第一篇：电子政务对档案工作的影响

1前言

随着社会的不断进步，计算机网络技术日益普及，在这种形势背景下，电子政务逐渐取代了传统的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的发展成果。电子文件大量产生，这给档案工作带来了良好的发展机遇，也使其面临着严峻的挑战。可以说，电子政务对档案工作的影响不仅仅体现在载体改变方面，还涉及工作观念、工作模式和标准规范等方面的改变。充分借助电子政务这个良好契机推进档案工作的发展，具有广泛而深远的意义。

2电子政务给档案工作带来的积极影响

2.1对档案业务工作的积极影响

在电子政务活动中势必会产生大量的电子文件，这些文件的储存、运行、传递和使用方式都与纸质文件有着很大的区别，电子文件的采集、鉴别、整理和保管方式也与传统纸质档案有着一定的差异性。从收集角度而言，电子档案的收集工作瞬间即可完成；从整理角度而言，电子政务语境下的档案整理工作可以多路径、高效率地完成；从鉴别角度而言，电子政务文件在归档的同时也要进行细致鉴定。这一切变化都使得档案业务工作进入新的发展历程，使传统工作模式发生根本改变。

2．2对档案信息处理方式的影响

电子政务尚未实施以前，各类政务文件浩如烟海、泛滥成灾，档案室承受着巨大的保存文件与载体介质的压力。但是电子政务办公自动化技术的不断普及，为档案部门办公自动化技术的运用带来了良好的机遇。各部门在办公过程中产生的政务文件可以与计算机办公自动化技术有机结合。信息用户只需要在相关操作界面上点击键钮，就可以通过网络及时获得所需要的信息。同时，由于计算机网络技术的应用，政务文件的形成中可参杂多种信息媒体技术，满足不同使用者的需求。

2．3对档案信息化标准的影响

鉴于电子政务涉及到政府部门的政务核心，所以针对行业特点制定统一的标准是必需的。这样一来，各种系统方能在信息平台中有序运作，使得资源共享更加便捷。同时，由于电子政务当中所使用的传输格式和数据格式都是标准化的，还能根据原有的数据和信息增加新的功能模块，所以电子政务的不断推行，可以对档案信息化标准建设起到推波助澜的作用，使得档案部门的档案工作拥有统一化标准，从档案形成、收集再到储存、利用，都有章可循，有据可依。

3电子政务给档案工作带来的严峻挑战

电子政务给档案工作带来良好发展机遇的同时，也使其面临着一系列挑战，具体体现在以下几点：

3.1意识问题

毫无疑问，电子政务的发展不可能一蹴而就，在此形势背景下形成的档案管理信息化也是不断发展的。所以档案工作者必须意识到，在电子政务环境下进行档案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作战”的心态。

3.2管理问题

在传统模式下，纸质档案基本采取集中统一管理的方式，但是电子档案的管理模式还没有形成一个统一标准，虽然档案工作者做了诸多探索，但是与实际要求还存在一些距离。

3．3法律问题

档案的法律约束性主要体现于它的原始性和真实性，但是电子档案的可更改性、内容与载体的可分离性，使得电子档案在生成与传播过程中存在一些不利因素，给鉴定文件的真实性带来一定困难。综上所述不难发现，电子政务对档案工作的影响是一把双刃剑。需要档案工作者理性看待电子政务的发展，抓住有利契机促进档案工作的持续发展。

4发挥电子政务对档案工作积极影响的对策

4.1大力推进档案信息化标准规范建设

在电子政务时代中，档案信息系统的标准化建设至关重要，对电子政务的实施效果起着重要作用。有鉴于此，档案部门要抓住电子政务的发展契机，大力推进档案信息化标准规范建设。对于电子文件的归档与管理，要使用统一的标准规范。从电子文件的形成、采集、整理、编目、归档和利用等各个环节，必须制定和完善具体的管理办法、实施细则和技术标准等。使得电子档案走上规范化管理的道理，使档案工作有据可依。

