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医院行政档案管理分析

摘要】医院行政管理不仅可以反应医院的发展史,也可以对医院未来发展作出预测,更加明确医院未来发展方向。当然,医院行政档案更加注重对于过去的记载,为医院未来发展决策提供依据和支持。医院行政档案管理是医院管理工作中不可分割的部分,医院行政档案管理与其他部门工作同等重要,档案管理人员也是医院不可或缺的医院。医院必须认识到开展行政档案管理的重要性,提高行政档案管理水平。

关键词】做好;医院;行政档案管理

1引言

档案实际上就是医院发展历史的记载,通过档案可以了解医院的发展史,档案也是医院发展现状的写照[1]。医院要提高行政档案的利用率,合理解决医院行政档案管理中存在的问题,并以档案作为医院进行决策的依据,提高行政档案管理水平。

2医院行政档案管理的特征

2.1社会性

档案是在医院发展过程中逐渐形成的,档案可以表现为以下几种形式:一是文字,二是图表,三是声像,四是其他形式。社会性是医院行政档案的关键特征,医院行政档案是对医院实践活动过程和结果的记录,并不是自然界发展的产物。

2.2历史性

档案主要是记载过去医院的发展形势,而并非是对医院未来发展形式的展望。当然,医院行政档案可以把医院的发展历史,发展现状以及未来关联在一起,保证医院发展的连续性。

2.3记录性

档案本身就具备记录性的特点,这也是档案区别于其他事物的本质,医院行政档案的特征也决定了档案管理的目标和方向[2]。无论医院采用何种档案管理方式都必须建立在档案特征基础之上,体现出医院行政档案的价值。

3医院行政档案管理开展对策

3.1增强医院行政档案管理意识

很多医院虽然也在开展行政档案管理工作,但是很多医院的行政档案管理都只注重形式,没有落实到实际行动上,即便是有些医院落实到实际行动上,也没有达到预期的效果,导致这一问题出现的主要原因就是医院相关部门没有认识到开展行政档案管理的重要性,缺乏行政档案管理意识。在新形势下,要想实现行政档案管理目标,医院必须加大行政档案管理宣传力度,把档案管理工作落实到实处,丰富行政档案管理形式和手段,从医院的实际情况出发有针对性的开展档案管理工作。医院行政档案管理必须建立在国家法律法规基础之上,加强法治建设,打破行政档案管理原有的格局。医院也可以不定期举办一些档案知识比赛等等,让医院员工都能参与其中,各个部门要增强沟通交流,积极配合档案管理部门开展工作,最终实现行政档案管理目标[3]。事实上,医院管理人员的管理意识对于行政档案管理成效有较大影响,只有医院管理人员增强行政档案管理意识才能真正把行政档案管理工作落实到实处。在医院行政档案管理中,医院管理人员需要起到监督和引导的作用,辅助行政档案管理人员开展共同,共同为医院的发展而努力,贡献出自己的一份力量。医院管理人员必须给行政档案管理人员一定的权限,允许医院行政档案管理人员参与到医院重要决策讨论中,提高行政档案管理人员的工作热情和积极性,增强凝聚力,能够让行政档案管理人员把全部精力投入到档案管理工作中。

