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事业单位档案管理质量保障体系建设

摘要:我国正处于全面建设小康社会的决胜阶段,中国特色社会主义也进入了新时期的关键阶段。为此,事业单位要做好档案的管理质量,牢记使命,不忘初心,为全面建设小康社会做好保障性工作。本文旨在从事业单位档案管理工作的档案管理质量的主观认识程度不够、档案管理制度还不健全、档案管理工作的信息化建设迟缓和档案管理工作的资金保障力度仍然不足等四方面问题出发,并提出完善事业单位档案管理质量保障体系相应的对策,进而完善事业单位档案管理工作。

关键词:事业单位;档案管理;质量保障体系

近年来,伴随着我国经济的转型发展,国家逐步加大了对档案管理质量的重视程度。事业单位是我国政府职能部门的重要组成部分和公益性机构,做好事业单位档案管理是保障事业单位高效运行的必要保障。

一、事业单位档案管理质量的重要意义

档案管理工作从事业单位成立之日起就已成立,一直与事业单位发展密切关联,而档案管理质量在事业单位的运行发展过程中具有不容忽视的重要作用。首先,档案管理质量与事业单位的发展休戚相关,档案管理质量和档案管理制度体系的完善,既可以提高事业单位的工作效率,还可以作为考察事业单位发展成果的重要指标。其次,党群工作、科学研究、人事管理、行政管理等种类繁多、形式多样的档案管理工作在事业单位整体运行中具有重要的作用,它承载着记录和整理事业单位正常运行活动的职责。最后,事业单位的档案管理质量不仅是在职人员的聘任、考察、选拔、晋级、调动、辞退和退休等人事关系的基础性资料,涉及每位事业单位工作人员的切身利益,还记录着事业单位发展过程中的阶段性显著成就,作出的重大决策和关键决断,以及为公众创造的社会效益和产生的深刻影响等相关事宜。因此,事业单位的改革发展离不开档案管理质量的切实保障。

二、事业单位档案管理工作质量保障体系存在的问题

档案管理工作的质量保障体系仍有缺失,主要表现在四个方面。第一,档案管理质量的主观认识程度不够。在事业单位的发展进程和职能调整过程中,档案管理部门曾被认为是可有可无的部门,很多时候,档案管理工作被认为是没有技术含量,只是抄写、整理、归类,不需要给予更多的重视。档案管理质量主观认识的薄弱和偏差直接造成了档案管理人员工作效率低下,工作热情较低,工作纪律怠慢,工作技能生疏,影响了整个事业单位的运行效率和工作效果。第二,档案管理制度还不健全。从事档案管理人员的任务接续、工作交接和岗位调整等管理制度不够完善,尤其是档案管理人员一旦出现病假、事假和产假等临时或突发变动时,极易产生后续工作无法完成和交接工作不够到位的失职现象,造成档案管理工作的“死档”或“弃档”。第三,档案管理工作的信息化建设迟缓,尤其是档案管理信息平台的软件开发、硬件维护、人员培训和网络建设均处于缓慢状态,仅限于传统信息技术的开发和电脑操作运用,导致档案管理工作效率较低和失误频繁出现。第四,档案管理工作的资金保障力度仍然不足,主要原因在于事业单位是公益性的全额拨款机构,单位的财务预算无法擅自加大对档案管理工作的预算投入和维护成本,这迫使档案管理工作长期处于经费紧张的状态。

三、加强事业单位档案管理质量保障体系建设的主要对策

1.强化档案管理的先进职业观念。事业单位档案管理工作的高效、稳定和持续运行,必须转变传统的管理理念,并且牢固树立忠诚奉献、爱岗敬业、求实创新的职业化工作理念。加强档案管理人员的思想政治教育,将社会主义核心价值观全面融入档案工作者的在职进修、培养培训和职称评聘等职业环境之中,加强对档案管理人员的行为评价和工作态度考核,建立健全奖优惩劣机制,强化档案安全意识,营造积极向上、踏实肯干的工作氛围,将档案管理工作体系化、系统化、有序化,从根本上转变原有的思想,让新思想、新观念深入每一个档案管理人员的内心。

2.提高单位领导对档案管理工作的重视。事业单位档案管理质量保障体系需要加强主要领导的责任意识,加强事业单位主要领导对档案管理工作的重视程度。上级主管部门应把档案管理工作列入事业单位绩效考核的目标之一,而事业单位应将档案管理工作列入当年度的工作计划和下一年度的发展规划,以此提高主要领导对档案管理工作的紧抓不放和紧密关注。此外,主要领导还应定期向档案管理工作者宣讲档案工作的法律法规和制度条例,并开展对档案工作的常规监督和日常检查。

3.提升档案管理队伍的整体素质。长期以来,一提到档案管理工作就会下意识地认为,它是一项无需任何职业技能与专业知识的工作岗位,在人员的选择和聘用方面具有较大的随意性。然而,在信息化与知识型社会,档案管理工作迫切需要大批职业化和专业化的应用型人才。因此,各级各类事业单位要改变原有档案管理队伍建设观念和思路,重视对档案管理人员专业能力的培养,优化档案管理人员的知识结构,通过进修、参观、访问、考察等形式强化档案管理人员的理论专业知识体系,增强档案管理人员的实践操作能力,全方位提高从事档案管理工作人员的基础业务素质,为档案管理工作组建一支专业能力强、职业素养高的档案管理队伍。

4.强化档案管理工作的规范性建设。事业单位的档案管理质量保障体系建设要有法可依,依章办事。无论是人员聘用还是日常工作管理都要有法律法规和制度条例作为基本的工作依据。这样既可以增强档案管理工作人员的责任心,还可以促进他们努力提高自己的业务水平,进而构建更加完善和科学的档案管理体系。因此,应着力提高事业单位档案管理工作的遵章守法意识,积极制定单位档案管理工作人员的岗位职责、档案保密、档案保管、档案查阅、档案鉴定销毁等各项制度,严格要求档案管理工作人员按章办事,加强归档文件材料的保管及保密制度建设,使档案管理工作变得条理清晰、职责明确和工作有序。

5.促进档案管理工作的制度化建设。事业单位的档案管理质量保障体系建设,要完善档案管理工作的经费保障制度。多渠道、多途径提升档案管理工作的运行经费和维护经费,健全档案管理的基础建设费用支持体系,探索设立档案管理专项资金,专款专用切实做好重要文件和历史珍贵档案的收集、分类、整理、立卷、归档等专项工作,保证实物和虚拟的珍贵文件和档案资料的齐全、完整。

参考文献

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作者:吕峰

 

  发布时间:2018/4/26 14:42:05  阅读人次