4.2提升档案工作服务社会的竞争力

在电子政务环境下，部门与部门之间的距离越来越小，各部门产生的电子档案应该积极发挥为社会服务的能力。诚然，档案工作是一项公益性事业，其存在的价值就是便于社会各领域对档案信息资源的利用，多方面满足社会需求，使档案使用者能够足不出户就能在网络终端上查询、使用在权限范围内的档案资源。档案部门可以通过开展信息沟通、决策咨询、技术服务等活动，积极促进政府与社会之间的知识流动，加强技术转移，使其转化为现实生产力，为社会进步做贡献。还可以举办主题展览、成立教育基地等方式，发挥档案馆的教育、文化功能，使得档案馆的信息服务走向开放化，发挥在电子政务环境下的积极作用。

4.3采取措施确保档案信息安全

档案部门要贯彻落实档案信息安全保护机制，在建设网络、开发软件和加工数据的过程中，高度重视档案信息安全问题，配置获得国家保密局认可的网络安全产品。在系统集成过程中，要选择获得国家保密局颁发的《涉及国家秘密计算机信息系统集成资质》证书的厂商进行承建。还要对档案信息安全进行定期检查，遏制不安全因素，保护档案信息不受自然和人为有害因素的侵袭。比如在网络安全保护方面，要采取漏洞扫描、防火墙和杀毒软件等技术；在软件安全保护方面，要采取防动态跟踪、防静态分析、防拷贝加密等技术；在数据安全保护方面，要采取数据加密、压缩、备份等技术。

4．4加强档案工作队伍的能力建设

在电子政务视域下，档案部门要高度重视人才培养质量，这样才能从容应对电子政务环境对档案工作提出的挑战。一方面，促使工作人员树立终身学习意识，安排他们参加继续教育培训活动，使他们接受新理念、新方法。另一方面，在内容方面，要对工作人员加强新设备、新技术和新方法的培训，对工作人员重点培训计算机基础知识，比如档案管理软件应用知识、文字处理知识和网络技术知识等。

4.5加强档案意识宣传教育

提高社会大众的信息化意识，促进政府与大众之间的资源共享，是普及电子政务的重要路径之一。在电子政务时代中，电子档案涉及到管理、安全、法律等问题，所以档案部门要对社会大众加强规范利用行为的教育，使社会大众意识到合理利用电子档案的重要性。国家相关部门还要积极制定与电子档案利用的法律法规，正确引导信息利用的社会公德。

5结语

电子政务对档案工作带来了巨大影响，档案工作人员要从容应对各种挑战，促使档案工作顺利开展，为社会发展做出积极贡献。

作者：付艳美 单位：秦皇岛市北戴河区档案馆

第二篇：电子政务环境下档案管理策略探析

电子政务就是政府办公自动化在功能和范围等方面的延伸，是面向社会的政府自动化办公。在电子政务环境下，公文的起草、审核、签署和办理都在电子政务的操作平台中开展，这种归档以及管理方式并不是简单的纸质文件归档和管理能够实现的，它是于电子政务系统中嵌入电子档案的管理功能，使其全过程管理和文档一体化管理等方式得以实现。档案管理在我国是一项非常重要的工作内容，随着电子方案的普及，对其工作的要求也越来越高。我们应当针对档案管理中存在的问题进行分析，制定出具有针对性的改善措施，以使其作用得到最大的发挥。

一、电子政务环境下档案管理的意义

电子政务是政府机构部门运用现代化的信息、通信技术通过网络来实现服务与管理，并通过网络技术使政府机构的工作流程再造和组织机构的重组得以实现，超越时间、空间和各个部门之间的人为限制，使服务和管理都更规范、更优质、更全方位。档案管理的最终目的是使档案管理工作的质量和效益获得提高，因此需要采用先进的管理模式和信息管理技术，以便档案信息资源能为社会提供更好的服务。科学的管理模式对电子政务的发展具有积极意义，而电子政务下的档案管理可使档案信息获得长期储存，有利于查询和利用，可有效提高档案管理工作的效率。

二、电子政务环境下档案管理所存在的问题

（一）档案的原始性、真实性不够完整。

原始性和真实性是电子文件档案的固有属性。纸质档案在实际工作中非常容易就可对其原始性和真实性进行确认，而电子文件档案在其形成和处理过程中，信息的可变性是非常大的，如果在处理过程中删除或者修改了原始文件，是不易被识破的。同时，在电子档案的处理过程中还具有与信息载体相互分离的属性，因此，电子档案很容易在形成的过程中被人修改，对档案的原始性、真实性和可靠性都造成了影响。

