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医疗文书档案管理现状与管理创新

摘要:医疗文书档案主要是由医院的党建资料、财务报表、基建资料、管理制度等组成的,是医院发展历程的记录总结,是医院最重要的史料。医疗文书档案的保存价值巨大,如果保存不好,这不仅是医院的损失,更是社会医疗事业的损失。为了能够使医疗文书发挥应有的价值,就需要规范医疗文书档案的管理工作,提高医院档案的利用率。本文将着重从当前医院的医疗文书档案的管理现状入手,对存在的问题进行剖析,然后针对存在的问题相对应的提出解决策略,为现代化的医疗文书档案管理提供可行性建议。

关键词:医疗;文书档案管理;现状;创新

0引言

医院的医疗文书档案更是人民群众享受医疗服务的原始记录,关系到广大人民群众的切身利益。医疗文书档案的管理是医院管理的基础性工作,它能够为医院提供制度化、规范化的借鉴史料,是见证医院发展史的再现[1]。随着新时代医疗改革的不断深入,医院自然而言也就成为了焦点,这也就对医疗文书的管理工作提出了更高的要求,管理者需要尽最大努力保证医疗文书的真实性、完整性、规范性,以促进医疗文书管理的不断发展[2-3]。

1医院医疗文书档案管理工作的特征

1.1复杂性

医疗文书档案由于记录医院建设发展历史和临床科研的档案资料,由于医院涉及到元素比较多,比如科室、医疗业务、医疗技术内容比较多,所以用于医疗指导和规范文件资料也就比较多。如果档案的类型划分医疗文书档案,其主要包含:基建档案、人事档案、财务管理档案、科学研究档案、党务工作档案等,这也就决定了医疗文书档案的复杂性。

1.2专业性

医院的一切都是围绕医疗开展工作的,并在工作过程中形成相对应的医疗文书档案,均属于医疗系统的相关资料,同时又能反应医院的工作情况,具备高度凝结的专业性。在医院长久的发展过程中,正是这种专业性才能支撑起医院的不断前行。

1.3保密性

医院医疗文书档案能够反映出医院的日常活动,会涉及到医院内部机密等重要问题,所以医疗文书档案的对外开放程度较低,仅仅对医院内部人员查阅资料时开放,不会提供更深层次的服务。做好医疗文书档案的保密工作,为医院的各方面工作提供一定的指导。

1.4衔接性

多数的医院的建院历史比较长,在医院的发展过程中,相对应的科室也会有各式各样的医疗文书,呈现出比较分散的态势。医院规定医疗文书档案管理工作周期多为一年或半年,保证医疗文书档案具有一定的完整性、连续性,进一步保障医院的每一个阶段工作的顺利开展。

2医院医疗文书档案管理工作现状

2.1现代化档案管理意识缺乏

医院医疗文书档案管理工作是医院运行发展的重要依据。但是很多医院领导以及管理人员对文书档案管理认识不足,工作重视程度不够,忽视了档案管理所能产生的经济社会效益以及管理过程中会出现的问题[4]。管理人员多会以传统的档案管理理念来应对新形势下的文书档案,使他们极少的能够将自己的主观能动性发挥到管理工作中。并且医院文书档案管理工作仅仅局限于医院内部,缺少技术交流,现代化的管理信息得不到应用,这是对医疗文书档案管理工作的不负责的表现。

2.2医疗文书档案管理人员专业素质不高

我们医院内部的文书档案管理队伍的素质水平参差不齐,有待进一步提高。现在的医疗文书档案管理人员多为兼职,很少有专门的档案管理人员进行专业化管理,在档案管理时缺乏必要的专业水平和责任心[5]。有些管理人员缺乏创新意识、思想陈旧,使医疗文书档案管理很难与时俱进。由于医疗文书档案管理者的三观不尽相同,所以对医疗档案的态度以及为管理档案倾注的精力都会有偏差。因此,管理人员需要在保证基本的管理原则上,还要注重自己职业素质的培养,促进医疗文书档案管理的专业化。

2.3医疗文书档案管理制度不够完善

良好的管理制度是工作顺利开展的基本保障,只有制度完善,医疗文书管理人员才能在工作中“有法可依”。在医疗文书档案管理过程中,很少有医院根据医院的实际建立专业化的档案管理团队,缺少科学的岗位制度,没有可依据的档案管理细则,档案管理人员很难利用自己单薄的力量改变档案管理的混乱状况[6]。部分医院也会有相应的管理制度,但是在制定制度时,主要针对医院的日常管理工作,比如报销制度、考勤制度、器材使用制度等,很少涉及到基建制度等,不会全方位的对医院的工作进行制度覆盖。

