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会计电算化背景下会计档案管理

摘要:随着我国社会经济的快速发展,电子信息技术在多个领域得到了广泛的应用,越来越多的企业开始应用会计电算化的方法进行会计核算,虽然其工作效率得到了明显的增加,但也使得会计档案管理的难度不断增加。为促进企业实现长久稳定的发展,本文主要对会计电算化背景下的会计档案管理策略进行分析。

关键词:会计电算化;科技档案管理;分析

会计档案是国家档案极为重要的组成部分,并且其对于企业会计工作和经济管理具有极为重要的意义。在进入信息时代以后,企业的会计档案管理也逐渐向电算化的方向发展,在电算化条件下会计档案管理工作的效率及质量都得到了明显的提升。因此,想要促进企业的可持续发展,就必须要充分重视会计电算化背景下的会计档案管理。

一、会计电算化的企业会计档案管理中存在的问题

(一)不能正确认识会计档案管理

当前,我国的信息技术在社会的各个领域都得到了非常广泛的应用,企业的电算化程度也在不断的提升。但与其快速发展所不相符合的是企业缺乏对于会计档案内容及管理的正确认识,还有很多企业不能够对会计电算化进行足够的重视。其仍旧使用纸质的会计档案保存会计信息,使得电子会计档案没有发挥出其所具有的重要作用。此外,其管理模式也没有得到及时的改变,使得会计电算化成为了形式,同时对于会计档案的完整及真实性也造成了影响。

(二)会计档案管理制度的缺陷问题

由于会计电算化的不断发展及应用,使得会计档案有着更加广泛的内容,对于档案管理也提出了更高的要求,所以其也应该有着更加有效的管理制度。但现阶段还有一些企业仍旧应用传统的手工记账方式,不仅导致会计档案管理存在准确性缺失的问题,还严重的影响了会计档案的安全性。

(三)缺乏高素质的综合性应用人才

随着会计电算化的不断普及,在对会计档案进行管理的过程中,也要求相关人员掌握良好的计算机网络知识与会计专业知识。但因为我国还缺乏对于电算化人才的有效教育,另外受到企业成本的限制等,导致当前企业非常缺乏具有综合素质的应用人才,降低了企业会计档案管理的效率。

二、会计电算化背景下提升会计档案管理效率的措施

(一)加强档案的收集及管理工作

财务部门在开展工作的过程中要将相应的财务数据进行保存,同时进行相关的备份工作,从而避免计算机故障的出现,导致会计档案出现缺失。此外,还要加强对于档案的管理,在档案中标注清楚形成时间和操作人员等具体的信息,将备份成功的档案在不同的位置进行储存。但在对档案的存放位置进行选择时,由于其介质的本身属性较为特殊,因此不能和磁场的位置过于接近。在后期还要加强养护工作,要进行防尘及防潮的有关工作。再者,还要对电算化的会计档案的财务软件进行重视,确保其版本是一致的,从而防止由于软件版本的不兼容影响会计数据信息的完整性。

(二)对档案管理制度进行健全与完善

想要使得会计档案管理能够满足企业的实际需求,有关的档案管理工作部门必须要对统一的档案管理制度进行建立和完善。想要保证会计档案管理工作的制度化,在内容上就要对一些明文性的文件进行应用,从而实现对于档案管理内容的审核和确定,并严格规范和约束相关档案管理人员的行为。在会计电算化发展的背景下,也使得档案信息的收集制度非常明确。此外,其通过对档案的定期拷贝及存储,使得会计信息数据具有良好的完整性,并且在利用计算机系统的同时,避免其会计档案信息的缺失。而按照国家有关的法律法规进行分析则能够发现,档案管理部门要和企业的实际发展情况进行有效的结合,对更加符合企业发展的会计档案管理制度进行建立,通过对于手续及信息查阅制度的完善,使得档案信息有着较强的完整性。

(三)加大对于档案管理人员的培训力度

在会计电算化的背景下,其相关的会计档案管理还是需要人工进行的,计算机系统所具有的稳定性及安全性能够得到体现,会计档案信息所具有的安全性及真实性是否能够得到提升,都和档案管理人员所具有综合素质有着直接的关系。因此,必须要加大对于档案管理人员的培训力度,在开展实际的管理之前,要通过有效的培训,使其具有更加系统化及全面性专业技术。此外,还要通过一定的职业道德的培训,使得档案管理人员的综合素养得到充分的提升。这样才能够促使会计档案管理工作可以在比较有序及健康电算化环境中进行,使得档案管理的工作效率得到充分提升。

三、总结

综上所述,随着信息技术的飞速发展,会计基本已经实现了电算化,越来越多的信息化技术在会计档案管理工作中得到了广泛的应用。本文则主要对会计电算化背景下的会计档案管理中存在的问题进行了简单的分析,并提出了一些具有针对性的措施与建议。通过本文也希望能够给今后企业的会计档案管理工作提供理论基础,在促使其档案管理质量提升的同时,使得企业实现更好的发展。

参考文献:

[1]刘雄伟.浅谈会计电算化背景下的企业会计档案管理[J].经贸实践,2017(17):190.

[2]孙萌颖.浅析会计电算化背景下的会计档案管理实施策略[J].宿州教育学院学报,2017,20(03):17-18.

[3]吴峰.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].时代金融,2015(15):131.

作者:舒晴 单位:南昌市城建档案馆

 

  发布时间:2018/4/5 9:32:14  阅读人次