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职业院校档案管理问题和对策

摘要】从目前情况来看,职业院校中档案管理还存在很大问题,例如普遍存在档案管理意识不强、缺乏专业人员、档案信息化不全面等问题。本文通过对这些问题的研究,提出相应的解决对策:加强档案管理宣传工作,提高人们的档案管理意识;加快建设档案管理机构,提高管理人员的专业素质;加速校园网络建设,尽早完成校园数字化建设,使档案管理信息化。

关键词】职业院校;档案管理;问题和对策

近些年来,由于我国的职业技术教育发展迅速,新组建和新成立的高职学校也逐渐增多,但是目前职业教育管理体制中,普遍存在着一些档案管理上的问题。职业院校在建校发展过程中,会产生各种各样的档案,主要有党政群团、教师团队、学生学籍信息管理等。

一、当前职业院校档案管理工作存在的问题

(一)学生档案内容不全面。目前大多数职业院校对于学生的档案管理不能充分重视,也没有明确学生的档案材料归档和要求。档案是反映一个学生综合素质的最佳材料,没有将其进行明确的归档和要求,会导致学生的综合素质得不到充分的反映,不能全面了解一个学生。还有大部分院校中目前所存在的档案问题之一是主观内容过多,例如常见的一些,“同意以上意见”“以上内容属实”等,这些大都来自于班主任、班委以及团支部提供的一些意见,在一定程度上,并不是全面反映学生于客观情况的材料。对于能够全面评价学生的客观性材料相比甚少,导致学生的整个档案内容显得过于单薄,质量并不会很高。此外,职业院校的教职工对于学生的档案管理意识也很淡薄,导致档案并不能满足一些用人单位对于人才选择的需求,特别是一些私企,更加注重招聘学生的能力而轻视档案问题。职业院校在办学条件、教学水平、科研以及学校的办学规模各个环节都有待提高,所以档案管理的工作由于其特殊的工作性质,虽然在短时期内并不能影响到学校的大局,但是长期以往,可能会导致学生档案不能及时归档整理以至于档案散失。并且在这样一个职业院校的认同率并不高的社会中,很多院校在学生毕业前会将学生之前记过的处分消除,并且成绩造假问题比较严重,这样导致档案失去原本的真实性,也会使得档案的利用率逐渐降低。

(二)档案管理制度上的不完善。目前在职业院校的档案管理工作中,由于经费的投入不足,并且基础也比较薄弱,档案的管理设施和管理方法都比较落后。目前并没有统一的、详细的以及符合学生实际情况的档案管理制度。大多职业院校目前依旧采用的是比较传统的档案管理方法,这样会导致出现学生的档案信息依旧不全面。并且学校的档案建设也存在跟不上时代的问题,由于档案管理工作容易被校领导忽视,导致对于从事档案工作管理的工作人员专业技能的培训以及专业知识和他们的业务培训都不能顺利开展,档案管理工作人员缺乏相关的专业知识,也缺少相关知识的研究,这就成为职业院校档案工作管理进步路上最大的障碍。学校缺乏统一的档案管理规章制度,学生的档案材料杂乱无章。

二、解决学生档案管理存在问题的对策

(一)提高学校领导档案管理的意识。在职业院校的档案管理工作中,由于经费的投入不足,并且基础也比较薄弱,档案的管理设施和管理方法都比较落后。职业院校的教职工对于学生的档案管理意识也很淡薄,导致档案不能很好地发挥应有的作用。所以应该加强学校领导对档案管理规章制度的意识,建立与学校规模相当的档案管理工作制度,加强档案管理与保护意识。同时也要求管理工作者丰富学生的档案内容,档案是一个学生综合素质的体现方式之一,所以除了提供一些主观的学生分析材料以外,还应该提供一些客观的分析材料,而不是在社会对于职业院校认同率步步高的前提下修改学生的一些信息甚至是处分,以备能够更加全面地了解一个学生。例如,可以在学生的档案中增加诚信,这对于培养学生在平常的诚信待人中能够起到很大的作用,让每个学生意识到维护诚信的重要性,将考试作弊等都可以写入档案,在职业院校中营造诚信的氛围,当然还有学生在校期间表现良好的材料也要记入档案,这对于用人单位更好更全面地了解一个学生有很大的帮助,同时也为全面推进素质教育打下了坚实的基础,提高职业技术院校的教学质量。

(二)提高档案管理工作者的管理水平。由于职业院校的教职工对于学生的档案管理意识很淡薄,导致档案不能满足一些用人单位对于人才选择的需求,特别是一些私企,更加注重招聘学生的能力而轻视档案问题,使得档案不能发挥更好的作用。所以加强档案管理者对档案的管理意识,提高档案管理工作者的管理水平,熟悉学生的教育目标,例如档案管理者可以将学生在校参加活动的照片以及毕业照装入档案,可以更加全面地认识学生,从而实现有效的档案管理工作,使档案发挥应有的作用。

三、小结

目前职业院校的档案管理工作者对于档案管理依旧采用的是传统的管理模式,对于学生的档案依旧是重视保护管理,而忽视了档案的利用,加强档案管理宣传工作,提高人们的档案管理意识;加快建设档案管理机构,提高管理人员的专业素质;加速校园网络建设,尽早完成校园数字化建设,使档案管理信息化。

【参考文献】

[1]林裕音,黄雪娥.阅读与写作一体化教学之理论与实践[J].中国民航飞行学院学报,2006(1):44-46.

作者:周媛 单位:宁夏回族自治区

 

  发布时间:2018/5/25 14:41:01  阅读人次