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新时期电力企业档案管理创新思考

摘要:电力企业在人们的日常生活中扮演着非常重要的角色,承担着为国家和人们供电的责任,所以必须及时发现自身的不足并加以改正,在激烈的竞争中掌握主动控制的权利,这就需要加强电力企业档案管理。

关键词:电力企业;档案管理;信息技术;管理模式

对企业档案进行科学的管理在一个企业发展的过程中起着非常重要的作用,档案管理的效果可以充分体现出企业的综合管理水平以及企业对信息的重视程度,较好的档案管理工作可以体现档案工作人员的自身价值。我们现在处在一个信息爆炸的社会,企业更应该重视档案管理对企业以及社会所起到的积极作用,让档案管理工作向着科学、信息化、法制化的方向发展,与时俱进,制订创新管理措施,开拓档案管理工作的新局面。

1电力企业档案管理存在的问题

1.1档案信息收集不全面和保存不完整

就目前的情况看,电力企业早期档案管理过程中存在最为普遍的问题就是不能及时、全面、有效地收集信息。在电力企业的档案管理工作中,从信息的收集到信息的入库保存,都是由相关人员负责的。但是,根据调查结果,电力企业的档案管理人员并没有加强对档案管理工作的重视,没有及时、主动地进行信息收集工作,而且,目前还有一部分电力企业没有采用先进的信息采集方式来收集信息。采用纸质的方式进行档案信息的记录会引发一系列的问题,例如如果有人来企业调取档案信息,就可能会出现在纸质档案进行涂改的情况。电力企业对档案管理工作的不重视导致企业档案信息不全面、信息保存不完整的情况,影响了企业的正常发展。

1.2专业部门和专业人才的缺乏

档案管理对于企业的发展具有重要作用,该工作不仅仅是对资料的收集、分类、存放,还涉及到资料信息的分析处理,从中提取有价值的资源,为企业制订后期的发展目标提供必要的参考依据。档案管理不仅见证了企业的发展过程,也将指导企业的发展方向。当前电力企业中的档案管理人员缺乏相关的专业知识,对该工作的重要性没有足够的认识,有的单位档案人员出现“断层”,青年多、学历高但实践经验不足;有的单位档案人员年龄偏大、学历偏低,实操能力虽强,但理论知识匮乏;而地市公司的二级机构或县级公司,档案人员几乎全部由综合专责担任兼职,业务能力不强,专业水平不高,分配到档案工作上的时间和精力也相对有限。

2电力企业档案管理的创新

2.1超前规划、创新发展

电力企业应始终坚持先行思维,主动对接公司核心业务发展与管理变革需要。在企业开展大规模特高压电网建设之初,狠抓工程档案质量控制机制建设;针对“三集五大”改革部署,同步制订档案工作预案;面对“大数据”趋势,国内率先建成电子文件管理系统。以适度超前的工作,确保档案管理能够始终与企业发展需要相适应。

2.2增强企业档案信息化安全保密力度

随着电力档案信息化工作的不断推进,档案信息系统安全可从以下三方面进行强化:①防护档案信息系统安全。开展边界防火墙策略优化及档案信息系统开放端口排查工作,消除安全隐患;杜绝帐号弱口令导致越权访问和信息泄露,加大对系统的运维检查及监控。②严格管理档案系统帐号权限。定期审查系统账号、备案运维帐号,清理临时帐号,确保档案信息系统业务授权许可使用合规,数据安全共享。③实现档案资源安全存储。制订档案安全备份策略和恢复测试方案,定期开展档案数据异地备份和恢复测试。

2.3整合档案信息资源

在电子信息时代的背景下,电力企业应当在档案管理工作中对档案信息资源进行有效整合,从而最大限度地发挥出电力档案的价值和作用,促进电力事业的稳定、持续发展。首先,应当加快实现档案管理系统与OA系统之间的无缝对接,可将OA系统中形成的各类电力信息直接转入到档案管理系统当中,简化文档的转存流程,突出电子文件归档控制,形成覆盖全面、管控到位的“大档案”资源体系。

2.4加快信息化技术的研发及应用

随着社会的快速发展,计算机技术、通信技术、物联网技术等先进信息处理技术在不断地发展,并且已经具备很强的实用性,可以将先进的信息处理技术应用到档案管理工作中。对于电力企业来说,应根据“大数据”时代要求,大力开展信息化建设。一方面打造文档一体化格局,建成企业级“档案数据资源池”。档案库正在从过去的“信息孤岛”变为一个信息互通、数据共享、能够产生聚变效应的“资源池”;另一方面用“大数据”思维推动业务数据集成与归档控制。建立电子文件管理系统(数字档案馆),有效提升电力档案数据治理能力、资源开发能力和服务利用能力。在信息化档案管理系统建设的过程中,应该在实际工作的过程中不断总结经验,吸取教训,从而为新技术的开发提供有效的参考。在新技术研发、应用过程中,还可以充分借鉴其它专业的研究成果,拓宽研发人员的思路,保证信息化档案管理技术的先进性和安全性。

2.5拓展档案服务能力

深入挖掘档案资源价值,对此,要巩固已有数字化成果,完成目录检索向全文检索的转型,全面提高数字化成果开发利用效率,为维护电力企业权益提供支撑;创新服务模式,借助网络和协同办公系统,优化传统的档案阅览、复制、出借等利用方式,在智能化检索、一体化利用和专用化专题服务等方面创新档案服务模式。充分发挥档案凭证价值。对档案资料进行综合分析和有效利用,使其在服务电网技术创新、保障电网项目建设、解决历史遗留问题等方面发挥积极作用。

3结束语

档案管理工作是一项综合性较强、涉及部门较多、专业性较强的全局性管理工作。档案管理不仅对企业的发展有着非常重要的意义,对国家的发展和建设同样有着重要的参考价值。先进的管理模式不仅能有效提升工作效率,还能充分发挥档案的参考价值,为企业发展提供必要的帮助。

参考文献

[1]伍伟珍.关于加强电力企业基建档案管理的几点思考[J].办公室业务,2012(13).

[2]杨晓琳.浅谈电力企业档案信息化建设重要性及其解决措施[J].中国科技投资,2012(21).

作者:凌丽丽 单位:国网上海市电力公司检修公司

 

  发布时间:2016/11/7 16:19:09  阅读人次