2.4医疗文书档案与立卷衔接不畅通

文件是档案的来源,档案是文件的归属。在医院实际的档案管理工作中,文书档案的管理应该与档案立卷相互协作、科学分工。医院文书档案管理与档案立卷进行衔接,是医院整体档案管理工作的重要流程。但是在操作过程中,仍然存在着很多问题,比如:特殊文书不能够特殊管理、文书格式不正确、不注重文书档案的质量等。我们需要加强档案立卷的直接关系及档案的收集范围,建立起完整有序的档案系统,保证未来利用的简便性以及价值性。

3医疗文书档案管理创新探析

3.1加强医院医疗文书管理的规范化

根据现有阶段而言,医疗文书档案管理工作中出现的问题来看,应该制定完善医院医疗文书管理制度,保证规范化的管理工作。建立起医院医疗文书档案管理体系,要明确各方面的责任,还要设立绩效考核机制,只有将员工的绩效和医疗文书档案管理工作相结合,才能够使管理人员有更多心力进行管理工作[7]。同时,相关部门还要制定相关的激励落实制度,对有关工作出色的管理人员进行奖励,充分调动管理人员的主观能动性,保证相关工作能够得到落实。保证各个环节的工作都能够按照既定流程进行,从而有效的提高管理工作的质量。

3.2加强对医疗文书档案管理人员专业素质的提高

在医疗文书档案管理工作过程中,管理人员的专业素质直接关系到管理水平。目前,很多医疗文书档案管理人员素质水平较差,档案管理质量和水平也会达不到合格的标准,所以要努力培养医疗文书档案信息化管理专业化人才。我国的医疗文书档案管理工作起步较晚,致使我国在文书档案管理方面的专业人才还比较欠缺,要找到既懂医学,又懂现代信息技术,还懂档案管理的专业化人才有一定的难度,医院及有关部门要加大对现有管理人员的现代化培训,从根本上提高现有管理人员的专业化操作技能,同时还要不断地引进新型人才,可以与相关高等院校、职业院校进行合作培养人才,不断地为医疗档案管理队伍补充新鲜血液,以不断提高医院医疗文书档案管理的水平。

3.3加强医疗档案管理的软硬件设施的建设

医院医疗文书档案管理最终目的是实现档案的循环再利用,医院要建立起自己的信息网站,并且以网站为平台依托,不断完善和拓展网络体系,建立健全文件档案管理的专门模块,还要求必须拥有一定的医疗基础设施和办公设施。通过专业网站的专门化服务,先进的信息化管理的基础设施的辅助,医疗人员可以拥有充足的设备,提高信息查询、分析等功能,切实履行医院该有的职能,提高医院文书的档案信息化管理层次和水准。

3.4加强对现代信息技术的应用

医院医疗文书档案进行信息化的管理和使用,是适应现代信息技术普及和发展的要求,是符合时代发展潮流的。原来的医疗文书管理模式存在固有的弊端,主要是依靠人工操作和整理,本身就有无法克服的缺点,不利于档案信息的整合,浪费了医院的人力、物力、财力,不符合新时代医院患者的需求。因为计算机具有迅速的信息处理能力以及精确地进行数据运算的能力,需要我们管理人员与时俱进,将现代信息技术与医疗文书档案进行结合,积极引进新型管理技术和管理理念,同时要积极与同行业人员进行经验交流。加强信息管理方面的交流与合作,自主创新开发独具特色的医疗文书管理方案,逐步提高医院的管理效率,提高服务社会大众的水平和质量。

4结语

医院医疗文书档案管理水平是医院服务水平的直接体现,也是医院稳健发展的基础[8]。随着医院的发展,医疗文书档案管理工作也将会面临更高的要求和挑战,我们档案管理人员只有围绕规范化、科学化、制度化的规则,规范医院医疗文书管理的核心制度,改善管理水平。相信在我们档案管理人员的共同努力下,必将促进医院医疗文书档案管理方式向现代化转变、向开放式模式转变,实现医院医疗文书档案的真正价值。

参考文献

[1]余晓燕.PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用[J].医学信息,2016,30(29):13-14.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案,2016,24(3):57-58.

[3]宓丹.浅谈信息化技术在医院文书档案管理中的价值及创新应用作用[J].世界最新医学信息文摘:连续型电子期刊,2014,14(36):334.

[4]刘园园.医院档案管理中的问题分析及对策研究[J].中国社区医师,2017,31(19):162-164.

[5]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报,2015,12(6):176.

[6]曹曦月.医院文书档案管理创新的有效途经研究[J].现代养生(下半月版),2017,33(4):166.

[7]甄玲.浅析强化医院档案管理工作的有效对策[J].中国管理信息化,2017,13(2):171-172.

[8]李海珍.医院档案管理现代化建设浅析[J].办公室业务,2014,23(24):52.

作者:王思学 单位:吉林省通化市海龙精神病医院财务科

 

  发布时间:2018/2/6 8:07:17  阅读人次