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机关事业单位档案管理工作问题与对策

摘要:随着信息技术、办公自动化的飞速发展,以及档案信息化建设步伐的加快,机关事业单位档案工作也面临着重新定位、转型升级的压力。在新的重要节点上,原有档案管理工作中存在的诸如对档案工作重视程度不够、档案管理人员素质不高、档案硬件投入不足、档案管理制度不健全执行不规范、档案管理手段落后等问题逐渐显现。因此,找准改进的思路及应对策略,扎扎实实地做好档案管理的基础性工作,推动档案管理数字化、信息化建设工作的开展,使档案工作能够与时俱进,适应社会主义市场经济发展的需要,是每个档案管理工作者义不容辞的责任。

关键词:档案管理;问题;对策

机关事业单位档案作为机关事业单位人、财、物、事的真实记录,在领导决策、工作查考、机构改革、职工合法权益等方面发挥着不可替代的重要作用,是完善自我监督、推行依法行政的重要保障,也是各省乃至国家档案资源体系建设的主要内容之一。当前,多数机关事业单位档案管理工作存在重视程度不够、人员素质不高、硬件投入不足、管理制度不健全、管理手段落后等问题。随着信息技术、办公自动化的飞速发展以及档案信息化建设,机关事业单位档案工作也面临着重新定位、转型升级的压力。在新的重要节点上,针对原有档案管理工作中存在的问题,找准改进的思路和对策,从提高人员素质、加强制度建设、改进管理方式等方面入手,扎扎实实地做好档案管理的基础性工作,加快档案管理数字化、信息化建设的步伐,使档案工作能够与时俱进,适应新时期社会主义市场经济发展的需要,是每个档案管理工作者义不容辞的责任。

一、档案管理工作存在的问题

1重视程度不够

首先是认识存在误区。在机关事业单位相当一部分人员对档案工作的认识存在误区,认为档案工作只要保管好,不丢失,不损坏,应对检查及必要的资料查找利用即可,绩效性质不高,不是单位的主要工作,因此对档案工作并不重视。其次,档案的价值在于档案的利用,由于机关事业单位从事档案管理工作的人员本身对档案工作重视程度不够,综合素质不高,工作缺乏主观能动性,加之档案管理手段落后,手工检索烦琐,档案利用效率低下,致使档案的利用价值不能很好的体现,削弱了档案在职工和领导层心目中的地位,自然不会被大家重视。第三,档案部门对档案工作的宣传力度不够,不利于形成人们重视档案工作的氛围。目前,机关事业单位档案人员多数都不是本专业出身,实际中他们只是按部就班地工作,由于没有扎实的档案学及相关学科的理论知识、科技知识,因而不能充分地对档案的行政作用、业务作用、文化传承、法律凭证等方面做很好的宣传,因此不利于形成领导层关心重视档案工作的氛围。

2档案管理人员素质不高

档案工作是一项业务性很强的工作,档案管理者素质的高低直接影响档案管理工作质量,尤其随着计算机网络技术的进一步发展,档案管理也从传统的管理模式向数字化、信息化模式发展,对档案管理人员提出了更高的要求。当前,机关事业单位的档案管理人员存在的问题主要表现在:一是主动服务意识不强。档案管理人员大多在档案材料收集上都是被动地等材料而不是主动收集材料,被动提供利用而不是主动服务。二是业务素质不高,专业技术知识匮乏。他们中很多都没有受过专业培训,从传统档案材料收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的编目与检索、档案的编辑与研究、档案的统计和档案的利用到电子文件的组件、分类、排列、编号、编目等环节掌握得都不深不透,导致在实际运用中经常出现问题,给档案管理工作带来很多弊端。三是缺乏开拓创新精神,工作安于现状,对新鲜事物不愿意接受。比如对馆藏信息资源、利用情况进行档案编研;归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储;数字化、信息网络化等现代化管理手段在档案管理中的开发应用,这些都是档案管理人员需要学习研究的重要课题。四是政治素质还有待于提高,保密意识还需要进一步加强。

3档案硬件投入不足

近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在管理中广泛运用,机关事业单位档案管理工作硬件匮乏、资金投入不足的状况越发突出。库房陈旧、面积狭窄,防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温等设施不配套,引起档案材料霉变,影响档案的美观整洁;个别单位没有专用的档案库房,档案库房、办公室、阅文室不分;档案保管条件简陋,档案柜陈旧老化,不规范、不标准;除湿机、空调设备、打孔装订机、切纸刀、防磁音像柜、扫描仪、计算机及档案管理软件等配备不齐。现有设备老化、现代化设备严重匮乏,这种现象严重阻碍了档案工作的发展与档案数字化、信息化建设的步伐。

