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公路管理部门档案整理及现状分析

1档案整理含义

档案整理是档案管理的一项基础工作,主要包括区分全宗、全宗内档案分类、案卷目录编制、案卷封面编目等。其类型分为局部调整、系统排列和编目、全过程整理三大类,通过分门别类划分能有效提高档案存储安全性。

2农村公路管理部门档案整理现状

2.1没有充分现实公路档案整理现状

公路交通部门在解决三农问题过程中提出建设农村公路网建设,可以说这是一项促进农村经济发展的重要措施。而农村公路建设项目中如工程监理、勘察设计等全部单位工程都应通过招投标及签订合同等步骤后才能投入建设。因为农村公路建设关系到农村千家万户,民众都给予了强烈的关注。然而在把农村公路建设中每年都会有大批量群众前往市农村公路管理部门查询自己所在农村公路建设资金筹措、里程、建设、质量管理等情况,因此对查询体制进行完善十分有必要。农村牧区公路是农村公路重要的公益性基础设施,但由于受资金限制等因素影响,目前还无法圆满解决农村公路养护与管理,只有准确分析和正确认识农村公路建设情况才能避免出现只建不养和公路损坏严重等情况。

2.2缺少相应的法律制度

近年来随着国民经济的大幅度提升,交通建设也逐渐覆盖到农村地区中。公路档案作为农村道路建设的资料参考依据,其整理方式就不同于教学档案、人力资源档案等事。档案作为记录历史发展过程的形式,它的可信性和真实性为其他文献提供有效依据。自从进入法制社会后,我国在档案管理方面还缺乏可靠的法律制度,毫无疑问为后续农村公路档案整理工作设置了路障,更不利于农村经济发展。

2.3整理档案设施落后

自我国改革开放以来,相关部门一直不重视农村公路档案整理工作,甚至在处理现有的档案整理不规范行为都缺乏执行力度,多存在口头批评情况。与此同时大部分农村公路档案建设硬件设施都相对落后,依旧以手工记录为主,但手工记录会随着时间流逝而慢慢淡化,一旦丢失,将会造成极大的损失。因此农村公路管理部门应先解决档案硬件设施和人才缺失问题,增强档案整理监督力度,提高档案整理效率。

3加强农村公路管理部门档案整理措施

3.1正确认识农村公路档案整理

我国农村公路无论从养护管理力量还是技术能力都只能简单满足干线公路,根本无法兼顾农村牧区公路。而档案部门作为收集整理公路建设信息资料的主要组织,应及时了解我国农村公路近年来档案信息情况,充分认识及了解农村公路档案整理现状,并有序安排相关工程文件材料的整理和归档等工作。农村公路管理部门应合理划分档案管理人员,实施专人档案负责制度,由此保证档案安全新以及出现突发事件的可追究性。根据我国农村公路发展和建设情况对其养护管理等方面存在问题进行分析,并提出如何完善公路档案管理的意见,尽可能将农村公路发展和小康社会建设策略相持平,从而为农业及农村经济发展创设良好的交通环境。

3.2引进农村公路档案整理与人才

农村公路档案作为真实反映农村公路建设情况和宣传农村公路建设的主要素材,对其档案整理工作进行加强完善十分重要。近年来随着农村公路档案事业的快速发展,工作人员也改变传统思想理念,逐渐工作重点转向为建设新农村提高档案服务层面。但是农村公路档案整理还存在的硬件设施落后及缺少技术型人才等问题仍然成为影响农村档案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟踪管理农村公路建设质量,积极引进优秀档案整理人才,优化农村公路管理部门档案整理人员结构,不断加强对档案整理体系监督。此外农村公路工程建设投资力度相对较大,资金可能来自多个渠道,整个工程建设周期长,因此就要求农村公路档案整理具有阶段性、复杂性、广泛性等特点,在分析档案整理现状时应与其特点进行有效结合,由此一来才能推动农村公路档案管理可持续发展。

3.3实施档案整理信息化

目前大部分档案工作人员在高速发展的网络信息环境下都充分认识到创建档案信息的重要性,更有利于提升档案整理工作效率和强化档案信息化意识,推动档案整理工作顺利开展。一般实施档案整理信息化要从以下几个方面着手:首先完善档案信息硬件设备,如电脑、服务器、交换器、打印机、扫描机等,组织档案整理工作人员接受信息化系统软件使用培训,工作人员熟悉新系统软件并投入应有一段时间后可根据实际情况提出意见或建议。其次运用数字化技术管理档案目录和档案内容,可以说数字化也是目前档案管理作为基础的方式。及时汇总并整理公路管理各个部门提交的数据、图片及视频资料,可先从信息资料源头创建统一的数据资料,在这个过程中应避免出现重复整理情况,提高档案管理工作效率。第三针对互联网可以查询到的档案资料设定加密措施,根据绝密区、机密、秘密、内部、公开等依次排列,有利于公路管理部门建设资料不被泄漏并采用实名登记式管理已公开信息查询者,即根据不同查询对象提供不同资料,进一步保证档案资料安全性。此外农村公路管理部门应定期组织档案管理工作人员接受各项技能培训,督促其明确自身责任,更督促其重视自身专业知识提升,从而为今后发展创造有利条件。

4结语

总之,随着社会不断发展,信息化也成为当下社会最明显的标志,档案整理工作也应从传统方式逐渐过渡到信息化管理。对于农村公路管理档案部门来说,应根据档案管理实际情况及时向国家申请设施更新经费,保证能通过档案情况真实反映农村公路工作,从而推动农村公路管理健康稳定发展。

参考文献

[1]邓玉芳.农村公路管理部门档案的整理与分析现状[J].黑龙江史志,2015(13).

[2]刘晓芸.刍议事业单位档案管理的现状及对策[J].办公室业务,2015(15):42-42

作者:徐学 单位:黑龙江省克山县农村公路管理站

 

  发布时间:2017/5/16 15:10:57  阅读人次