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机关事业单位档案管理创新性思考

摘要:机关事业单位档案管理的现代化是发展趋势,本文从当前机关事业单位档案管理存在的问题出发,提出针对性的解决措施,从而使档案管理工作更加适应社会发展要求。

关键词:新时期;机关事业单位;档案管理

随着信息化技术的迅猛发展和互联网大数据时代的来临,档案的管理也发生了翻天覆地的变革,档案的传统物质载体形式逐渐被数字载体所取代,数字化档案引领了无纸化档案发展过程;新形势下的档案管理模式也得到极大创新和发展。基层机关事业单位传统的档案管理模式中,工作效率低,准确率不高,不利于档案信息的使用。重视档案管理工作创新,是每一位事业单位管理者应当重视的问题。

一、新时期基层机关事业单位档案管理的不足与问题

(一)思想认识不足

在传统思想认识的局限下,人们对于机关档案管理认识存在误区,对于档案管理的专业化和技术性要求缺乏重视,认为机关档案管理是一种缺乏技术含量的纯粹事务性的工作,导致机关档案的价值未能有效全面发挥作用,同时也制约了现代机关档案管理的科学发展。这一方面表现为机关单位或领导对机关档案管理缺乏重视,将其作为一种附属性工作来抓,机关档案管理处于一种被动发展的格局,导致管理创新能力不足。领一方面,机关档案管理人员也欠缺响应的管理和责任意识,方法上墨守陈规,态度上缺乏重视,如归档材料疏于审查,损害了真实性和客观性;主动收集或保管意识差,对于归档材料明显缺失却疏于补全完整,损害了完整性。

(二)信息化水平低

当前,大多数机关事业单位档案管理工作仍沿用传统模式,在互联网技术迅猛发展的今天不能很好的与之接轨。档案材料的收集、整理归档、开发利用多以纸质版为主,档案管理平台以人工管理为主,这在一定程度上导致了档案管理效率低下,归档工作量大,容易丢失损毁等问题,档案的准确性、完整性得不得充分保障,严重影响了档案资源效益的实现,使得档案价值不能充分运用到为经济社会发展服务中去。而且对于新形势下产生的电子档案,存在存储条件跟不上等等一系列问题,制约了档案信息化水平的提升。

(三)档案管理队伍专业化水平低

现代档案管理已经成为一种系统化、科学化、专业化的学科门类,而在现实的机关事业单位档案管理中,管理队伍的专业化建设严重不足,导致管理人的知识储备和能力水平远远不能满足现代档案的发展要求,在一定程度上制约了机关事业单位档案管理的科学发展。在基层的一些机关事业单位,没有专业的档案管理人员,往往由单位办公室或者人事部门人员兼职,他们的岗位调动十分频繁,很多人并不具备专业知识,通过相关培训和实践操作后基本掌握了一些基本技能,但时间不长就调换了部门岗位,新调入的管理员对相关工作流程不够明确,导致部分管理工作流于形式。而且现阶段从事基层档案管理的人员大多不具备现代化档案管理水平,对于档案信息化、数字化管理等技术缺乏相当的了解,更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。

二、基层机关事业单位档案管理的创新性措施

(一)加大档案宣传,加强重视程度

机关档案是正确决策的重要信息资源,也是宝贵的历史财富。要加强的对档案知识和相关制度的宣传普及,加强全社会对档案工作重要性的认识,使公众充分了解档案工作的特征、性质、意义等,引导人们正确看待档案的价值,从而使公众真正关心理解支持档案工作。转变对档案管理的轻视。特别是单位和部门领导,切实讲档案工作纳入议事日程,实实在在解决档案工作中存在的问题和困难。选拔业务精湛爱岗敬业的优秀人才,出台相应表彰奖励政策,激发档案管理人员的投身档案工作的热情和积极性。并且加大档案经费资金投入,使单位档案工作条件在信息化、现代化方面得到加强,能真正使档案管理工作成为单位重要的工作岗位。

(二)完善制度建设,加强制度保障

建立健全机关档案管理规章制度是推动档案工作科学化、规范化的重要途径。一是完善各项档案收集、保管、利用等制度,落实岗位责任制,切实改变档案管理人员责任心不强、失职等行为,强化档案收集整理和技术归档移交的力度。二是加强档案经费保障制度,切实提高档案保管条件,档案管理硬件基础设施和升级设备都要得到保证。同时加强档案管理人员继续教育经费保障,从软硬件两个方面加强保障,促进档案管理工作的科学化和规范化。

(三)加强档案管理人员业务水平建设

档案工作是一项业务性工作,需要管理人员具有精湛的业务水平。首先应该对档案收集整理编目保管检索利用等工作流程熟练掌握,通过创建档案工作科学化管理示范先进单位来检验和促进本单位的档案工作水平。其次在新时期档案管理人员要加强学习,熟练掌握档案法律法规和档案文献编纂的知识,熟练运用数字化办公技术,对新时期档案管理新技术新设备能得心应手。这样才能顺应形势的发展使档案工作与时俱进。

(四)推进档案管理方式的数字化

科学技术的进步为档案管理方式方法的创新提供了条件。电子政务的推行使档案的归档整理产生了根本性变革,传统纸质档案一统天下的居民收到冲击。为了适应变革,国家档案局颁布了《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》等一系列法律法规,档案管理工作者必须从当前电子文档的特点出发,采取相应的对策做好电子文档管理工作。机关事业单位要构建数字化平台,充分利用数字信息技术,实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化,推动基层机关事业单位档案管理工作科学化、规范化发展。

参考文献:

[1]张鹏.行政事业单位档案管理存在的问题与解决之道[J].办公室业务,(7s):96.

[2]王志武.机关事业单位电子文本管理几档案信息化建设问题研究[J].黑龙江史志,2014,(03).

作者:李希茜 单位:山东省成武县财政局

 

  发布时间:2018/8/10 16:01:49  阅读人次