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总账系统期初余额试算不平衡原因

摘要:随着我国经济和科技的发展,财务软件的应用已成为会计工作中不可或缺的部分。在软件应用的过程中,存在着各种各样可能出现的问题。总账系统主要进行日常财务的核算,在整个系统中处于核心地位,而总账系统期初余额不平衡则会直接影响后面的结果,因此本文结合畅捷通T3财务软件,分析期初余额不平的原因,并提供与之相对应的解决方法。

关键词:总账系统;期初余额;不平衡;原因

在畅捷通T3财务软件使用过程中,每个系统在第一次使用时,都需要根据本单位业务性质和管理要求进行设置,这个过程就称之为系统初始化。总账系统初始化过程中,不可或缺的一个内容就是期初余额录入,期初余额试算不平衡会对后续的处理产生直接影响,比如记账、结账无法进行,财务报表数据错误等等。因此,财务软件用户在出现期初余额试算不平衡时,应及时找到原因并更正错误的数据,以保证财务工作顺利进行。

一、试算平衡的概念

在畅捷通T3财务软件总账系统中,在期初余额录入的界面,提供了一个“试算”功能,点击之后会出现两种结果:试算平衡与试算不平衡。试算平衡,是指在借贷记账法下,利用借贷发生额和期末余额(期初余额)的平衡原理,检查账户记录是否正确的一种方法。试算平衡的理论基础就是会计基本恒等式,即“资产=负债+所有者权益”。试算平衡包括发生额试算平衡和余额试算平衡两种。

二、总账系统期初余额试算结果不平衡的原因

1.金额录入错误。在录入期初余额的过程中,由于操作员的疏忽,录入的金额有误,或是将金额多录漏录都会导致期初余额试算不平。2.不当修改引起的错误。基础设置中的操作不完善,录入期初余额后发现错误的不当修改会导致期初余额错误。3.科目属性设置错误。在对科目进行增添时,若科目性质设置错误也会导致期初余额试算不平。

三、解决总账系统期初余额不平衡的方法

1.金额录入错误的修改。(1)末级科目金额错误。例1:期初余额试算不平衡后,发现短期借款科目的期初余额为10000元,实际应为100000元。修改方法:进入“总账”——“设置”——“期初余额”窗口,找到末级科目“短期借款”。双击其对应的期初余额一栏数据,删除原数据“10000”,录入“100000”,按回车键即可。(2)非末级科目金额错误银行存款是非末级科目,其期初余额是由系统根据其下级科目自动汇总而来,因此需检查其末级科目的期初余额并加以修改。例2:期初余额试算不平衡后,发现银行存款科目的期初余额为211075元,实际应为211057元。修改方法:进入“期初余额”窗口,发现其下设科目只有银行存款——人民币,但其金额录入错误。双击其对应的期初余额一栏数据,删除原数据“211075”,录入“211057”,按回车键后,系统自动将银行存款科目的期初余额修改为“211057”。(3)有辅助核算的科目金额错误。有辅助核算的科目期初余额错误需双击进入辅助核算窗口,修改其金额。例3:期初余额试算不平衡后,发现应收账款科目辅助核算为客户往来,期初余额为17750元,实际应为17550元。修改方法:进入“期初余额”窗口,找到应收账款科目,双击对应的期初余额栏,删除金额栏原数据“17750”,修改为“17550”,按回车键,点击退出即可。

2.不当修改引起的错误。期初余额试算不平衡后,操作员发现是由于前期的基础设置错误,在未对期初余额进行修改的情况下,直接去修改基础设置中的问题,导致数据错误更多。例4:期初余额试算不平衡后,发现应付账款科目辅助核算供应商往来未选,直接录入了期初余额3510元。随后直接进入“基础设置”——“财务”——“会计科目”中修改其辅助核算,并在期初余额中增加了应付账款的期初辅助资料。修改方法:第一步,进入“期初余额”窗口,双击应付账款期初余额栏,删除金额栏原数据;第二步,进入“会计科目”,取消应付账款科目辅助核算“供应商往来”;第三步,进入“期初余额”窗口,找到应付账款科目,删除之前错误录入的期初余额;第四步,进入“会计科目”,勾选应付账款科目辅助核算“供应商往来”;第五步,进入“期初余额”窗口,双击应付账款期初余额栏,录入辅助核算数据资料,按回车键,点击退出即可。

3.科目属性设置错误。例5:期初余额试算不平衡后,发现坏账准备科目方向为借方,而正确的应为贷方。修改方法:第一步,进入“期初余额”窗口,找到坏账准备期初余额,双击金额栏,删除已录入的数据“2000”;第二步,进入“会计科目”,修改坏账准备科目的性质为贷方;第三步,进入“期初余额”窗口,录入坏账准备期初余额“2000”,按回车键即可。在总账系统中,期初余额的录入工作非常重要。数据之间的关系是环环相扣的,前有基础设置,后有凭证、账簿、报表。当一个环节出现错误就会引起一系列的问题,因此操作员在录入期初余额时,应谨慎细致,尽量不要出现差错。当然,如果出现试算不平衡时,要仔细分析原因,用正确的方法解决录入时出现的各种问题,以保证财务工作的顺利进行。

参考文献

[1]李伯兴,周建龙.会计学基础.北京:中国财政经济出版社,2012.

[2]汪刚,付奎亮.会计信息化实用教程.清华大学出版社,2014.

作者;殷鸣 单位:泰州机电高等职业技术学校

 

  发布时间:2017/6/4 11:51:57  阅读人次