（二）档案难以长久储存。

硬件、软件以及环境等因素都会在电子档案的生成、传输、应用等阶段产生影响。在储存过程中，电子档案对载体的性能以及环境的要求非常严格，加上其使用寿命并不长，储存载体无法对自然灾害或者病毒的侵蚀进行有效抵御，操作失误或者电压不稳都会严重损坏或者丢失信息内容。因此，档案信息难以进行长时间的储存。

（三）档案的安全性、稳定性不高。

随着信息全球化的发展，世界各个角落的人们都能享受到网络技术所带来的便捷，由于因特网的开放性较强，覆盖于世界的各个地区，因此每个人都可自由进入因特网实现资源共享。在电子政务环境下，重要文件的传输大部分是通过因特网来实施的，在传输过程中，电子文件极易遭遇黑客攻击，导致文件内容被伪造或者泄露出来。电子档案在保存、管理和接收过程中极易受到病毒的影响，目前熟悉计算机技术的黑客较多，就算电脑中安装了防火墙，简易防火墙系统也易被其攻破。所以，电子档案在管理方面还存在较大的安全隐患，安全性和稳定性均不高。

三、电子政务环境下的档案管理策略分析

（一）建立健全的档案资源数据库。

健全的档案资源数据可为政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查询与利用。确保档案信息的全面性、真实性和完整性是建立健全档案资源数据库的前提与基础，因为这样才能使档案资源数据系统与电子政务的需求相符。健全的档案资源数据库不仅能深度挖掘信息数据，还能提供更好的服务为政府决策。

（二）实施“前端控制”。

档案管理在电子政务环境下的特点是整体性、连续性和现实性，要想使其作用得到良好发挥，就不能长时间地停留于“后端控制”的服务阶段，必须将这种传统落后的策略进行转换，实施“前端控制”策略。档案管理部门主动地提前接入对信息资源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，这种方法可实现自身管理工作和电子政务系统的同步发展。“前端控制”不仅是电子政务环境下的档案系统管理原理、档案即时归档和长期利用的要求，也是保障档案信息安全性的需要。

（三）加强信息安全与标准规范。

档案信息的多样性和复杂性使其管理在电子政务环境下产生了很多问题，档案信息的安全和标准规范问题可保障档案管理顺利进行。由于电子政务系统的安全管理体制尚未完善，导致档案信息要面临的问题较多，为了加强在电子政务环境下的档案管理工作，必须对电子政务中内部网络的建设进行加强，这也是管理部门对档案进行有效管理的重要手段。网络安全的保证对电子政务下的档案管理工作具有非常重要的作用。另外，从根本上说，政府部门对档案信息的安全管理也体现出国家对档案信息的建设。所以，政府中的档案管理部门应严格按照国家所制定的信息安全规范以及框架实施对档案信息的安全建设工作，从更深层次上解决信息安全中存在的问题。

（四）建立信用档案模式。

在电子政务环境下对信用档案模式的建立可将某对象的信用情况进行及时记录、反映以及证明。在电子政务环境下的信用档案建设可为政府机构的联合监管提供更好的服务，不管是对政府档案信息所实施的公开决策，还是对档案资源数据库的建设以使其服务能力扩展于社会中，都是以信用档案为基础的。档案信息管理中的信用档案建设使科学、合理地管理信息资源的目的得以实现。因此，在电子政务环境下，信用档案的建立对我国电子政务的快速发展具有促进作用。

（五）政务档案信息实施公开服务。

对国家机关的相关信息进行公开就是政务档案信息公开服务，公开国家所运行的行政权利，因为在电子政务环境下的档案信息是政务信息的主要组成部分，对其进行公开是非常有必要的。另外，政务机关应根据自身特点并结合社会群众的利益来公开、公示政务档案信息是实施政务公开的前提，这样可有效改善政务档案信息的质量。

四、结语

随着信息技术的发展，电子档案的数量也会越来越多，在实际的档案管理工作中也会遇到越来越多的问题，不利于档案管理工作的实施。在电子政务环境下的档案管理会涉及到各个社会发展领域，档案管理部门应充分利用电子政务的优势，为了保障管理工作的质量和水平，尽可能地使档案管理的效率和利用服务效果得到提高。

