文件呢?现进行简要分析,也算是工作中的心得体会。

一、管理体系文件的主要内容

1.组织管理手册和权责手册

组织管理手册是公司的纲领性文件,通过组织管理手册确认公司的组织架构及各部门的主要职责;权责手册主要是明确公司各部门及相关领导的审批权限,是管理制度的骨架和脊梁。组织管理手册和权责手册构成了一个“大鸟笼”,保证公司在经营活动中不偏离方向。

2.管理流程及指引、标准作业流程、产品标准

管理流程及指引是在组织管理手册和权责手册的基础上,明确企业经营活动各个阶段的管控目标、主要职责及工作程序,是管理制度的肌肉。其中,管理指引是对某项具体工作进行规范的文件;标准作业流程是对管理流程及指引的有益补充。通过对某项工作从头至尾的描述,并附加上相关的文件、表格,保证每项工作的规范性;产品标准是指企业从设计方面对自己的产品逐步实现标准化。如万科、万达等大型房地产公司均形成了自己的产品标准。通过产品标准化工作,可以降低运营成本,迅速提高工作效率。管理流程、指引、标准作业流程及产品标准明确了企业经营活动各个阶段的管控目标、主要职责及工作程序,构成了一个“中鸟笼”,保证每项工作的规范性,有利于降低成本,提高工作效率。

3.职位说明书

职位说明书主要明确了岗位的职责、指挥关系及任职条件等。通过职位说明书可以保证各岗位职责明确,任务明了,使各项工作达到“表格化、数字化、流程化和模板化”的标准要求,是整个管理体系文件的汇总。从员工角度来说,职位说明书是也是一个“鸟笼”,通过职位说明书,明确规定每个岗位的工作职责、关键权限、评判标准及奖惩细则,并将工作中涉及到的管理流程、指引、标准作业流程链接到职位说明书中,员工可以据此自动自发地开展工作和评判工作。

二、管理体系文件的制订方法

1.准备工作

首先要组成由企业高管挂帅的编制小组,讨论并确定企业的发展战略及管控模式,明确管理体系文件需要控制的关键节点,梳理企业运营管理的关键流程,为管理体系文件的编制奠定基础。其次要制定合理的编制计划,明确编制时间、编制内容及责任部门,保证管理体系文件能够在规定时间内完成。

2.分阶段进行编制工作

管理体系文件编制可分为以下5个阶段:分别为组织管理手册及权责手册编制阶段,管理流程及指引编制阶段,标准作业流程编制阶段,职位说明书编制阶段及产品标准编制阶段。其中,组织管理手册、权责手册、管理流程及指引应该首先进行编制,其余几个阶段可以视企业发展情况逐步进行。第一,组织管理手册及权责手册编制阶段。是管理体系文件编制的最重要的阶段。在这个阶段内,应该着重梳理好各部门内部,各部门之间,集团总部与所属公司之间的工作职责。编制期间应多次组织跨部门参与的讨论会,对各关键权责,尤其是跨部门、跨公司的关键权责进行讨论,确保公司运营整个过程的关键职责都能体现。第二,管理流程及指引编制阶段。管理流程、指引一般包括流程概况、流程图、工作职责、工作程序、支持性文件及相关记录6个部分。本阶段编制过程中首先要根据组织管理手册和权责手册内容,制定包括名称、所属模块、文件编号等内容的编制提纲,避免编制过程中漏项;其次,要在管理流程、指引中明确上、下游流程,使整个流程、指引连续贯穿公司整个运营流程;再次,要高度重视流程、指引中流程图的绘制工作,通过图表形式描述整个工作程序;最后,要详细填写流程及指引中的支持性文件及相关表单。第三,标准作业流程是对管理流程、指引有益的补充,通过对作业流程的详细描述,规定每一步的操作流程,可能使用的文件、表单、对接部门等,用来指导和规范日常工作。第四,职位说明书编制阶段。职位说明书应包括基本资料、职位目标、工作联系、职责权限、任职要求、其它六个部分。其中职责权限是职位说明书编制过程中的重中之重。首先要根据岗位职责,确定工作职责及权重,在此基础上,要对工作职责进行描述,最后,要明确每项工作描述需要的支持性文件,包括管理制度、关键权责、标准作业流程、评判标准及奖惩细则。在编制完成后,可以讲上述文件嵌入到职位说明书中。新员工在拿到职位说明书以后,可以迅速按标准开展工作,提高工作效率。第五,产品标准编制阶段。可根据企业的经营范围及产品形式,制定相关标准,最终达到降低管理难度和成本,缩短产品开发周期,提高投资回报率的目的。

3.编制过程中需要注意的问题

第一,管理体系文件的编制绝不是组成一个编写小组就能完成的工作,公司职能部门要全程参与编制工作。这样才能保证管理体系文件符合企业经营活动的实际情况,便于管理体系文件的落地。第二,处理好管理体系文件中的逻辑关系。在编制过程中,要认真梳理各职能部门之间的业务联系,哪些是需要分工合作的,哪些是需要互相制衡的,这样才能保证管理体系文件是一个整体。

三、如何保证管理体系文件的执行

当然,仅有科学规范的管理体系文件是不够的,必须采取有效措施保证其真正落到实处,真正起到“鸟笼”的作用。主要包括以下四个方面:

1.领导支持

新管理体系文件的推行,必将遇到重重阻力,如果没有公司领导,尤其是一把手的支持,制度只能成为一纸空文,因此企业的核心团队必须高度重视,大力支持管理体系文件的推行工作。

2.加强培训

要采取多种措施开展管理体系文件的培训工作,尤其多开展跨部门、跨专业的培训,使每个员工都能了解各自岗位及上、下游岗位的职责、流程及评判标准。

3.固化文件

通过OA或ERP系统,将管理体系文件,尤其是审批流程固化在系统内。并且在企业内部宣布,不再进行纸质审批,强制员工使用。管理体系文件的固话是管理体系文件推行的关键环节,虽然需要投入一定的资金,但将起到事半功倍的效果。

4.做好检查

应该定期对制度执行情况进行检查,通过检查,发现执行中的问题,同时收集合理化建议,逐步形成制定(补充)、检查、修订的良性循环。孙子兵法曰:“故善战者,立于不败之地而不失敌之败也。是故胜兵先胜而后求战,败兵先战而后求胜。”能让企业真正立于不败之地的,除了企业的发展战略之外,就是规范的管理体系,也是企业的核心竞争力之一。只要坚定不移地走下去,相信每一个企业的产品线将逐步清晰,经营指标将逐年提高,真正走上良性、快速发展的轨道。

作者:于军 单位:大连新星房地产开发集团有限公司