4档案制度不健全、执行不规范

完善健全的档案管理制度,加大执行力度,是做好档案管理工作的前提。当前,很多机关事业单位档案管理中缺乏完善的体系和规范的制度,这种情况下档案管理人员就不能依照相应的章程开展管理工作。比如他们不能按照规范的档案收集范围进行相关资料的收集,不能依照程序规范地将收集到的资料进行归档,不能按照管理细则对其分类保存等,导致档案的日常管理工作杂乱无章。即使有些单位建立了档案制度,在具体工作中也没有依照管理章程办事,执行不严格,随意性很强。如:档案材料收集不及时、不齐全、不完整给后序的归档整理、档案利用工作带来很多不利影响;档案整理不规范,不能严格按照《归档文件整理规则》的要求进行组件、分类、排序、编号、编目,对文件归档范围的区分和保管期限的界定不准确,既不便于保管也不方便利用,影响档案工作的效能;档案利用不规范,借阅档案不履行登记手续,借出的档案不按时归还,归还时不认真清点、仔细检查,不认真做好归还记录等。这些问题的存在严重影响了档案工作的规范化、制度化、法制化。

5档案管理手段落后

在信息化技术飞速发展的背景下,不少机关事业单位档案管理工作在管理模式上仍以纸质档案记录为主,对现代化手段的利用率并不高,这些问题的存在严重影响了档案工作由传统向数字化、信息化建设的转型升级的步伐,阻碍了机关事业单位档案工作的发展。产生这种问题的根源:一是观念存在误区。传统的档案管理模式,在绝大多数基层档案管理人员心目中已经根深蒂固,觉得传统的管理模式仍然管用、好用,似乎没有必要弃熟从生,从而在观念上对数字化的推进既不热心也不关心,对开展数字化建设积极性不高,重要性认识不充分,影响档案数字化建设的深入发展。二是机关事业单位档案室用于档案管理的各种软硬件设备陈旧,投入档案部门的经费有限。档案数字化、信息网络化建设离不开先进的电子计算机、扫描仪、服务器、存储备份设备及各类系统软件,但事实上机关事业单位档案室的基础设备陈旧,现代化的软硬件设施匮乏,没有足够的现代化管理软硬件设备,就谈不上档案管理的现代化。三是缺乏档案信息化专业人才,机关事业单位档案管理人员队伍普遍年龄偏大,学历偏低,计算机等电子信息化知识匮乏。

二、加强档案管理工作的对策

1通过多种途径,增强人们对档案工作重要性的认识

首先,加大档案宣传力度。只有加强档案宣传工作,全员档案意识才能得到增强,通过宣传使人们了解档案、充分认识档案工作对促进机关事业单位发展的重要作用,才能引起大家对档案工作的广泛关注和兴趣,才能扩大档案工作在机关事业单位乃至社会的影响。在宣传形式上可以采取多种渠道、多种方式。可以积极在本单位的相关会议上将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲,大力宣传档案的作用及重要性,同时也可以借助报刊、媒体宣传档案和档案工作。通过宣传使大家在潜移默化中了解档案和档案工作,提高对档案工作重要性的认识。其次,加大《档案法》的宣传力度。要全员懂法,一切有关的档案活动,都要受《档案法》的约束,只有知法、懂法,才能自觉守法、护法、执法和依法办事,这样才能切实增强社会的档案法律意识。最后,做好档案的开发利用工作。档案利用是档案工作价值的最终体现,为了提高档案利用工作的质量,除了在档案的收集、保管等基础性工作上下功夫外,应着重编制适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,以便及时、快捷地满足档案利用工作的需要。在此基础上加快档案信息化建设步伐,利用档案数字化、信息网络化实现档案资源共享,提高档案利用的质量和水平,使档案利用更灵活、便捷,只有这样,才能引起社会各界对档案管理工作的重视,才能得到各级领导的支持,使得档案管理工作处在良性循环状态下,有利于档案工作的发展壮大,以适应我国经济社会快速发展的需要。

2注重队伍建设,全方位提高档案管理人员的专业技能和素质

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量,提高档案管理人员的业务水平是做好档案管理工作的重要保证。首先,机关事业单位对本单位档案管理人员队伍的建设要给予高度重视,在人员的配备上尽量选择政治素质高、有专业基础、懂计算机网络知识的复合型人才。第二,要特别注重现有人员业务素质的提高,鼓励档案管理人员参加档案类专业培训班或者是交流活动,档案管理人员也应立足本职工作,强化自我学习意识,主动学习意识,提高自身的业务素质和工作水平。在丰富档案管理基础知识的同时,为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变,档案管理人员更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能,只有这样才能在新时期档案管理工作中得心应手,应用自如,才能适应新形势发展的需要。第三,档案管理人员还需要不断提高自身的思想道德水平,这样才能在档案管理过程中坚守职业道德。档案资料有许多涉密信息,档案管理人员只有不断提高自身的思想道德水平,才能在管理过程中不泄露、不贩卖档案信息,保障档案管理的私密性。第四,档案管理人员要增强主动服务意识。在做好档案管理基础性工作的同时,创新服务意识,提高服务水平,树立工作就是服务的观念。改变以往在办公室坐等收集档案材料和提供档案利用的方式,以主动服务作为工作的出发点,由关门服务向开门服务、上门服务、网上服务转变,从根本上提高档案信息的利用效率。在现代档案管理工作中,档案管理人员的专业技能和素质直接影响档案管理工作的质量,所以必须要对这一问题给予足够的重视。