作者：唐贵红 单位：泸西县电子政务管理中心

第三篇：电子政务环境下档案管理综合运用

随着现代社会信息化、知识化的不断深入，对于信息知情权的觉悟已经成为一种社会普遍性需求。电子政务从政府的数字化、信息化建设中，将管理和服务借助于网络技术来完成，并实现了对信息的组织、优化和高效管理。档案信息及档案服务工作在电子政务环境下，也应该从“收藏保管”向“可开发利用”方向转变。2014年中央下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，从创新档案管理服务方式，优化档案服务功能，着力从档案信息资源开发上促进资源共享。电子政务环境下的档案载体更加多元化，在综合运用上应该依据不同管理层级关系，从总体规划上做好部署，并从法律上、政策上加以保护和引导。对于各级档案管理机构，以及其他信息服务部门，应该从档案资源信息的合作与协调上，为档案资源信息多层级、高效率利用提供技术保障机制，切实从档案信息资源的综合开发上为社会公众提供全面的、一体化档案信息服务平台。

一、电子政务环境下档案管理综合运用的作用

电子政务是现代信息技术与政府机构建立信息资源共享的重要平台，既包括信息化资源、信息网络、信息化人才，也包括政府信息化建设中的各类法规标准体系等。在今天，信息资源已经成为现代社会发展的重要战略资源，档案信息资源尤为关键。就当前的档案信息管理而言，主要有档案原件以及基于档案的可利用的信息成果。电子政务环境下档案管理综合运用，主要体现在两个方面：一是从档案管理的内涵及外延上，其包含的信息不断增多，并呈现社会化趋势；二是电子政务对档案管理的综合运用涉及面更广、更深。作为现代档案信息资源开发的有效平台，电子政务环境是利用网络技术来整合各个信息孤岛，以实现对各个孤立的档案资源进行跨库连接、信息共享。对于该平台的运行及发展，需要从保障信息资源畅通互动中，促进各档案管理机构间的互补、吸收。同时，借助于档案信息平台，利用现代信息技术对档案信息进行检索、整理、阅读、输入、输出以及综合加工，从其开发及应用上来满足社会对档案信息的多种应用。如利用4G网络技术来完成随时随地的接入，实现快速检索及应用。传统的纸质档案及以手工为主的档案管理方式，局限于区域性、部门内的使用，且在互联互通管理上需要花费更多的时间和物质成本。电子政务环境下突破了时空局限，并从信息资源、技术资源和人力资源的协同开发上提高了档案信息管理综合效益。

二、电子政务环境下我国档案信息综合运用现状

档案信息是人类智慧的结晶，汇聚着认识世界和改造世界的丰富历史记录。在电子政务环境下，我国档案管理综合运用工作也取得了一定成就。一是对于数字化档案管理框架基本形成，自1999年开展“政府上网工程”以来，经过多年的发展，对于电子政务环境下的信息资源整合已经初具规模，特别是随着政府机关职能转变和深化机构改革中，各级政府在信息化资源综合运用中提高了管理的透明度，提升了办公综合效率。当前，98%的政府机关建成了网络办公平台，并在政务内网与外网的协同发展中，最大化地整合了各类业务资源系统。如在宏观管理上，金税、金卡、金财、金盾、金审、金农等12个业务系统建立了关联，以统一化信息平台规范了我国电子政务各业务系统的有效对接。二是在政府与公众之间的沟通与互动基本实现，以档案管理信息化服务为主体的电子政务环境，将网络信息、政府信息公开等档案资源进行了分层开发，特别是对政府网站，从对公众的开放上，逐步形成了机构政策条文、公告等窗口，这些窗口不仅为公众提供了档案信息咨询机会，也从档案信息服务中加强了政府与公众间的互动。可见，电子政务环境下档案信息综合管理，应该从构建良性的、满足政府与公众双向互动的有效平台，并借助于现代网络技术和信息化平台，最大化地满足公众对档案信息资源的需求。如在个人交税、护照办理、车牌办理等档案信息查询中，提升了档案资源管理的便捷性和效益性。