3.2加强医院行政档案管理队伍建设

事实上,影响国内医院行政档案管理的因素非常多,其中国内编制就是影响行政档案管理质量和效率的关键因素。国内编制要求医院内部不允许设置过多的档案管理人员,这在一定程度上限制了医院行政档案管理工作的开展。很多大型的医院内部也就仅有3~4位档案管理人员,由于档案管理人数比较少,档案管理工作分工无法进行细化,每位档案管理人员都是身兼数职,档案管理人员工作压力比较大。除此之外,正是因为医院没有认识到开展行政档案管理工作的重要性,医院为了降低运营成本,并未聘请专业的档案管理人员,很多档案管理人员都缺乏实践经验,导致行政档案管理水平比较低。在新形势下,要想提高医院行政档案管理水平,医院必须加大档案管理人员队伍建设,增强人员培训意识,加大人员培训方面的资金投入[4]。作为医院的行政档案管理人员必须了解医院不同时期的发展动态,掌握一定量的信息和素材,编写经典题目。医院还必须完善档案管理人员奖励机制,对于表现优秀的档案管理人员给予一定的奖励,提高档案管理人员的工作热情和积极性,增强档案管理人员的责任心。档案管理人员要在实际工作中互相帮助,取长补短,及时纠正彼此身上出现的问题,提高档案管理水平。事实上,医院行政档案管理并不是一项简单的工作,需要行政档案管理人员付出较多的精力和心血,档案管理人员要自觉规范自己的行为,深度解析行政档案管理工作的内涵,不定期对医院行政档案管理工作进行总结分析,并形成报告上传给医院管理人员,经常与医院管理人员探讨分析行政档案管理中存在的问题,共同来商讨解决对策。只有不断总结,不断分析,才能真正提高行政档案管理水平。

3.3健全医院行政档案管理制度

医院在设置独立档案管理部门的同时也需要加强对行政档案管理工作的监督和管理,医院行政档案管理目标需要与医院发展目标相一致,把医院行政档案管理纳入到医院日常管理事务中,并合理制定行政档案管理方案。档案管理人员必须增强创新意识,提高自身的创新能力,丰富行政档案管理形式和手段,增强服务意识,档案管理工作实际上就是为医院发展提供服务的,但是这并不代表行政档案管理人员的地位比其他部门工作人员的地位低,各个部门必须尊重档案管理人员,认可档案管理人员的付出和努力,增强档案管理人员工作的自信心,从工作中找到成就感,进而提高行政档案管理水平。医院行政档案管理必须与时俱进,紧跟时代步伐,了解当前医疗事业发展形势,行政档案管理部门并不是独立的,而是与其他部门关联在一起,开创行政档案管理新局面。现代医院行政档案管理并不是一种形式,必须落实到实际行动中。事实上,医院行政档案管理的范围非常宽泛,涉及的内容也非常多,医院必须为行政档案管理工作的开展创设环境,并提供物质保障和支持,保证医院行政档案管理工作的顺利开展。

4结语

相比于传统的医院行政档案管理而言,新形势下的医院行政档案管理模式和手段更加新颖。在传统的行政档案管理模式下,医院档案管理手段比较单一,而且观念比较陈旧,很多医院也没认识到开展行政档案管理的重要性,导致档案管理无法发挥出作用。在新形势下,医院行政档案管理必须紧跟时代步伐,做到与时俱进,增强创新意识,创新行政档案管理模式和手段,发挥出档案管理在医院发展过程中的作用,推动医院的发展。当然,新形势下的医院行政档案管理工作对于档案管理人员的专业素养提出了较高的要求,档案管理人员要增强服务意识,对档案管理工作有正确的认识和理解,认识到开展行政档案管理工作的重要性,明确自身的责任,从根本上解决传统档案管理模式下存在的问题,提高档案管理质量和效率,实现档案管理目标。医院需要为行政档案管理工作的开展创设环境,并加大医院行政档案管理宣传力度,避免档案管理形式化问题的出现,体现出医院行政档案管理的价值和作用。

【参考文献】

[1]孟乾.论新时期医院档案管理工作的现状——泰安市妇幼保健院[J].科技视界,2014,(27):190.[2017-09-19].

[2]李小莲.做好医院档案管理之我见[J].黑龙江档案,2014,(03):150.[2017-09-19].

[3]程珍.如何做好医院行政档案管理[J].黑龙江史志,2014,(07):136.[2017-09-19].

[4]汪丽云.浅谈中医医院文书档案的收集和利用[J].办公室业务,2014,(01):62+64.[2017-09-19].

作者:李迅 单位:南京鼓楼医院集团仪征医院

 

  发布时间:2018/7/19 15:49:01  阅读人次