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城建档案工作的发展趋势探讨

一、加大城建档案的接收力度,丰富馆藏,进一步完善馆库基础设施,逐步完成“数字城建档案馆”建设

作为专业科技档案保管单位,城建档案馆要突破馆藏的局限,加大历史档案、重点工程、城市基础设施、城市地下管线工程等档案的收集力度,进一步丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类、改善馆藏结构,为增强、扩展服务功能提供保障。同时努力改善档案保管条件和保管手段,逐步提高办公现代化水平,及时添置档案办公所需硬件设备,为更好的服务于城市建设打好基础。在做好标准化、规范化工作的基础上,要积极采用现代信息技术改造传统档案业务,不断适应数字环境下档案活动的发展变化,整合馆内信息资源,最大限度满足社会档案信息需求,逐步实现馆藏档案的数字化。

二、加大宣传力度,解决城建档案工作在城市建设中重要作用的认知问题

首先,要加大对社会的宣传力度,通过相关媒体宣传城建档案的价值、作用,扩大其社会影响。以显著的工作业绩、创新的工作机制引起社会对城建档案工作的密切关注,充分利用典型事例的宣传效应,努力使冷门升为热点,让社会各阶层都认识到档案是宝贵的财富。其次,要加大对档案产生单位的宣传力度,积极宣传档案各种法规、管理办法,取得建设行政各部门的大力支持。在参看工程竣工验收的同时,下发档案移交具体办法,对不及时报送城建档案的单位采取告知催办和限期处罚等措施。针对不及时移交档案的单位,下达催办单,并主动上门服务、多做宣传,了解情况,转变过去“坐等”的陈旧模式,变被动为主动。对于打着“企业内部管理”旗号的单位,则要讲明存档的优势,档案法规大于一切的厉害关系。对于坚决拒绝移交档案的单位,将严格按照工程档案管理办法,责令其限期补报并处以罚款。加强与有关职能部门的沟通,争取他们的支持和配合,为建设工程档案提供相应的监督和制约保障。如工程竣工通过建管部门工程备案时,严格按手续办事,实行建设工程档案合格证制度;房管部门房产备案需出具档案馆出具的证明才予以接收;请审批中心、规划部门协作,使建设单位在工程立项审批时就签订责任书等手段。

三、适应新形势,重新定位城建档案馆的服务机制

城建档案工作是一种信息资源管理工作,服务建设事业和经济社会发展是根本宗旨,只有做好服务工作,才能体现价值,得到社会认可。新时期,城建档案工作要做到“有为才有位”,最根本的是紧紧围绕建设工作大局,积极做好服务工作。一方面,找准服务位置,提供便民服务,打造文明窗口。一是要为领导和部门工作服务方面找准位置,充分整合城建档案信息资源,建立城建档案信息管理系统,积极提供声像、编研、扫描等各种形式的服务为城市规划建设管理提供决策信息和管理依据。二是要为社会公众服务方面提供便利。城建档案的基本是服务于社会,用之于社会。随着经济的不断发展和社会的不断进步,公众利用城建档案的意识和需求日益增强。城建档案馆要顺应社会发展趋势,采取多种形式,如网上咨询、电话预约、现场办公等,开辟多种渠道,积极为社会公众服务,促进城建档案工作社会化发展。另一方面,创新服务机制,积极推广“提前介入”服务模式。面对新形势下的城市建设快速发展,要着眼新思维新实践,努力提高理论创新、技术创新的能力,强化服务手段创新,提高服务质量和水平。针对城建档案的产生单位对城建档案的归档要求不熟悉的情况,采取主动“请进来”、“走出去”的多种形式。以小组为单位积极走进施工现场普及档案移交办法,让许多新开工的各方工作人员能及时了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求和国家规范,变“要我交竣工资料”为“我要交竣工资料”。拓展与规划、建设、管理各部门的密切合作空间,积极建立“热线联系”渠道和协作网络,主动了解大型活动和重要项目等的建档、利用、开发需求,提前做好档案接收准备;对重点工程要深入现场进行面对面全程指导,做到心中有数。新形势下的城建档案工作,既要在提高为领导决策和部门工作服务的质量上动脑筋,又要在不断拓展为社会公众服务的广度和深度上下功夫;既要重视传统载体、传统领域城建档案资源建设,又要重视新型载体、新型领域城建档案资源建设;既要积极采用新技术、新手段搞好城建档案硬件建设,又要加快城建档案工作标准化、规范化建设;既要加强已有领域的工作,又要跟踪新的发展领域,做到建设事业发展到哪里,城建档案工作就延伸到哪里,有效服务就拓展到哪里。我们相信,随着城建档案工作服务功能的加强,其工作重要性将被提到一个新的高度来认识,地位将得到提高,职能将得到加强,同时也将获得全社会的理解与支持。

作者:仲燕单位:江苏省赣榆县城建档案馆

 

  发布时间:2014/4/17 8:48:42  阅读人次