3加大资金投入,加强软硬件配置

就目前各机关事业档案管理部门的现状来看,绝大多数单位对档案部门的资金投入不够,软硬件设施跟不上,有的极为匮乏。这些必须引起各级领导的高度重视,各机关事业单位要按照档案室建设标准、规范要求,加大资金投入,配备必要的软硬件设施。库房面积应满足实际需要,避免拥堵狭窄;档案柜、除湿机、空调设备、打孔装订机、切纸刀、防磁音像柜、计算机及档案软件、扫描仪等必备设备及防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温设施要配备齐全;有条件的配备安全温湿度消毒净化一体化智能控制系统、烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、视频监控系统、门禁系统、漏水报警系统,以及档案存储设备智能密集架管理系统,为现代化的档案室营造一个舒适、便捷的工作环境,为档案提供一个安全、舒适的存放环境,最终实现节约时间、节约能源和提高管理效率的目标。

4完善档案工作体制机制,健全各项档案管理制度

完善档案工作体制机制,就是要真正形成各部门、各单位共同参与档案工作的格局。各机关事业单位要以加强综合档案室建设为基础,根据实际工作需要,各科室配备兼职档案工作人员,负责本科室档案材料的收集整理工作,形成以综合档案室为中心,各科室为分支覆盖整个单位的档案管理工作机构,保证档案材料收集工作的完整。综合档案室集中收集保管本单位各类档案材料并提供利用,按规定向上级档案馆移交档案。此外,健全完善切合实际的各项档案管理制度、工作职责也是非常必要的。当前,随着档案事业的不断发展,一些机关事业单位档案制度、工作职责不健全、不完善、可操作性差等现象比较突出。各机关事业单位都要依据档案法的有关规定结合本单位实际,健全、完善各项行之有效的档案管理制度和工作职责。包括档案归档立卷制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案管理人员工作职责等,建立的规章制度要简明适用、可操作性强。同时,还要根据本单位档案工作自身的发展需要,建立规范的、行之有效的档案数字化建设规章制度,用于指导和规范档案数字化建设,为档案数字化建设奠定基础。此外,每个岗位都要建立岗位职责,使不同岗位的档案管理人员明确自己的职责,工作有的放矢。档案管理工作中的各项规章制度、岗位职责都要上墙,相关制度一旦确立,必须遵照执行,真正形成一套制度健全、职责明确,程序严谨,落实有力,运转灵活的工作机制,为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。

5加强档案信息化建设,逐步实现档案管理现代化

在现代办公技术和信息化技术飞速发展的背景下,各机关事业单位档案管理部门,应顺应时代潮流,不断创新档案管理方式,改变传统的档案管理模式,突破人工整理档案的局限,将传统的档案管理方式与现代化的管理方式有机结合,逐步实现档案管理现代化。就目前机关事业单位档案管理工作的现状来看,首先要做的就是,认清形势、转变观念,改变传统的思维定式,树立档案数字化、信息化管理意识,这样档案数字化信息化建设才能稳步、有效地不断推进;其次,各机关事业单位档案部门,根据自身的实际情况,循序渐进地开展本单位的档案数字化建设工作,在短时间内把积累了多年的档案资源,全部数字化是不可能的,应当遵循先后有序、确保重点的原则,可将工作重点放在利用率高的档案优先数字化上;第三,机关事业单位档案管理部门要将档案信息化建设纳入本单位的综合管理建设规划中,通过与单位局域网、OA办公系统的无缝衔接,实现各类数据的接收、整合和利用,为电子文件管理、数字化档案室的建立提供有效平台。第四,机关事业单位档案信息化建设离不开单位领导层的大力支持,档案管理人员要经常针对上级部门对档案信息化建设的要求和本单位档案信息化建设的情况向领导请示、汇报,提高单位领导层对档案信息化建设工作的重视程度,只有领导层重视,在人员、设备、经费上给予相关保障,机关事业单位档案管理信息化建设才能顺利开展。

作者:李美艳 单位:黑龙江省教育学院

 

  发布时间:2018/9/29 15:51:51  阅读人次