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高校干部人事档案管理模式

摘要:

纳入式管理和非纳入式管理是高校人事档案两种基本模式,各高校应加以优化,创造适合自己的管理模式,从而促进干部人事档案的发展。

关键词:

干部人事档案;管理模式;现状;探讨

高校在职在编干部分为管理人员、专业技术人员、工勤人员三大类组成干部人事档案的构成。管理人员、专业技术人员属于干部档案,工勤人员属于工人档案。高校干部档案按不同的分类标准可分为不同的类型。探讨高校职工干部人事档案管理模式,提高人事档案管理水平和人事档案资源利用率,具有积极和现实意义。

一、高校档案管理模式现状

高校通常以在校生数为衡量是否建立档案馆的标准。部分己建馆高校把现有档案室集中管理(包括干部人事档案)作为一种管理模式,或者虽己成立档案馆,但把干部人事档案室划为组织人事处专用档案作为另一种管理模式。我们把第一种叫做纳入式管理模式,第二种叫做非纳入式管理模式。

二、高校干部人事档案管理模式法规依据

1.《干部人事档案工作条例》规定:干部人事档案管理按照干部管理权限,由组织人事部门建立相应的干部档案管理工作机构进行集中或相对集中管理;干部档案工作纳入全国档案工作管理体系后,各级档案行政管理部门按《档案法》等有关规定进行宏观管理、组织协调和监督指导工作,但干部人事档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导,仍以各级党委组织部门为主,纳入综合档案馆管理的单位,要固定专人管理,业务工作要接受组织人事部门的领导与指导,条例中干部人事档案没有明确规定用哪一种管理方式。2.国家教育部、档案局2008年颁布的《高等学校档案管理办法》虽然也没有明确规定高校干部人事档案是否实行纳入式管理,但明确规定:“需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立档案馆分室保管。可见组织人部门可以设立档案馆分室或在档案馆设干部人事档案室单独保管。

三、高校干部人事档案纳入式管理与非纳入式管理之利弊

1.高校干部人事档案纳入式管理优缺点。纳入式管理模式是指,己经建立档案馆的高校把干部人事档案室纳入管理做为档案馆的分室的管理模式,业务上受校组织人事处领导与指导。这种管理方式的优点在于可以减少资源和人员,充分利用综合档案馆的保管场所和管理设备,实现干部人事档案信息和其它档案信息资源的共享。把干部人事档案室纳入档案馆实行统一管理的模式,优点在于既节约了人力、场地、经费,也更有利于资源的整合。缺点在于,可能组织人事部门会觉得使用档案不太方便,同时不便于组织人事部门对干部人事档案工作的领导和指导职能。一是,教职工人事档案工作是一项政治性、政策性、保密性、专业性、服务性很强的工作,不仅在配备人员有特殊的要求,并且在档案材料的管理上都是一套不同于综合档案的管理制度,组织人事部门是使用干部档案最多的部门,干部档案的进档材料大多是来自组织人事部门各口材料的收集,所以组织人事部门可能会认为干部人事档案是组织人事的专用档案,交给综合档案馆管理使用上不方便。2.高校干部人事档案非纳入式管理优缺点。非纳入式管理模式是指高校己建立档案馆,但干部人事档案室划为由组织人事部门管理,作为组织人事处专用档案室的管理模式。非纳入式的优点在于组织人事部门在直接领导和指导业务方面有利于干部人事档案的发展。缺点:一是浪费人力、物力、资源上达不到整合利用的效果,比如:在综合档案的每年的收集范围里包括:各类行政发文、各类奖项、工资材料、新进人员材料、干部任免材料等等。但这些材料中有一部分是干部人事档案里需收集的材料,往往人事部门原件只有孤份,而人事档案又必须原件进档,所以综合档案室只能收集复制件或是空缺这些材料。二是,非纳入式管理方式对于档案管理员自身来说也有一定的影响,因为组织人事部门是行政部门,虽然档案属专业技术岗位,但组织人事部门并非专业技术领域,干部人事档案在组织人事部门只能划为组织科或人事科管理,不能单独成立科室,因此档案工作并非属于组织人事部门主杆,只是组织人事部门的一个分枝,得不到领导的重视,档案管理员在职称晋升和职务晋级、评优评先上往往吃亏。

