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现代人事档案管理研究

摘要:人事档案是记述和反映个人经历和德才表现等方面的人事材料,为了能够对一个人进行全面地、科学的了解,对相关的个人人事档案进行个人材料的采集与整理,将人事档案的管理工作认真细致的完成对人员管理有着很重要的意义。对人事档案进行严格、细致的管理工作,在当今信息时代,有着至关重要意义。逐步改变了人事档案工作服务和管理方式,发挥其资源优势以适应现代人力资源管理就显得非常重要。

关键词:现代;人事档案;档案管理工作

在中国的人事方面的管理制度中,人事档案是其中一个非常重要的中国特色,人事档案主要记录了个人的生平经历、学历、政治面貌等方面的内容。人事档案的现实意义非常重要,企业或者一些单位可以将个人的档案作为如何分配工作、如何分配工资的重要依据。

一、在人事档案管理工作中通常存在的问题

1.人事档案管理工作的管理体制

虽然一些组织部门在人事档案管理方面所设立的相应的制度还是比较健全的,严格的按照管理权限以及相关的管理制度对人事档案进行管理,在人事工作中发挥着重要作用。但是在对人事档案进行收集归档的过程却耗用了大量的时间,相关工作人员并不能够高效的运用相应的技术手段以此来使人事档案的管理工作得到高质量的完成,这明显的与现代人力资源管理工作的工作效率拉开了非常大的差距。另外,很多单位人事档案服务水平不高,服务面不广,服务途径单一,影响工作效率降低人事档案可信度。

2.人事档案管理人员素质不高

档案管理人员思想观念陈旧,缺乏开拓进取精神,缺乏系统的培训,业务水平一般,不能做到材料及时归档。在人事档案材料搜集过程中,由于工作人员档案管理意识较淡薄,经常将一些档案资料放在临时存放处,造成档案内容不清、不实、不全,将一些可装可不装的资料都装入档案,使档案的内容臃肿繁杂,归档不系统、不完整等现象发生。在工作人员进行档案交接与传递的工作时,经常出现由于监管人员的监管工作不能够得到很好的落实,因此导致出现档案的完整性不能被保证的现象频频发生。

3.在人事档案管理工作中信息化的程度不够高

在当前人事档案管理的过程中逐渐变得更加科学化、信息化,在人事档案信息化管理工作中的主要功能是收集传递相关的人事信息、开发利用,信息化的人事档案管理工作是当前最重要的、最基本的管理手段之一。在当前的人事档案管理工作中,很多地方的计算机技术还没有被广泛应用,一部分企业组织只是将个人人事档案的部分相关内容直接输入计算机的数据库中,然而在进行资料检索等工作程序上任然采取手工操作,因此并不能使档案管理信息化的管理体制体现出方便快捷的优点,反而给档案的管理工作造成了诸多不便,比如信息归类不明确、搜索结果不准确等相关问题,不能在人事档案管理工作中发挥相应的作用,反而影响了档案管理工作的工作效率。

二、现代人力资源管理工作中人事档案管理工作将会如何发展

1.使人事档案相关材料的管理等工作更加的具有规范性

为了提高人事档案管理质量,最首要的工作是要及时的对相关人事资料进行收集和补充相关的档案材料,更加规范化的收集、鉴别人事档案资料对将要或者已经归档得材料质量产生直接的影响,对于已经收集完毕的人事材料,需要保证相关资料的真实性以及材料总结简练,然而对于一些不符合要求的人事资料必须要及时退回,并且要求其在限定的日期内进行修改正确再进行重新归档,除此之外,对于一些记录与档案内容无关资料的档案,也必须要及时的退回,避免积压、丢失等问题的出现。与此同时,为了使人事档案的保密安全性得到强有力的保障,应该使查档人员在对档案进行检查时的速度得到提高,除此之外,培养工作人员使用计算机对人事档案管理系统进行熟练的操作,这样也可以保证工作人员在不接触纸质版人事档案的前提下对档案原件进行查阅。

2.使干部人事档案管理工作得到加强

人事档案中真实地记录了一个人的经历、能力等,是组织、人事工作中必不可少的依据,在人力资源合理配置问题中发挥着非常重要的作用。在人力资源管理过程中,人事档案管理工作是否能够高效的进行人力资源管理产生了重大的影响。为了能够实现物尽其用,人尽其才的组织目标,使人力资源的综合素质得到提高,在组织的后续培训过程中对人才进行区分,因材施教,组织对所掌握的人事档案中的相关信息进行分析研究,做出正确的选择与安排。

3.人事档案管理和服务方式更加的开放

伴随着市场经济的发展,使人事档案的神秘化程度被大大的减弱,除此之外,新时代的信息技术也在飞速发展,因此导致人事档案管理和服务的方式发生了很大的改变。为了拓展交流模式的途径,实现外界人才与人事档案管理部门的信息交流,采用现代化的管理手段,实行网络信息化的管理、服务方式。与此同时,知识经济飞速发展,不仅人才流动数量越来越多,人才质量也逐步增强,然而,伴随着逐渐深化政治体制的改革,人才已经逐渐成为了具有自身色彩和具备非常大的价值的产业,因此人事档案管理也会即将成为一种常用的管理模式。

4.进一步建立健全人事档案管理制度

由于人事档案管理工作具备材料收集繁琐、保密性非常高的特点,因此应该建立实事求是的的档案管理制度,并切在工作实施中不断加以完善。特别是要建立和完善档案材料的传递、登记制度,实现动态管理和考核,一旦发现遗漏丢失,及时查找补救,确保档案材料的完整性。结合人力资源管理发展趋势及当前工作重点,制定一个全面的、可供分期实施的编研计划,不仅要落实人力资源管理发展的专题汇编数据,还要检查对编研成果的利用情况。

5.大力提高人事档案管理人员的素质

新形势下要提高人事档案管理的水平,必须提高人事档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。一是档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解档案管理现代化的具体内容。二是倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,从而提高工作效率,创造新的工作业绩。三是引入竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。四是将档案人员的培养纳入人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。

6.加强人事档案管理工作更加具备现代化

为了使人事档案管理的相应手段得到优化与加强,因此人事档案的管理工作必须实现现代化。为了使档案管理的手段更加具备现代化,使档案管理的硬件设施得到大幅度的提高,比如可以设置一些自动监控系统。除此之外,引入相关的可以配合管理人事资料的计算机管理软件,建立完备的人事档案管理数据库,真正实现人力资源合理配置,使组织能够长期的可持续发展。

参考文献:

[1]企业人力资源管理对人事档案工作的新要求.

[2]唐微微,李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探.

[3]许慧丽.浅谈医院现代化建设中的档案管理.

[4]蒋丽军.谈医院档案管理.

作者:高薪 单位:邯郸市中医院

 

  发布时间:2017/5/18 8:42:13  阅读人次