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电子档案管理系统基本操作浅谈

电子档案管理系统基本操作浅谈

摘要:随着计算机技术及其互联网的普及,档案管理出现了新的发展机遇,电子档案管理系统也成为了公共部门电子政务的一个重要组成部分。本文就电子档案管理系统的基本操作进行分析。

关键词:电子档案;管理系统;基本操作

1档案查阅者的实践操作

1.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,选中“档案查阅者”选项按钮,然后任意选择一个模拟对象点击“进入”,在页面的左边将出现菜单树。

1.2档案申请归档。

点击菜单树的一级节点“档案申请归档,里面有两个子节点‘:申请归档’和申请记录查看”。

1.2.1归档申请。

点击“申请归档”后,进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件,点击“上传档案文件”链接,跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件),上传成功后,填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等),然后点击“提交”按钮,即完成申请归档操作。

1.2.2查看申请记录。

点击“申请记录查看”,进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面,档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时,也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选,从而找出符合条件的档案记录。

1.3档案申请查询

1.3.1申请查询。

点击“申请查询”,进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等),然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。

1.3.2申请记

录查看。点击“申请记录查看”节点,进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。

2档案管理员和领导者(主管)的实践操作

2.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,选中“档案管理员”选项按钮,然后任意选择一个模拟对象点击“进入”,在页面的左边将出现菜单树。

2.2档案申请归档。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”,里面有两个子节点:“审核归档”和“申请记录查看”。

2.2.1审核归档。

点击左边树节点“档案申请归档”,进入审核中请归档记录页面。此时,页面加载的是所有申请记录的详细信息,档案管理员可以根据档案名称,是否通过审核来查询申请记录,并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例,点击“审核归档”链接,进入到审核页面,如档案管理员可以看到申请记录的相关信息,如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后,可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。

2.2.2申请记录查看。

点击树状菜单中的“申请记录查看”节点,页面显示的是所有申请归档记录,档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询,也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接,档案管理员可以查看档案审核的详细信息。

2.3档案申请查询。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”,里面有两个子节点:“审核查询”和“申请记录查看”。

2.3.1审核查询。

点击“审核查询”菜单,页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录,点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中,显示的是当前要审核的查询申请的详细信息,档案管理员可以根据情况,选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。

2.3.2申请记录查看。

具体操作与上述“申请记录查看”相同,档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。

2.4档案申请销毁。

该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理,经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”,里面有两个子节点“:销毁申请”和“申请记录查看”。

2.4.1销毁申请。

选择“销毁申请”菜单,点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后,加载的是所有档案信息,档案管理员可以根据档案名称查询,也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”,进入到申请销毁页面,档案管理员填写申请销毁理由以后,点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。

2.4.2申请记录查看。

点击“申请记录查看”菜单,进入“申请记录查看”页面,该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。

3系统管理员的实践操作

首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统,用户登录电子政务模拟教学系统后,选择档案管理系统进入,点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。

3.1档案信息管理。

此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单,进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息,管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。

3.1.1查看。

点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。

3.1.2查询。

点击击要查看的档案行的“查看”链接,将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件,查看档案的相关内容。

3.1.3删除:

管理员根据实际需求,删除档案文件。可以多条删除文档,首先把要删除的档案前的复选框选中,然后再点击“删除”按钮,即完成档案删除操作。

3.2档案申请归档记录管理。

此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录,可以根据档案名称和审核状态进行查询,并且可以根据需要删除记录。

3.2.1查看档案申请归档记录。

点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单,然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面,页面显示的是所有档案信息。

3.2.2删除档案申请归档记录。

选择要删除记录的行起码复选框,然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。

3.3基础信息维护。

此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护,包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。

3.3.1文件类型管理。

点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单,系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。

3.3.2档案文件等级管理。

点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单,系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。

参考文献

[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津:天津大学,2012.

[2]张鲁宁.档案管理系统的设计与实现[D].长春:吉林大学,2010.电子档案管理系统的基本操作韩黎明

作者:韩黎明 单位:杜尔伯特蒙古族自治县文广体局文化市场