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流程管理在电子档案管理中的运用

流程管理在电子档案管理中的运用

【摘要】在当今社会中,档案资源在人们的生产生活中占有愈发重要的地位。随着社会的不断发展,产生的档案资源也越来越多,为了实现这些资源的有效管理,电子档案应运而生,其安全性、可靠性及其流程管理也逐渐受到人们的关注。本文就流程管理在电子档案管理系统中的运用进行了研究分析。

【关键词】流程管理;电子档案;管理系统;运用

档案资源是目前各领域中的重要资源,随着时代变迁,档案资源的载体、保存方式、管理工作都发生了一定的变化,电子档案得到了大量的运用。很多档案馆开始将纸质档案转换成电子档案形式,再加上以电子档案形式产生的新档案不断出现,使电子档案的管理工作难度随之增大,电子档案管理系统中的流程管理也愈发受到管理人员的重视。

一、电子档案管理系统中流程管理简述

电子档案管理系统中的流程管理是一种较为科学的管理模式。这一管理模式主要是基于提升管理绩效的目的,将电子档案的输入转变成有价值的输出活动。通过流程管理,能够促进电子档案输入、输出流程的优化和规范化,以便实现对电子档案的有效管理。一般来讲,流程主要包含用户、价值、输入资源、结构、输出结果、活动等要素。为了进一步推动山东省省直单位电子档案流程管理的有效运行,山东省档案局下发了关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知(以下简称《办法》)。并规定此《办法》与2016年6月1日正式实施,有效期至2021年5月31日,要求各单位严格落实。

二、流程管理在电子档案管理系统中的运用

电子档案流程管理运用对于电子档案管理系统的建设意义重大,因而,其运用需要工作人员尤为重视。在系统的建设中,工作人员需要将更新传统业务流程作为首要任务。电子档案管理系统建设的主要内容包括档案资源收集、对纸质档案的数字化处理、开发运用电子档案等。在这几方面的流程管理中,工作人员应严格遵循《办法》规定,在档案资源收集方面,省直单位移交包括永久保管期限照片、录像、文书、录音等档案资源。保证电子档案收集内容的准确性、完整性。在纸质档案的数字化处理方面,应保证电子文件格式符合《版式电子文件长期保存格式需求》。在电子档案资源的开发利用方面,为保证其能够充分满足使用者需求,在电子档案管理系统的建设过程中,需要严格遵照人性化要求,根据使用者需求实现系统的有序建设,并随着使用者需求的变化,不断调整业务流程,实现对业务流程的进一步优化,规范电子档案资源建设。流程管理能够有效降低电子档案管理系统的建设成本和风险。在建设过程中,需要将电子档案按照《办法》要求进行安全储存,以保证电子档案的有效性以及高效的流程管理控制。例如将档号作为储存后电子档案的唯一标识符。档号按照全宗号、门类代码、保管期限、机构(问题)代码、件号的顺序依次排列组成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同时,不同类型的电子档案应按照不同的格式进行保存,例如照片类电子档案在保存时,需要采用JPEG、TIFF格式,像素数应为300万及以上。录音类电子档案在保存时,需要采用MP3、WAV格式,且其采样率应在44.1kHz及以上。同时,应利用流程管理对电子档案管理系统进行前端控制。将流程管理融入电子档案管理的各个环节中,以增强管理有效性,尽可能地减少建设成本。最后,工作人员还应结合流程管理理论,建立电子档案管理系统模型。根据模型,遵循《办法》要求,按照电子档案的种类、归档时间等,对档案进行收集,并将归档期限录入电子档案管理系统,由系统根据输入信息,对档案自行归类。随后,由档案馆组建专家小组,对档案进行鉴定,将不可公布档案、限制公布档案的界限进行明确,并由专门人员对所收集档案进行数字化处理,并对处理后的电子档案进行整理,例如按照《办法》对电子档案进行著录标引、加密等。随后,档案馆进行电子档案的开发运用,对库存信息资源解密,对拟公开的内容等进行严格的检查、筛选,避免出现不可公开电子档案被公开的情况。最后,档案馆需要设置电子档案的访问权限,做好更新维护工作以及电子档案的备份工作。同时,为了更加符合流程管理精细、高效的特点,可以将整个系统细分成电子档案形成、电子档案收集、档案鉴定、纸质档案数字化处理、编研出版、公布前筛选、数据库备份维护等七个流程。

三、结论

电子档案管理系统是档案管理的核心部分,而流程管理学能够优化档案馆业务流程,降低系统建设成本及风险,促进系统的可持续开发。因而,在当前信息技术普遍运用的形势下,为促进档案馆信息化建设,提升档案的完整性与真实性,增加档案管理的有效性,档案馆还需要积极运用流程管理,规范档案管理流程,严格控制从档案收集到档案开发运用的全过程,遵循《办法》要求,实现对电子档案的安全管理和运用,以促进档案馆的持续、健康发展。

【参考文献】

[1]陶水龙.基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案,2012,1(1):9-11.

[2]赵爱武.基于流程管理的电子档案安全策略[J].中外企业家,2015,9(27):209-210.

[3]陈永生,侯衡,苏焕宁,杨茜茜.电子政务系统中的档案管理:整合共享[J].档案学研究,2015,6(6):19-26.

作者:韩文利 单位:山东省医学科学院