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人事档案管理问题

人事档案管理问题

摘要:“互联网+”技术的发展能够促进人事档案管理水平的提升,管理人员在开展相关工作时应该利用好这一技术,这样才能达到人事档案管理目标。但当前许多企业的人事档案管理工作不到位,管理人员对“互联网+”认识不足。从“互联网+”环境下的人事档案管理问题进行分析,并结合问题找到应对策略,以适应新时期人事档案管理的发展需求,提高企业人事档案资源的利用率。

关键词:“互联网+”环境;人事档案管理;档案信息

1“互联网+”环境下人事档案管理存在的问题

1.1信息量不够充足

受到历史因素的影响,我国许多单位的人事档案存在重政治、重家庭、重思想道德、重错误过失等问题,忽视了对工作资料、生活现实、心理状况、个人成就的搜集,一定程度上会影响人事档案信息的完整性。长期在这样的管理下,人事档案资料千篇一律,不能帮助管理人员准确识别个人情况,从而增加了单位的管理成本,不能发挥出人事档案管理的服务作用。

1.2完整性有待提升

人事档案不完整是当前许多单位档案管理的主要问题,大部分档案只是保存建档人的基本信息,如姓名、性别、出生日期、婚否、奖励、处分等,没有对建档人的其他信息进行完善,这样无法为单位选拔管理部门提供精准人事档案服务,不能增加人事档案材料价值。

1.3数字化程度较低

“互联网+”环境下人事档案管理保持着较高的数字化水平,有利于人事档案材料信息的共享。但就目前来看,许多单位人事档案的数字化程度不高,信息技术应用范围较窄,一定程度上限制了单位人事档案管理水平的提升。由于建档人的“弃档”行为,使部分单位“断档”严重,影响了人事档案数字化建设进程。

1.4利用率还不够高

人事档案利用率不高是“互联网+”环境下需改善的又一重要工作,受传统管理理念的影响,我国人事档案遵循高度保密原则,一旦存档,建档人很难接触到自己的人事档案,这就导致人事档案的利用率下降。

1.5管理人员专业性差

人事档案管理人员需要具备专业的管理素质,这样才能满足“互联网+”的发展要求。但现实中部份人事档案管理人员的专业素质不高,对人事档案材料认识不充足,管理理念不科学,无法为单位管理部门提供准确档案服务,最终影响单位发展。

2“互联网+”环境下提升人事档案管理的对策

2.1增加人事档案管理的内容

“互联网+”背景下要想提升人事档案管理水平,就要增加其管理内容,真正做到分门别类,从而减少人事档案查阅时间,提高人事档案服务效率。增加人事档案管理内容,管理人员要从以下两点入手。

1)利用好互联网平台。互联网作为新时代的重要工具,档案管理人员应利用好该平台,拓展档案信息材料搜集途径,丰富人事档案内容,从而发挥出人事档案的价值,使其更好为个人发展、单位进步服务。利用互联网平台时,管理人员要找准定位,全方位、立体化推动人事档案信息建设,避免信息片面化带来的管理风险。

2)要注重个人档案信用建设。“互联网+”环境下,人事档案管理人员还要注重个人档案信用建设,要增加信息收集类别,综合反映一个人的素质,根据档案人的纳税情况、考试违纪状况、违法状况、信用卡记录等形成档案信用体系,以改善人事档案信用建设不足的问题。

2.2保障人事档案信息完整性

“互联网+”环境下人们对人事档案信息的完整性提出更高要求,管理人员应转变管理理念,创新管理方式,以适应新时期的人事档案管理需求。

1)及时更新人事档案信息。人事档案信息随着档案人生活、工作环境的变动而变化,管理人员在“互联网+”下应及时追踪相关人信息,保持人事档案材料与档案人现状的一致性,让用户有更好的服务体验,更好实现人事档案的价值。

2)延伸用户交流渠道。“互联网+”下,人事档案管理人员应利用“QQ”“微信”“微博”等新媒体来加大与建档人的交流,延伸用户交流渠道,掌握更为准确、完善的人事档案信息,实现人事档案的个性化管理。

2.3加强人事档案管理的监督

人事档案管理监督机制必不可少,相关单位在开展该项工作时应该要完善监督制度,最大限度保障人事档案材料的准确性与真实性,这样才能更好为单位管理提供准确依据。

1)做到人事材料精准鉴别。人事档案原始材料一般为手写,登记过程中难免会出现错误,再加上部分人故意为之,使人事档案材料信息的真实性下降。通过对人事档案管理的监督,管理人员能够对错误信息做到精准鉴别,并及时纠正,并通过“互联网+”打破以往“闭塞”状态,以达到人事档案管理目标。

2)利用好第三方监督机构。“互联网+”技术的出现,便捷了第三方监督机构的工作,因此在人事档案管理监督过程中,单位可以依托第三方对人事档案管理人员的行为进行监督,防治档案随意添加、删改信息,推动人事档案管理工作的科学发展。

2.4提高人事档案资料利用率

人事档案资料利用率低是许多单位档案管理工作的重要问题之一,因此相关人员应提高认识,具体内容如下。

1)要加快人事档案自动化整合。“互联网+”环境下的人事档案管理不是简单的档案材料信息化处理,而是推动档案数据的自动化整合,在开放的基础上共享,在共享的基础上更新,这样能够确保人事档案信息的精准性,以满足档案用户的需求。

2)要加强单位部门间的交流。更好适应“互联网+”环境下的人事档案管理工作,需要加强单位部门间的交流,建设一条标准化、规范化的信息搜集、鉴别系统,实时更新人事档案信息,帮助管理部门掌握员工基本状况,实现对大数据的整合,最大限度提高人事档案资料的利用率。

2.5提升档案管理人员的素质

“互联网+”时代下要想确保人事档案管理质量,就要提升档案管理人员的专业素质,掌握科学技能,实现人事档案综合化、体系化管理,以发挥人事档案的价值。

1)要鼓励管理人员学习信息化技术。互联网作为基础应用平台,人事档案管理人员应积极学习与之相关的信息化技术,增强自身的业务素质,推动人事档案信息化发展,实现人事档案信息的互联共享,提高人事档案利用率,进而推动人事档案管理工作的发展。

2)要积极引进优秀档案管理人才。由于对人事档案管理工作重视度不足,许多单位人事档案管理专业人才缺乏,在此状况下就要积极引进该类人才,加强与学校的合作,培养出一批“懂互联网”“运用互联网+”的技术人员,进一步提高人事档案管理水平。

3结语

“互联网+”环境下要想提升人事档案管理水平,管理人员要坚持实事求是原则,制定完善的管理方案,增加人事档案管理内容,拓展人事档案信息资料,以确保人事档案的完整性,为今后企业的发展服务。除此之外,“互联网+”环境下,人事档案管理人员要加强对该项工作的监督,发现问题及时处理,降低因人事档案信息不全面带来的管理风险,提高人事档案资料利用率,最终达到人事档案管理目标。管理人员还要不断提高自身素质,掌握专业技能,保障人事档案管理质量,适应“互联网+”环境下的人事档案管理需求。

参考文献:

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作者:黎英 单位:中广核服务集团有限公司