1、制定好户外广告档案的分类方案和收集范围

就铜川市城建监察支队管理的户外广告建档来说，首先按地域概念划分为新区、老区（王益区、印台区）两个全宗。其次在全宗内再按照所辖街道和路段来建立户外广告档案。像新区按辖区内街道和路段可以划分为：南北方向的路段：东环路、长丰路、铁诺路、长虹路、华夏大道、长宁路、西环；东西方向的路段：北环、咸丰路、华原东道、正阳路、朝阳路、鸿基路；第三在每个街道和路段内又可按广告的种类和形式来划分。

2、做好户外广告档案的登记和收集工作

城建管理人员和档案管理人员要加强沟通和协调，严格按照铜川市人民政府《关于新区户外广告清理整治有关问题的会议纪要》的要求，安排专人，深入一线，对辖区内的户外广告进行一次全面的摸底调查，了解清楚所有户外广告的业主和所属广告公司，并对广告内容、联系电话、设置地点、设置规格、设置期限、面积、审批单位、广告的材质等相关资料进行登记造册、现场拍照，收集齐全，为建立好户外广告档案奠定基础。

3、分门别类，整理归档

档案人员要对所收集到的第一手资料，按照户外广告档案的分类方案，将每一个户外广告的档案进行详细的归类和整理，最后对整理好的户外广告档案进行编目装盒，以便以后的查找利用。

4、借助现代科技手段，提高户外广告档案的管理水平

在归档整理户外广告档案的过程中，要借助计算机和档案管理软件，将纸质的档案转化为电子的档案，实现文字和电子两种形式保存，这样既起到了保护档案原件的作用，又方便了查找利用。通过计算机和档案管理软件的帮助，可以很容易的查找到利用者的所需。同时也方便档案人员统计出辖区内的门面店铺牌、户外广告牌、公益性指示牌、宣传栏及建筑工地户外广告的数量，真正做到对辖区内的户外广告档案了如指掌。

5、建立相关规章制度，及时更新完善户外广告档案内容

户外广告档案的建立，只是这项工作的起点，档案管理人员切不可有一劳永逸的思想，而是要和户外广告登记管理部门做好配合工作，实行动态管理。既要按照《铜川市市容市貌标准》，做好对户外广告设置的审批工作，又要根据户外广告内容的变更和数量的增减，随时随地收集相关的档案资料予以补充和完善。同时还要建立和完善户外广告档案管理的相关制度，靠制度来管理好、利用好这些档案，真正使这些户外广告档案在宣传公益事业，宣传企业产品，宣传公司及业主信息，美化城市形象，提升城市品位的过程中发挥出应有的作用。

作者：王宾娃单位：陕西省铜川市城建监察支队