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信息化条件下档案管理工作模式探讨

摘要:信息技术的飞速发展给许多行业领域带来了全新的发展机遇,也在很大程度上改变了档案工作的具体工作方式。随着企业管理方法的创新与升级,档案工作也成为了企业信息化建设中不可缺少的一部分。在深入分析档案管理特点的基础上,较为详细的阐述了利用信息化提升档案管理质量的有效对策。

关键词:信息化;档案管理;工作模式;探讨

档案管理是一项十分基础的工作,同时也是一项非常重要的工作,但是从当前的档案管理工作模式来看,传统管理观念的不利影响依然存在,整体管理效率不高。在当前的时代发展形势下,这种传统的档案管理工作模式已经无法满足工作要求,必须及时采取有效措施,提高档案管理的工作效率。信息化技术在档案管理领域中的应用,可以改变传统档案管理模式存在的缺陷,起到提升管理质量的预期作用。

1档案管理工作的痛点

1.1档案管理工作边缘化

档案也是一种信息资源,具有留存历史,辅佐考证的巨大作用,然而,许多档案管理者认为自己的工作可有可无,并不是核心工作,因此在工作中出现十分散漫的状态,不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜。另外,单位领导也存在不重视档案管理工作的现象,甚至一些单位都没有配备专门从事档案管理工作的人员,而仅仅是一些人兼职,这些人在管理工作中缺乏专业知识,无法进行有效管理。可以说,对于档案管理工作不重视是影响档案管理水平的重要因素。

1.2缺乏健全的档案管理工作机制

除了档案工作边缘化的因素外,影响档案管理质量提升还有一个主要问题,那就是没有形成完善的档案管理机制。在档案管理工作中,由于管理观念传统,并且对于档案工作的重视程度不够,因此尚未制定完善的档案管理工作制度,没有科学标准的档案管理工作流程,实际工作中一直处于较为随意的状态。有些即使制定了相关管理制度,但是其中绝大部分都是照搬其他单位的条文,没有结合自身的实际特点,缺乏针对性和可操作性,没有实际指导意义,缺乏完善的档案管理机制。

1.3档案管理模式陈旧,信息化程度较低

信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机,档案管理工作也是如此,目前,档案管理信息化已经成为发展的必然趋势,也是档案管理工作急需解决的重要问题。但是从当前的档案管理工作来看,信息化档案管理的程度并不高,许多单位还一直沿用传统的档案管理方式,管理效率较低,并且耗费了大量的人工成本和时间成本,而且在档案管理提档升级的过程中也无法适应时代发展的趋势,造成了档案管理水平一直处于相对滞后的状态,影响了档案管理的整体工作效率,这是当前档案管理过程中面临的主要问题。

2信息化条件下提升档案管理工作质量的有效途径

要想解决档案管理工作中存在的突出问题,必须积极运用信息化技术,提升档案管理的整体质量。具体来说,可以通过以下几种途径发展档案管理工作。

2.1提高档案管理人员整体水平

在信息化时代发展的背景下,档案管理实践中制约管理工作质量提升的一个主要原因就是管理人员的专业素质不高,欠缺一定的信息化应用能力,缺乏信息化技术水平。因此,提高档案管理人员的专业素质,也是构建和优化档案管理模式、提升档案管理信息化程度的重要环节。对此,应该安排一定数量的人员专门从事档案管理工作,并且这些从业人员除了应该具备一定的档案管理基础知识,还应该掌握一定的数据处理和信息化应用管理能力,这样才能在档案管理工作中实现不断优化,加快档案管理信息化进程。还可以聘请有关领域的专家学者,对档案管理人员开展定期或者不定期的培训,让档案管理人员不断更新自己的知识结构,学会利用专业技术提升档案管理信息化水平的能力,从而提升档案管理人员的专业素质,为优化档案管理模式、提升档案管理信息化水平创造良好的前提条件。

2.2不断优化档案管理模式

在信息化高度发展的情况下,档案管理过程中缺乏完善的管理模式,档案工作机制不健全,是制约档案管理质量提升的主要问题之一。因此,应该在充分认识信息化技术优势的基础上,结合自身实际特点,积极构建和完善档案管理工作机制。在具体的工作实践中,首先要高度重视档案管理工作,在条件允许的情况下,建成数字化档案管理中心,将各部门的产生的档案统一标准,集中管理,并将档案管理工作纳入到发展战略之中。同时,应该积极利用大数据技术对档案管理模式进行优化,并不断完善档案信息化工作程序,利用大数据技术挖掘其中存在的问题和缺陷并及时予以改进,提升档案管理效率,改掉传统档案管理模式存在的缺陷和弊端,实现传统档案管理模式的优化和升级,促进信息化管理质量不断提升。

2.3将档案管理信息化作为重点工作来抓

在档案信息化建设管理过程中,影响管理质量的另外一个主要因素就是缺乏健全完善的管理依据。因此,针对这个问题,有关部门应该积极重视,并且及时采取有效措施,制定档案信息化建设和管理方面的法律法规,从而为档案管理提供充足的法律依据,也可以在一定程度上规范管理工作流程,实现档案管理的规范化和标准化,为档案信息化建设提供良好的法律基础。在此过程中,应该结合自身档案管理信息化工作实际,在符合上位法规定的前提下,制定适合本单位实际情况的档案管理信息化建设标准,重点针对其中存在的问题和缺陷,完善信息化工作流程,并且在档案管理过程中严格按照法律规范执行,包括档案管理、材料的使用、档案的核对和调用等等。在执行过程中,如果一旦发现制度中存在问题或者有与实际工作不符的情况,应该及时对其进行调整,以确保档案管理制度的规范性。

2.4加强信息化基础设施建设

随着大数据技术的不断发展和完善,档案信息化管理需要企业内部多系统的协同推进,通过内部完善的企业信息管理系统,推动档案管理信息化工程的集成与完善。由于在之前的工作实践中,受传统档案管理的消极观念制约,对档案管理工作做边缘化布局,因此档案管理工作的工作设备还比较落后,根本无法适应新时代档案信息化建设工作的需要。针对这个问题,应该专门拨付一部分资金,对档案管理设备进行更新换代,引进先进的档案管理设备和管理技术,将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化水平,从而有效提升档案管理质量,在此过程中也能节省大量的人力和时间成本,从而更好的投入到其他工作之中,大大提升了档案管理的工作效率。

3结语

综上所述,信息技术的飞速发展给档案管理模式优化升级提供了良好的基础条件,在档案管理实践中,应该在充分认识工作中存在问题的基础上,积极利用信息化技术,改变管理模式存在的缺陷,创新和优化档案管理工作模式,提升档案管理的信息化水平,从而促进档案管理质量不断提升。

参考文献

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作者:王莹 单位:抚松县安全生产监督管理局

 

  发布时间:2018/5/22 14:44:24  阅读人次