四、高校干部人事档案管理模式优化

纳入式管理与非纳入式管理都有其存在的法规和依据各有优点和不足,现行干部人事档案法规并未规定只能实行某一种管理模式而不能实行另一种管理模式。各高校应以是否有利于提高干部人事档案管理水平,是否有利于学校档案设施、人员、经费等合理的配置,是否有利于提高人事档案利用率为出发点,按照有利管理、方便利用、便于指导的原则对所选择管理的模式进行优化,扬其优点和长处,弃其弊端和不足,创造适合本校特点的最佳档案管理模式,实现各类档案资源共享,使干部人事档案管理水平处在一个最佳的运行状态,以提高干部人事档案管理水平和利用率。1.建立一套全校档案材料收集机制,整合档案信息资源。综合档案、干部人事档案以及科技档案虽在管理模上存在着些差异,但在收集制度上有着相对统一的模式。高校综合档案材料来源于各处室、系部的各类有收集价值、能体现本校特点的材料,而干部人事档案收集材料主要来源于校组织人事部门形成的各类材料,把这些材料集中收集进馆,馆内分别归为不同的档案室,这样全校档案实体与信息达到资源集中整合,合理利用是高校档案机制不错的选择。2.建立一套齐备的管档设备,培养一批过硬的档案专业技术管理人员。建馆高校如果己有一套完善的管档硬件、管档人员和管档经费,实行纳入式管理对干部人事档案有一定优势。干部人事档案做为校档案馆的一个分室,一方面可共享档案馆的硬件资源,并且收集来的材料也可以同综合档案室资源互补,在业务上又可隶属于校组织人事部门管理与指导。另一方面,档案馆工作人员属档案专业技术人员,充分了解档案的日常工作规章制度,组织人事部门只需要在更新业务上给予管理人事档案管档人员指导,省去了组织人事部门培养档案专业人员的步骤。3.完善干部人事档案和综合档案馆管理制度,确保纳入式管理目标实现。干部人事档案因其特殊性,在查阅制度、转递制度、保管保密制度等方面与综合档案有着完全不同的管理流程,实行纳入式管理,即实行档案馆与校组织人事处对干部人事档案室的双重管理机制,需要学校领导的重视和支持。校档案馆应在管理干部人事档案室库房安全、硬件配置、人员配置上给于干部人事档案室合理管理,组织人事部门应指定专人不定期向档案馆干部人事档案管理员进行指导和业务政策更新,不要出现业务指导滞后状况,否则带来的将是干部人事档案整体业务上的滞后,干部人事档案的利用价值将大打折扣。干部人事档案管理员应听从档案馆与人事处的双重管理,不仅需熟悉人事档案和综合档案的管理模式,并且应擅长把人事档案和综合档案在资源共享上进行有利的整合,以便利用。由此可确保纳入式管理目标实现。因此,无论是纳入式管理还是非纳入式管理,首先要对学校档案整体资源、人员配备进行总体规划,应建立整合资源、合理利用的管理制度,从根本在管理环节上不掉链、不滞后,方可创造出适合本校的一套干部人事档案管理制度。

参考文献:

[1]方德生著.《干部人事档案工作理论与实践》北京:光明日报出版社.

[2]方德生著.《干部人事档案工作理论与实践问题研究》北京:光明日报出版社.

[3]陈兆祦、和宝荣、王英玮著《档案管理学基础》中国人民大学出版社.

[4]吴广平、向阳著《档案工作实务》北京大学出版社.

[5]杨国祥、沙志平、丁刚著《档案管理学》机械工业出版社.

作者:解云菲 单位:武汉软件工程职业学院

 

  发布时间:2017/7/31 16:15:01  阅读人次