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人事档案管理存在的问题及解决措施

 【摘要】人事档案是单位选人用人的重要依据,是单位防止“带病提拔”“带病任用”的重要武器,人事档案管理看似简单平常,缺乏技术含量,但它的细微和琐碎的管理特征,让人事档案管理工作想要变得有条不紊,科学有效,还需要档案管理人员花费较大的精力才能胜任。本文就现代人事档案管理工作中存在的问题进行了分析,进而提出了相应的解决措施,以期为相关单位的人事档案管理工作提供一定的指导性建议。

【关键词】人事档案;管理;问题;措施

一、现代人事档案管理存在的问题

(一)档案管理工作得不到重视。在市场经济条件下,无论是企业还是机关事业单位,在经营管理过程中,均出现于重生产研究,轻档案管理的现象。而在人才选拔方面,企业或机关事业单位也更多地注重人才的实际能力,而非档案记载。因此,很多人才在应聘工作,或考评职称或办理社会保险等事项时,由于对应单位并不需要对其档案进行审核,进而使得档案主人并不重视自身的档案管理与建设。同时,用人单位在对人才进行层层考评后,在对其能力及个人素养等方面较为认可的情况下,也比较忽视其档案的记载,加之很多企业并不承担管理员工档案的工作,因此,也较为忽视对员工档案的审核。而在机关事业单位,关于员工或干部的调任时,档案会跟随相应人员进行迁徙,这种情况也极易让档案失真或遗失,久而久之,档案管理人员也会档案管理工作较为忽视。

(二)档案管理缺乏规范化。当前仍存在部分企事业单位的档案管理主要以纸质化档案为主,而纸质化档案的弊端则在于信息容易失真和遗失,部分人在填写个人档案时,存在字迹潦草难以辨认,信息填写不全,内容描述不准确的现象,加之很多人的纸质化档案在存档时存在证书遗失,证书失效等情况,进而使得人事档案有效性较低。而档案管理人员对信息填写不全,证书补遗不到位的人事档案缺乏监管,没有及时督促档案本人将资料补齐,而对于部分人深造后所获得的新学历、新证书,档案管理人员也不能及时收齐并存档,进而使得人事档案管理缺乏规范化。

(三)人事档案管理人员缺乏专业性。人事档案包括普通员工人事档案和干部及骨干员工人事档案。人事档案是单位选人、用人的重要凭据,人事档案的失真和遗失会让单位在选人、用人方面存在一定的风险。人事档案管理工作看似轻松缺乏技术含量,但要对人事档案进行标准化管理,让档案替人说真话,则需要档案管理人员具备专业化知识,对重要档案进行去伪存真,去档案信息所在地进行实地调查,辨别信息真伪,让档案起到有效的参照作用。而当前大部分单位的人事档案管理人员主要具备档案的整理与保存的能力,缺乏去伪存真的鉴别能力,缺乏一定的专业性。

二、完善现代人事档案管理的措施

(一)加快人事档案数字化建设。纸质化档案存在诸多弊端,尤其是在单位人才存在调动的情况下,纸质化档案极易出现失真或遗失的现象。加快人事档案数字化建设,对人事档案的重要信息进行标准化处理,采用信息系统和数据库,将人事档案信息输入进计算机设备中,并用U盘或光盘等存储将档案信息备份与纸质化档案一同保管,在单位人员进行调动或对档案进行调阅时,根据单位制度,采用数字化档案传递,则能较好地解决档案遗失或失真的现象。对于部分人员档案信息不全,新增加档案信息不及时上报等情况,档案管理人员可以完善档案管理制度,并将档案管理与员工个人的升迁、加薪等关键性事件挂钩,督促档案主人自觉地完善自身档案信息。

(二)组织一支专业化档案管理队伍。对所有的人事档案进行去伪存真较不现实,因此,单位可以组织一支受过专业化培训的档案管理队伍,对重要性系数较高的干部人事档案进行实地调查,去伪存真,保障档案的可靠性和有效性。专业化队伍的选择可以从外部选聘受过专业化训练的高素质人才,也可以通过对内部能力较强的员工进行专业化集训,进而提高他们档案管理水平。

(三)将档案信息与个人发展相联系。企业单位的档案信息得不到重视主要与市场经济相关,且部分企业单位在不保管员工档案的情况下,并不需要审核员工档案。但事业单位、国家公职机关及国企等单位,档案信息则是干部选聘的重要依据,档案信息要得到个人、单位及档案管理人员三方的重视,最主要的措施则是将档案信息与个人发展直接挂钩,对所有干部的聘用、调任等,都必须先审后用,凡用必审,在这种情况下,档案管理三方都会因涉及自身利益而必须重视档案管理工作。

三、结束语

档案管理工作看似轻松简单,但要将其管理好,发挥档案鉴别人才的重要作用,则必须要档案管理人员具备专业化知识,对每一份档案都认真管理,因为每一份档案后期都有可能成为单位干部任用的凭据,成为单位健康管理的重要参考信息,是单位杜绝“带病提拔”“带病任用”的重要法宝。

【参考文献】

[1]张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].档案管理.2016(06):238-239.

[2]马红波.现代人事档案管理存在的问题及对策[J].图书档案.2015(10):260.

[3]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化.2014(03):111.

作者:刘涛 单位:运城幼儿师范高等专科学校

 

  发布时间:2017/5/18 8:43:48  阅读人次