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电力企业建设工程档案管理思考

[摘要]作为重点建设工程的历史记录,工程档案就发挥了它重点建设工程竣工验收、维护管理、改建扩建或者交付使用的重要依据作用。随着人们对工程档案认识的不断加深,档案管理工作也逐渐受到了人们的重视。本文对电力部门中的档案管理工作现状进行分析,并提出了对应的措施,以期为电力企业发展提供借鉴。

[关键词]电力;企业;工程档案

在如今高新技术不断发展的前提下,信息化特点逐渐突出,人们也认识到了信息材料的重要性。除了不断地加强档案内容认识程度,档案管理工作也得到了重视,但是也仍然有很多的企事业单位因为没有对档案管理工作引起足够的重视,造成一定程度上的损失。档案管理在电力部门中的档案管理工作的重要性是显而易见的。

1电力工程档案管理存在的问题

为了加强电力工程档案管理,人们除了要了解当前电力部门工程档案管理工作的现状,还要对问题提出一定的解决方案。通过分析发现电力企业建设工程档案管理存在以下几点问题。

1.1重视程度不够

通过观察大部分电力工程项目建设,人们可以发现很多人的档案管理意识比较淡薄,他们对资料的收集和整理归档工作没有足够的重视,这也就导致出现了资料统计不全的现象。除了引起不必要的麻烦之外还可能要面对其他的问题,比如资料不全,延迟了竣工的投运时间,可能不利于工程档案管理和工程质量监督部门对于工程的资料审查,甚至会涉及工程的质量和安全问题。

1.2电力工程档案管理奖惩制度不够健全

很多的企事业单位对电力工程档案管理奖惩制度的建设还不够健全,奖惩不明导致档案管理人员抱着消极的心态进行工作。很多时候责任胜于能力,细节也决定成败。在实际工作中,部门上交的材料和信息会暴露内容不全以及上交不及时的问题。此时就需要档案管理人员主动上门提取资料,但是由于奖惩制度不健全,使得工作人员缺乏工作积极性,在材料收集的过程中就自然存在收集不全的现象。

1.3人员调动频繁的问题

在很多企事业单位普遍存在档案管理人员身兼数职情况,档案管理部门缺少固定的具备专业水平的工作人员。管理人员不固定的情况很容易导致档案管理混乱等问题。

1.4档案管理人员业务水平有待提高

在国家电力体制改革进一步深化的情况下,市场经济在发展的同时使得企业市场化也已经成为了大趋势。随着电力基础设施方面的建设项目逐渐增多,电力工程档案管理工作的重要性日益凸显。在电力工程建设项目的立项、审批和竣工验收的全过程中,每一个阶段都会产生档案材料。但是由于存在时间长、过程复杂和细节多等特点,材料收集和整理的工作也开始变得异常繁琐与杂乱,这就对档案管理工作人员的业务水平和道德素质的要求进一步提高,档案管理工作人员必须秉持着认真负责和细心谨慎的态度,并且在具备较高的业务水平的前提下不断进步。人们只有这样才能够选择那些正确的人来胜任复杂的电力工程档案管理工作,从而也能够在保证项目顺利进行的同时完成个人的自我蜕变。由于档案管理工作的特殊性,往往存在着繁琐和细致的特点,对于工作人员的要求也较高,而档案管理人员也都是兼职人员,由于专业水平不够的问题逐渐暴露出来,而且兼职人员也不重视专业培训。在应付工作的同时,也暴露出了档案管理部门安排专业培训没有严格执行力等问题,所以人们应注重培养档案管理人员的业务素质并加强对档案的有序管理。

1.5档案整体质量不够高

由于档案管理工作人员专业能力参差不齐,他们在收集档案材料的过程中,往往忽略了材料的质量,秉承着“宁缺毋滥”的原则,大量可有可无的材料堆积在一起,再加上管理混乱的问题,导致档案的整体质量不够高。

1.6档案材料保管不当

在实际工作的过程中,由于档案管理人员和施工单位的档案保护意识不够强导致很多问题。很多施工单位所提交的材料信息不够全面,很多信息的收集和整理也不够及时,这就带给了档案管理工作更多的困难,甚至还会影响工程的顺利进行。

2电力企业建设工程档案管理的改进措施

从以上的资料分析中可以看出,问题主要就在于制度不健全和人们的档案意识上不高。所以,人们在加强电力工程档案管理的层面上,要建立健全电力工程档案管理制度,并提高人们的档案管理意识。

2.1安排专门的档案管理负责人员

企业应该在安排专人负责档案管理工作的同时,增强工作人员的档案管理意识。事实上,人们在面对电力工程档案管理工作烦琐的同时,从工程前期工作一直到竣工之后的验收以及最后的工程资料归档移交这一整个过程中,工作人员需要很长时间来整理,其细节和过程漫长、无趣,这就要求档案管理工作人员进行明确分工,方便管理,以免发生资料收集不全以及重复和归档不及时的情况。这也为人们在发生推卸责任等情况时,便于追究当事人责任,同时还便于及时地采取相应的补救措施。

2.2制定严格的奖惩制度,奖惩分明

企业应将档案管理纳入到部门评优的范围内,对工作认真细心的员工进行必要的鼓励。根据相关法律法规,在建立健全档案管理制度的同时,各部门也应该对此进行严格执行。比如在工程的预检过程中发现问题,需对此进行及时地反馈,在主动督促参建单位及时上交材料的同时,还应进行严格的监督。而对于那些工作不够认真负责,甚至于影响到整体工程进度的工作人员,企业应该对他们进行批评。这样企业就能够在激励档案管理人员认真工作的同时,还可以提高档案管理工作的质量,同时也就保证了工程质量。定期地对档案管理部门工作人员进行针对性的专业培训也是很有必要的,一方面,让他们能够真正地理解档案管理工作的重要性,增强其内心对档案管理正确的管理意识;另一方面,通过让他们学习相关法律法规,使得他们能够在工作过程中做到知法、守法和自觉依法治理档案。除了以上两方面,第三方面,企业应该注重提高档案管理人员的计算机操作水平。由于当前的网络化管理比较流行,大量的计算机管理档案技术开始盛行,企业应在加强员工档案管理精神的同时,,实现企业档案管理的网络化。

3结语

加强电力工程档案管理工作是很有必要的,本文通过探讨电力企业建设工程档案管理的具体问题,并提出了相应的解决方案。在解决电力档案收集的同时也健全了制度和提高了工作人员业务素质,推动电力企业建设工程的档案收集整理工作的健康有序进行。

主要参考文献

[1]张青.建筑工程档案管理的几点做法和体会[J].科学中国人,2015(12).

[2]付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略[J].办公室业务,2015(24).

作者:杨希玲 单位:广西桂冠电力股份有限公司大化水力发电总厂

 

  发布时间:2016/11/1 17:49:07  阅读人次