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行政事业单位会计档案管理问题

摘要:会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。本文浅谈行政事业单位会计档案管理中存在的问题,并探求解决对策,意在促进行政事业单位会计档案管理的规范化。

关键词:行政事业单位;会计档案管理;问题;对策

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要有:会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料和证据,既是重要的经济档案,又是单位档案的重要组成部分,它在加强单位财务管理、开展绩效评价、实施责任审计等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日,国家财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订,修订后的新《会计档案管理办法》(2016年1月1日实施)对会计档案管理又进一步作了明确具体的规定,但由于一些客观条件和主观因素的影响,行政事业单位的会计档案管理还存在一些问题。

一、会计档案管理存在的主要问题

(一)对会计档案管理的思想认识不够第一,单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视,但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作不够重视。第二,许多单位档案管理人员没有经过专业培训,缺乏档案管理工作基本知识,不懂得档案的基本操作规程,对会计档案的归档范围和标准不清楚,整理出来的会计档案达不到要求,不便于查阅;还有一些单位没有配备专(兼)职档案管理人员,各业务部门或科室都只负责保管本部门或科室的档案资料,会计档案一直都是由单位会计直接负责保管。在旧版的《会计档案管理办法》中规定“未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。”但新修订的《会计档案管理办法》明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”第三,一些行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度,或仅作为财务管理制度的一个部分。有些单位虽然有制度,但也没有及时根据国家政策进行更新,更没有严格执行。

(二)电子会计档案管理不完善在传统的会计档案管理中,大多数单位只重视对会计凭证、账簿、报表等纸质会计专业资料的归档,却忽视了对电子会计档案数据及软件读取平台及时、有效、完整的备份和存储。有些虽然备份了,却忽视了对文件格式的转换和对磁存储介质的保管,使存储在其上的信息丢失或无法读取,造成数据库丢失。新《会计档案管理办法》明确指出:电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
(三)会计档案立卷、归档、查阅和销毁等工作不规范在立卷和归档上,有些单位不按保管期限分别立卷归档,导致分类、立卷和归档混乱;在查阅上,主要是手续不齐全、程序不规范,造成查阅困难;在销毁上,主要是鉴定销毁难,大有无人来销,无人敢销的局面,即使超过保管期限年数,也不愿销毁,导致积案过多、毁损严重。

(四)会计档案管理监管力度不够在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中,很少有将会计档案规范化管理作为检查重要事项的情况。在单位内部,也很少有单位将会计档案管理真正融入到财务管理工作的全过程,作为单位财务管理的固有环节来对待,很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制,影响了会计档案的质量和管理的成效,最终影响会计档案的有效利用。

二、规范会计档案管理的对策与建议

(一)提升会计档案人员素质,规范会计档案管理首先,单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,切实把会计档案管理列入领导工作议事日程,使会计档案管理走上法治化的轨道。其次,加强对会计档案工作人员的全面培训,把增强会计档案管理知识和操作技能,作为会计人员和会计档案管理人员的岗前培训的重要内容,同时还要搞好后续教育,增强责任心和执行力。再次,健全会计档案管理制度。要根据财政部2016年修订的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等法规的规定,结合自身实际,建立和健全一套会计档案管理制度。包括财务档案归档制度,要明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等;档案保管、安全保密制度,明确职责,确保档案不丢失、不损坏、不泄密;建立和落实档案保管工作责任制,明确各人职责,使会计档案收集、归档、保管工作落到实处。

(二)加强电子会计档案的管理第一,要建立电子会计档案备份制度,及时做好电子会计档案的备份,特殊格式的网络财务档案应当与其读取平台一并备份并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘的保护工作。第二,要使用能够准确、完整、有效接收和读取的电子会计资料;能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料;设定了经办、审核、审批等必要的审签程序的会计核算系统,并配备具有高清晰度打印功能的打印机,作为输出纸质会计档案的工具。第三,要使用能够有效接收、管理、利用的电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系的电子档案管理系统。第四要强化系统的安全防护功能,定期进行补丁维护。同时要利用计算机技术完善相关内控制度,比如电子签名,禁止未经授权的访问,防止篡改,建立灾后恢复的应急方案。

(三)规范会计档案的整理归档一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订,规范封贴、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订,凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入凭证盒,会计账簿、财务报表和其他类会计档案逐卷装入档案盒,并逐项填写档案盒上的内容。二是规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位,会计档案可由财会部门暂管一年后(便于财会部门查阅近期资料)按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立的单位要尽快建立,会计人员交接会计档案时,要认真办理交接手续。三是严格执行会计档案查阅审批制度。未经有权限人员批准,任何人不得查阅会计档案;同时利用借阅登记手续,做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录,做到责任明确、内容完整、时间清楚。四是要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识,依法依规进行档案销毁。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。在销毁会计档案时,单位档案管理机构要编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人要在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时,应严格执行相关部门监销制度。对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止,并应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

(四)强化会计档案管理的监督管理财政、审计等部门在进行各项业务检查时,应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容,促使单位规范会计档案管理,进一步提高会计档案管理水平,充分发挥会计档案的重要使用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容,融入单位财政财务管理的相关制度之中,在日常管理中严格遵循,形成长效机制。

参考文献

[1]财政部,国家档案局.会计档案管理办法〔S〕.2015-12-11.[2]黄焕敏.浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策〔J〕.合作经济与科技,2014(02).

[3]易南冰,段万兵.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策〔J〕.中国财经信息资料,2014(17).

作者:李晓霞 单位::甘肃省张掖市市政公用事业管理局

 

  发布时间:2017/6/9 17:43:32  阅读人次