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城建档案纳入综合档案馆管理模式的探索

在我国对外开放和经济体制改革不断深化与发展的大背景下,国内越来越多的国家级开发区、高新园区、保税区、新区在机构改革过程中,由于精简机构、简化工作程序、提高行政审批效率、适应城镇化建设需要等原因,根据国家档案局、国务院特区办、国家科委联合颁布的《开发区档案管理暂行规定》都将城建档案的管理纳入地方综合档案馆进行统一管理,并取得了一些经验和好的做法[1]。城建档案既是城市建设的成果,也是国家档案信息资源的重要组成部分,城建档案作为档案家族中的一员,既有档案的共同属性,又有别于其他档案门类的本质特征。以上海浦东新区档案馆和大连金普新区档案馆为例,在建区伊始都将城建档案纳入管理范围。由于城市建设及其形成档案的特殊性,使得城建档案管理工作十分重要,近年来纳入综合档案馆管理的城建档案馆藏日益增加,利用率大幅度攀升,主要有民用住宅项目、厂房项目、市政工程项目、地下管线项目等。纳入综合馆管理的城建档案不仅起到历史凭证和工作查考的作用,而且在城市设施突发意外事故、城市遭受自然灾害后恢复重建等都起到了重要作用。针对城建档案的作用和特点,探索做好城建档案在综合档案馆管理模式下的档案工作,越发显得紧迫和必要。

 一、城建档案纳入综合档案馆管理后,要适应组织机构的形式变化

 1.要适应机构的变化。城建档案纳入综合档案馆管理后,机构从国家级专业档案馆向以文书、声像、财会档案与城建档案一体化的综合档案馆发展模式转变。在管理方式方法制度上,要设立单独的科室与上级城建档案管理部门对接,便于业务指导。按照国家现行的档案法律法规来检查、督促企业、事业的档案行为,实行宏观的间接指导。在微观上来讲城建档案的管理,主要还是依据现有的城建档案系统内行业标准、法规体系进行工作。

2.要更新服务观念。注重城建档案管理的可操作性。未来的城建档案发展,作为档案管理者要有“大档案”的意识,要用发展的眼光看待城建档案事业,要有更加开阔的视野,现有的工作模式和机构定位还停留在本部门、本系统内,为适应改革开放的深入发展要有开拓精神、开放的思想、紧迫意识和法律意识,努力分析解决城建档案纳入综合档案馆管理后出现的问题,总结规律,用科学的理论、科学的方法和先进的档案信息化管理理论和手段进行现代化管理。

二、城建档案工作人员纳入综合档案馆管理后,要实现人员身份和业务建设的双重转变

1.理顺城建档案工作人员身份,提高工作积极性。在全国各级档案局(馆)的工作人员大部分都已经参照公务员法管理,为提高工作人员的积极性,城建档案管理人员纳入综合档案馆管理后人员身份也应与档案局(馆)人员身份一致,参照公务员管理[2]。

2.加强“参公”管理后城建档案人才队伍建设。“参公”管理后,城建档案人才队伍的主体已具有公务员身份。公务员与专业技术人员在其管理和要求上也有诸多不同。公务员的义务、权利、考核、职务任免、职务升降、奖励、惩戒、工资福利、退休等都由《公务员法》进行规范。如《公务员法》对公务员应当履行义务的规定是:模范遵守宪法和法律;按照规定的权限和程序认真履行职责,努力提高工作效率。

3.加强“参公”管理后城建档案人员的业务建设。提高城建档案质量的当务之急就是要建立一支具有开拓和献身精神,较高理论水平和业务素养的城建档案管理队伍。参公管理后,由于与原有的职称评聘制度分开管理后,有些专业人员弱化了城建档案业务的研究,综合档案馆领导要适当引导,加大对城建档案干部的真正培训,对培训过程中需要了解的有关知识都要有较深入的掌握和了解,把握城建档案的工作规律,提高城建档案干部工作的能力和水平。加强城建档案工作的规章制度建设,促进纳入城建档案管理的综合档案馆工作平衡发展。运用奖励机制,对在业务研究领域有重大贡献和业绩的同志给予奖励。例如我局的做法是鼓励进行科研项目、发表专业论文、在各类型媒体发表文章、结合年终考评与评优相结合的方法加强业务建设。

三、城建档案纳入综合档案馆管理后,要加强协作意识和行业标准的灵活运用

1. 积极主动争取各级领导和相关部门的支持。加强与各部门的沟通协作,依法加大对城建档案工作的监管力度,促使建设项目档案工作整体水平有较明显提高,使其逐步走上依法管理的轨道。要加强与规划局、质检站等与城市建设相关部门的联系与沟通,准确把握地方相关标准规定的信息畅通、灵活运用。共享某一时间段内本地区的建设项目的开竣工情况。为加强城建档案的统一管理,提高管理水平,做好城建档案编制归档工作,统一城建档案的验收标准,建立完整、准确、规范的城建档案。

