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事业单位档案管理创新分析

摘要:档案管理是事业单位日常管理中的一项重要管理内容,能够有效直观的了解把握事业单位人力资源情况、工作现状、记录单位重要事件等,是全面记录单位运行信息的重要手段。主要通过对现有事业单位档案管理工作基本现状分析,探讨档案管理在创新中的发展思路和具体措施,以此提高档案管理效率。

关键词:事业单位;档案管理;思路创新;措施

档案能够有效详细的记录单位发展情况,是单位重要的活动记载,是了解一个单位最基本的资料,档案除了能够记录历史,更重要的是可以总结经验,梳理过去,为单位未来整体规划、战略部署提供参考,通过科学合理的档案保存和管理,正确把握方向,快速推进单位发展。目前来看,我国各级事业单位档案管理还比较混乱,没有一个统一的模式,在实际运行中,还存在着一定的缺陷与弊端,不能与时代同步,与事业单位快速发展的制度不相适应,严重的还阻碍了事业单位向现代化、信息化、智能化、科学化的发展。只有通过不断努力,加大开拓力度,在事业单位档案管理工作模式与方法是锐意改革创新,才能真正做到与时俱进,满足现代事业单位发展需求。

1事业单位档案管理工作的现状分析

目前我国各级事业单位档案管理依然还存在着较大的不适应,通常情况下,存在的弊端主要表现为:各类事业单位档案管理人员素质不高,专业知识不强;档案管理的方法与模式还不够科学合理,满足不了现代化需求;档案管理设施设备不先进,大多陈旧落后,阻碍了档案管理现代化进程。

1.1档案管理人员素质较低,档案管理水平不高。在许多事业单位中,各级领导不够重视,在档案工作中不能按照上级部门要求严格执行制度,随意进行档案存留,在上级单位检查时,应付了事,根本不重视档案管理工作。在人员配备上,如果不是业务逼迫根本就不会设置专业人员,多为兼职档案员,一边从事档案收集管理工作,一边还从事其他工作,专职的档案人员少之又少,导致档案人员无法专心从事档案收集管理工作,命档案工作出现许多漏洞。人些档案人员业务能力不高,更不具备档案管理能力,大部分档案管理人员没有学习这方面的知识,知识层次和结构单一,没有培训、不能主动更新知识,对档案收集、整理、保存、管理、应用等方面的知识严重缺乏,也没有足够的认识和理解,工作积极性低,这就从根本上严重影响了档案工作进一步完善。

1.2档案管理手段陈旧,管理思想落后。有些事业单位档案管理思想极其落后,跟不上现代形势需要。因为业务关系简单,根本不注意档案管理内容创新丰富,导致管理手段不高,方法较为陈旧。上级档案管理部门要求,事业单位需要建立专用的档案管理机构和存放场所,可是有些事业单位却认为大可不必,甚至有些单位将仓库作为档案保管室,没有防火、防盗、防水、防尘设施,其防火防潮等管理制度严重缺乏。

1.3硬件设施落后,信息化水平不高。一些单位并没有从有历史的高度意识到档案信息资源的重要性,对其进行的管理、硬件等投资较小或者根本没有,导致许多重要档案保存条件不好,计算机、打印机、影印机、扫描仪等硬件设施投入不足,造成了档案信息化水平较低。而现代科技发展,计算机技术已经成为当前社会发展中最主要的应用技术,可以立更多的档案都是通过计算机来传播与存储的,可是,在这样的条件下,有些事业单位还不能满足档案工作需要,没有必要的计算机配备,不能提高信息化档案管理水平,使许多重要历史档案不完整、不真实。

2新形势下档案管理创新思路及其措施

2.1建立健全档案管理制度要全面执行档案管理办法,不断完善内部各类档案管理制度,把本单位档案管理工作推向正轨;购进现代化的计算机系统,以档案计算机管理为主,加强制度建设与完善,从档案收集、整理、保存各个流程环节加强制度管理,进一步提升各流程管理,有效提高档案管理能力,全面阻止虚假、不实的档案材料进档;通过建立健全档案管理制度,认真整理档案案卷,使档案更加真实可靠、准确完整。在建立制度的同时,不断更新改进档案应用,使档案记载能够用于实践工作中,为领导、业务、人事、财务等部门业务决策提供强有力的支持,减少弃档、废档现象,提高档案利用率。

2.2加强档案工作领导力量。各单位一定要把档案管理工作提到重要地位上,各级领导加强重视,把档案管理工作纳入目标考核与业务成绩,建立档案管理领导小组,由单位一把手任组长并负全责,由主管领导任副组长,主抓档案管理各项具体工作,加强档案人员管理和作用工作,作用有责任心、工作认真的人抓好档案管理工作,各级领导在严格负责,把好各个关口,定期对档案管理工作检查、督导,对各级档案管理流程和人员加强考核,对整理好的档案工作实行定性定量检测,使本单位档案工作形成制度化、规范化和科学化。

2.3提高档案管理人员素质。针对档案管理人员素质不高的问题,事业单位需要加强对人员的选拔作用,最好衽岗位聘任,这样才能选出政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作。不断加强岗位培训和技能更新,通过学习,培养档案管理人员档案管理重要性认识,树立管好档案自信心和责任心。通过不断提高,业务自学、培训考试等方式,让档案人员熟悉档案工作各环节基本要求,在工作中积累经验,探索管理模式,使事业单位档案工作更科学、更实用。

2.4加强档案工作的基础设施建设。针对事业单位硬件问题,一定要建立档案库房,建设一个坚固的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温专用的档案库房。按要求配置铁质档案柜,库房面积要求为每千卷20-25平方米,同时库房要有专业灭火设备及工具。

2.5加强档案的信息化管理水平。事业单位要适应时代要求,加快档案的信息化建设步伐,不断提高智能化水准,积极把计算机等现代技术运用到档案管理工作中,全力提升档案信息化、智能化水平。

3结论

只有不断创新档案管理方法,提升档案管理意识,才能更好的促使事业单位档案管理工作适应性,推动事业单位良性发展,实际管理工作中,一定要不断加强探索创新,完善档案管理模式和方法,积累经验,提升管理,才能进一步创新方法和手段,推进档案管理能力和水平。

作者:徐航 单位:哈尔滨市住房保障和房产管理局松北区分局

 

  发布时间:2016/11/1 11:29:09  阅读人次