三、电子政务环境下档案信息综合运用中的问题及改进方向

电子政务环境为实现档案信息数字化资源整合创造了基础条件，但在档案信息整合与电子政务信息资源互联互通上，还存在一些问题。一方面从信息资源的内容上来看具有重合性，特别是传统政府机构在政务活动中对各类文件的存储与记录，既有法律法规等政策性文件，还有涉及各项具体业务的统计类信息，这些信息在数字化过程中又产生了更多信息衍生资料，在鉴定其政务信息价值上增加了难度；另一方面在信息互通中面临共同的数字化难题，随着政府信息化建设及各类档案馆信息化建设的加快，其信息资源都面临着数字化的共同难题，如数据库技术、数字化扫描技术、数据压缩技术，以及纸质文件与声像图文文件的归档问题等等，这些系统化资源在重组及编制上因数据源的差异性，还存在较多的标准化难题；再者，对于政务信息与档案信息在信息化分层管理上，依据全宗理论，对于隶属不同信息部门的档案信息资源需要结合时间、价值、内容等不同标准进行归类，从而实现信息资源共享的智能化管理。另外，电子政务环境下数字化档案信息网络建设中，由于经费等因素的影响，整个建设进度较为缓慢，对于已经建成的档案类网站，其互通能力受到影响，特别是一体化建设规划缺乏明确性，多数档案信息网络采用相关站点的简单链接，以致于分散性、孤立性较强。对于档案信息数字化规范及转换标准的制定相对混乱，其因素源自社会各档案信息所有者，未能从建设伊始就加强数据结构的统一化管理，以致于档案信息结构模式较多，格式不统一，如异构数据库现象严重、对于各档案信息网络体系建设缺乏有效的规范，也加剧了档案信息资源重组整合的难度。随着网络化、开放性互联环境的形成，对于电子政务环境下的档案信息资源管理中的安全问题尤为突出。开放的网络环境使得档案信息收到更多的网络安全威胁，如病毒、黑客入侵、各类间谍行为等，对于档案信息资源的破坏及窃取行为的打击是确保档案资源安全稳定的关键。从我国档案信息管理综合运用实践来看，需要从三个方面加以应对。一是做好数字化档案信息资源的有效整合，特别是从法律、制度、规范等方面进行整合，优化电子政务环境下档案资源管理需求配置不均衡问题。如对于数字化档案信息特点及作用的明确，从数字化档案信息管理中构建统一的信息资源交换平台，切实从分散异构的档案信息资源库中进行技术优化，实现有效组合和衔接，增强档案信息资源的可控性、动态性和可持续性；针对档案信息资源与社会其他信息的集成问题，要从信息资源配置体系上，积极协调各档案信息管理部门间的融合，利用统一用户界面及检索方法，实现各类用户随时随地获取有效信息，发挥数字档案信息的服务效益。二是注重对档案信息部门与图书、情报信息的融合，对于数字档案信息资源在统一建设中，不仅要从自身进行整合，还要兼顾电子政务环境下，图书、情报信息的资源整合，以构建政府行政与档案信息一站式服务格局。同时，针对信息资源整合中，政府档案信息与档案馆、各级档案管理机构、档案信息服务机构以及图书、情报机构间数字化信息的非统一现状，要强化各部门间的互通与交流，着力从信息收集、整理、分工、协同、统一中，强化信息交换，构建畅通的信息资源共享机制，以便于各类档案信息数据库的有效融合与集成。三是要强化对数字档案网站与政府网站的衔接与整合，随着各级档案机构自身网站建设的推广，在对外进行档案信息服务的同时，应该多与政府网站建立信息共享，特别是在提供政府信息服务及网络办公方面，要从现阶段政府网站与数字档案网站的有效对接中，提升民众对档案信息资源的便捷、快速、有效检索的水平。

四、以某高校为例来探讨档案信息管理的综合运用对策

在进行档案信息资源开发及综合运用上，高校凭借其自身信息技术优势及电子政务信息化发展契机，通过多方调研和利弊分析，逐步形成了多层次、多任务、高效率的档案信息管理模式。其主要举措表现在五个方面。