2.加强城建档案前期业务指导。由于受行政事项审批制度的改革,各地区都在简化办事程序。以我区为例,为方便投资者办事,提高行政效率,我区取消了《辽宁省城建档案责任书》签订工作,这样就对城建档案的业务指导工作提出了较高的要求。我们采取提前介入,跟踪指导,对建设项目档案工作实施全程管理。在项目开工建设前,深入现场发放城建档案归档标准、采取在项目开工密集时间段统一辅导城建档案编制标准、来馆现场手把手传授城建档案编制标准及网络、电话指导等方法确保业务合并后工作正常高效开展[3]。

3. 制定适合于本地区的城建档案标准体系。从研究国家、辽宁省建设项目档案标准入手,以完善城建档案信息资源为工作重心,制定适合于本地区城建档案事业发展要求及符合国家、省、市的规范性标准体系,为城建档案在综合档案馆中的发展奠定基础。以《中华人民共和国档案法》为宏观指引,根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)、《建筑工程文件编制归档规程》(DB21/T1342-2004)及国家、省、市相关标准规范,结合实际制定本地区具有可操作性的城建档案各专业的归档规范。例如在 《建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 》(GB/T50328) 市政工程文件归档标准中可以将工程准备阶段文件拆迁安置意见、协议、方案等作为选择性归档内容,不作为强制性归档内容,适当增加城建档案影像、照片档案的归档比例。

四、城建档案纳入综合档案馆管理后,要创新管理制度实现档案信息化建设多元化管理

1. 信息化建设要实现由单一管理向集成管理转变。大连金普新区数字档案综合管理平台从资源建设上来讲,也与浦东新区档案馆大致相同,提供了文书档案、城建档案、声像档案、计划生育档案、财务档案和资料等各类档案的综合管理功能包括数据著录、修改、查询、统计、编研以及相应的自定义档案数据等[4]。该平台能集成管理各门类数字档案资源,具备收集、元数据捕获、登记、分类、著录、存储、检索、利用、鉴定、统计、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能,灵活扩展、简单易用。根据辽宁省档案局对分布式档案异构数据库的研究,立足于当前档案部门分布式档案异构数据库的发展现状,通过分析不同层次与不同类型的档案异构数据库[5],建设我区档案数据内网与办公网、政务网的数据交换实现物理隔离,分层授权,专人负责,保证数据的安全。搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台,从而实现异构数据交换的快捷、方便、安全,并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性,提高了档案社会服务的现代化服务质量与水平。

2. 引 进 ISO9001 质 量 管 理 体 系 和ISO14001 环境管理体系管理城建档案。城建档案管理工作是对全区基本建设档案验收、整理、借阅及保管工作,对档案资料提供利用、查询、复印等服务。两个体系的引进,使城建档案管理工作迈向更高台阶,推进城建档案的规范发展。我区建立 ISO 体系文件18 项,适用法律、法规 11 条,保持质量和环境工作目标体系的同时,在职能、岗位上分解较为细致,对每个人的职责、权限及分工较为明确,有效实施体系与本部门相结合,对受控文件及相关规定予以程序化管理模式。其中在建设项目接收工作中,对工程档案认真检查、逐件、逐条目录进行核对,发现问题及时调整,从接收、整理、分类、编号、入库,这些一项项必不可少的环节,以体系控制文件程序、步骤形成的纸张、数据为重要管理手段,确保进馆档案的连续性、完整性和规范性的标准体系。对建设单位工程档案现存的问题进行整体评价,运行过程中坚持监督检查、分析,保证无遗留问题和不符合项目产生,顺利通过每年的管理评审及内部审核,加强体系指导工作提高工作效率,为区建设单位做好服务,切实加快城建档案工作的创新步伐。

3.探索城建档案合同管理制度的应用。在国内一些发达地区和城建档案管理成熟地区,已经将城建档案纳入项目档案合同管理制度。即在与中标单位签订合同时,做出专门的档案文件内容,规定出相关的项目文件收集整理条款,条款中给出了具体的标准或提出对归档文件的质量要求。合同可以以建设项目合同中的档案管理条款形式表现,也可以单独签订建设项目档案管理合同、建设项目竣工档案合同、建设项目设备仪器文件归档合同、建设项目监理档案管理合同等。比如在与施工方签订施工(安装)合同时,可以在合同中列出专门条款规定施工(安装) 方所承担的工程项目应形成的施工档案归档内容。

参考文献

[1]国家档案局政策法规研究司,等.《档案管理违法违纪行为处分规定》释义[M].北京.中国方正出版社,2014.

[2]沈耀东.浅谈“参公”管理后档案人才队伍建设的基本思路[J].中国档案,2010(4).

[3]赵焕林.抓住机遇乘势而为做好建设项目档案工作[J].兰台世界,2010(9).

[4]张向东.浦东新区档案新馆建筑特点与主要功能[J].中国档案,2010(3).

[5]许桂清,李映天.辽宁省分布式档案异构数据库的探索与研究[J].中国档案,2010(2)

作者:周刚 单位:大连金普新区档案局

 

  发布时间:2017/5/17 15:11:25  阅读人次