（一）注重专业队伍建设，深化校企合作

2008年江苏盐城师范学院档案馆通过参观考察等活动，立足自身档案信息化管理实际，从构建高效数字化档案资源建设中，积极组建专业队伍，并成立了由馆长为首的数字档案管理开发与建设小组。一方面组织人员参加专业培训，强化对信息化档案业务知识及技能的学习，提升团队的业务水平；另一方面注重与软件公司及政府档案管理部门建立协作，通过技术服务来优化工作重心，促进整个档案数字化建设工作的有序进行。

（二）积极组建软硬件平台，创造档案信息化管理综合运用环境

档案信息资源综合管理工作离不开先进的软硬件平台环境的支撑，在硬件平台建设上，该院档案馆全面分析当前档案管理业务需求，配置了2台HP服务器，1台Juniper防火墙，3台Cisco路由器，高性能计算机8台，多功能一体机3台，A3、A4扫描仪各2台，复印机2台，为全校档案信息化建设提供了硬件保障。在软件建设上，结合当前高校档案管理实际，从软件的先进性、灵活性、可移植性等方面开发了新系统，使其体系结构更加开放，系统维护更加安全、可靠，特别是在功能模块设置上，以现代数字化信息管理综合运用为指导，涵盖档案的采集、处理、归档、存储、利用和管理，并支持文件批量处理，PDF格式转换与利用，以多字段为检索条件的模块化结构设计，既兼顾了传统用户的使用习惯，又可以满足未来用户的自定义需求。

（三）档案信息数据库建设与实施

依据全宗管理理念，对于档案信息资源的数字化建设流程进行全面优化，特别是针对全宗馆藏档案信息进行清理与统计，借鉴各兄弟院校的档案管理成效和对策，结合自身实际来进行灵活运用。如针对历届新生录取名录进行逐年扫描与统计，对历届毕业生的学习成绩、登记表进行扫描与统计，对相关文件的索引目录进行扫描与统计，完成数据的衔接与管理。在信息检索上，借助于档案信息数据库技术，可以实现模糊查询。如输入学生信息上的某一关键词，将会显示与之相关的录取名册、毕业登记表及成绩等信息。对院校相关的各类重要文件、项目文档等资料进行扫描并统一管理，便于各部门管理人员进行快捷检索与应用。需要强调的是，在新数据库建设上，针对旧数据库中的信息与馆藏纸质文件的对照与核实，依据《高等院校档案实体分类法》要求，分别对相关数据库资料进行数据迁移和转换，特别是对于原馆藏资料中未录入的纸质案卷，重新进行整理与核实，以实现馆藏信息资源的全面数字化。

（四）实现档案信息管理应用与学校OA系统的在线对接

档案管理系统软件平台建设，在与院校OA系统的拓展与对接上，更好地实现了档案信息资源的共享与开发。利用网络技术来实现与OA接口的开发，并通过构建中间库来满足校园内外其他系统对档案信息资源的检索与访问。特别是中间库技术的应用，便于档案管理员从定期采集的档案信息临时库中进行筛选，直接存储到档案管理信息库中。新软件系统平台在提升档案资源利用效率上，更好地将各类信息资源进行了全面整合，突破了传统采编人员低效、重复的工作强度限制，利用计算机辅助技术可以实现对档案信息的选题、材料加工、利用，为整个编研工作节省了时间，降低了劳动量，提升了工作效率。

（五）构筑安全、可靠的网络数据库平台

档案信息综合运用对数字化网络平台的安全性提出更高要求，为了确保档案信息资源的真实性、可靠性和完整性，需要从档案管理业务部门的实际需求分析上，进一步梳理档案信息管理流程，构建全面的档案信息应用过程监控体系，实现对数字化文件的全面管理。如利用权限分配技术，针对档案信息管理系统中的用户进行分配不同的权限，所有用户的使用都在软件的监控下进行，为档案信息服务平台提供了安全保障。

五、结语

档案信息资源综合运用的关键在于数据库建设，而数据库技术需要从软硬件平台的合力中保障档案信息的采集、存储、管理、应用服务的满足。作为回溯性资源，对于档案信息资源的原始性、记录性，应该从信息管理的及时性、灵活性上来开发，增强档案信息资源的服务能力，并在保障档案信息资源安全、稳定、可靠基础上，最大化地降低管理成本，发挥最大的管理效益，更好地促进档案信息资源的社会化服务功能的实现。

作者：章邺 单位：盐城师范学院