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秘书论文高级秘书为决策服务特殊技能

  
  本文所讲的高级秘书的“高级”一词,是一个模糊词语,既不是指秘书为之服务的上司的级别很高,也不是指秘书本人的级别很高,而是一种泛指。概言之,包括高级领导人身边的某些机要秘书、其他领导机构中主要为决策服务的秘书长、办公厅(室)玉任和一部分行政秘书、文字秘书,这些秘书人员的主要任务是为领导决策及其贯彻服务。对他们的技能素质要求,仅仅采取平行排列若干条如“懂外语、会电脑”或“能写文章”的方工是不够的,而需要深入地研究,特别是要研究他们应有的某些十分有用的特殊技能。试简述如下。
  一、思维敏捷,快速成文
  秘书仅仅会写文章,或能写一手好文章是不够的,还必须思维十分敏捷,具有快速成文的技能。这是因为我们的时代是一个竞争的时代,决策的形成不能怠慢,秘书行文也必须抢速度。加之领导机关常有紧急事项,要求秘书尽快写出公文来,一切公务文章都是有时间性的,而不同于作家写小说,可以自由安排时间,《红楼梦》甚至可以披阅删改一辈子。古人讲的:“下笔如神”、“倚马可待”,对秘书来说并不夸张。就以政党情况下某些重要会议的简报工作为例,会议下午点半休会,而简报必须在黎明开会前送到领导人的手上,以便及时指导会议继续进行。试计算扣除审定、打印、校对、装订、分发、递送等时间外,留给秘书选材、加工、写成信息简报的时间,可见是很急很少的了。而且不可能集体创作,也不允许返工,一误了时间就只能作废。在秘书写作实践中,要求快速成文的情况是很多的。文章有大有小,内容有多有少,而“快”是最基本的要求。比如说上级要求的材料、下级的紧急请示、领导人明后天的讲话稿、兄弟单位的事务联系信函,都不允许慢腾腾地写。秘书的快速成文,有些类似于新闻记者,不同的是秘书写的文章关乎领导决策,往往有很强的政策性,写作的被动性也很强,随意性很少,应当说难度大得多。
  怎样才能做到快速成文呢?一般关于写作求快的练习方法,这里不去讲,只结合秘书写作实际,提出点:
  ⒈准确领会行文意图。秘书快速成文的前提,是要准确领会行文的目的意图。这样,才能思维清晰,逻辑清楚;收集资料适当够用而不漫天收集,浪费时间、精力;防止写出反返工,返工是写快速文章的失败,一返工自然就快不了。如果所写文章较长,领导意图较难吃透,也可先快速写出提纲来,请领导审定,以加深对意图的准确理解。
  ⒉使用快速写作手段。一是要学会用速记符号起草初稿、二稿,二是使用办公自动化设备,睚打自印,自校自改初稿,也比手写请打字员打快的多。⒊学会个性自己的文章。如果秘书写的文章总要别人去改,那是绝对快不了的。能否改好自己的文章,是写作能力成熟的志。
  二、高度认真,鉴别真伪
  秘书为领导决策服务,靠的是信息。这就必须十分重视信息的真伪,防止虚假信息误导领导错误决策。决策的错误,常常是最大的错误。
  ⒈鉴别资料真伪的基本方法
  秘书区别资料真伪的基本方法,可概括为点:一是看有无客观物证,有客观物证的资料真实性大,虽然不是绝对的。二是看直接来源还是间接来源,一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。三是看资料提供者的利害关系,比如西部大开发中的建设问题,基层可能埋怨上级重视不够,支援不少;上级可能认为基层思想不解放,缺乏自力更生精神;再如管理高层,工商强调管理,税务强调收税,公安强调治安……等等,各家的信息资料都会不同,都会有意无意地为本单位利益服务。四是多方对比,可以比出矛盾,比出疑点来。五是交群众检验,例如这个单位有无贪污浪费,领导是否得力,总有群众敢讲真话。六是交实践检验,如市场是否繁荣,城市是否卫生,交通是否畅通,治安是否良好,都可以去看一看,比看报告要可信得多。某地区有无石油、天然气,可以查资料,问专家,但最终的办法还是打几口井探测一下。
  由于秘书调查研究、处理信息的许多内容都属于社会信息而不是技术信息,缺管精确定量定性的依据,有时其真伪区别很大,必须认真负责鉴别真伪,去粗取精,去伪存真,才能为正确决策服务。
  ⒉鉴别资料真伪的重点
  主要是抓报喜不报忧,与报忧不报喜两种倾向。这是历来领导人多次强调的,对于秘书来说,是常识问题,就不再详述了。
  ⒊鉴别资料真伪的难点
  秘书区别信息资料真伪的难点,常遇到的有两个领域的问题:
  第一、数据的鉴别问题。在以经济建设为中心的时代,秘书及其领导人在工作中,常常遇到大量的各种数据,用以说明问题,定量分析,总结成绩,计划未来。如何鉴别数据,就成为秘书的一项难点。试看下面十例:
  ()某县今年再发动群众植树造林亩,绿化面积连续十年每年增加;
  ()全国×、×年死亡人口各余万人;
  ()某厂某产品品牌价值经估算为亿元;
  ()某厂经过努力奋战,提前进入了年;
  ()某领导人一年深入基层天,走遍了个乡镇的村村户户;
  ()某厂发明的高新技术产品电力助动车,每小时可行车公里;
  ()我国居民个人存款已超过×万亿元;
  ()某教材稿费达万元;
  ()某县城年刑事犯罪案件件,比去年的件下降了倍;
  ()我国高科技上市公司已达到×。
  以上,有的是不需要、不可能的(如);有的是广告宣传用语(如⒊⒋);有的是明显计算错误(如⒈⒉);有的是没有正确标准判断的(如是实验室数据,则实名制下公款私存仍无法分清,也是真假高科技难分)。这条都是比较普通的例子,稍有经验的秘书,应能发现这些数例的不科学。如果根据这些数据决策,多半会出现失误。
  第二、事例的鉴别问题
  这涉及到人事、事件、时间、地点、与事物的真伪程度、发生原因等许多方面。比如假典型、假先进、冤假错案,秘书仅从文书中是无法鉴别的。
  对于上述数据与事例的鉴别问题,只能靠秘书的政治觉悟、科学水平、工作经验与踏实的调查研究去解决。但是,对上述问题提出怀疑则是高级秘书应具备的技能。当必须上报这些信息的时候,注明自己的疑问,供领导决策参考,将是有益的。
  三、跟踪研究,模拟风格
  草拟领导讲话稿,不仅是内容正确、文通句顺,还有个领导风格问题,领导人的讲话风格,与其经历、智慧、权位、个性与讲话的客观环境都有关系,比如对下级、对民主人士、对外宾讲话都不同。有时秘书还要代领导人复信,复给谁,如何复,又是很有讲究的问题。所谓“风格如人”,领导人的风格,是需要秘书去长期模拟和研究的。
  四、坚定灵活,谏诤劝阻
  我国古代某些朝代,设立有专职谏诤的官员,如唐代的魏徵就曾任谏议大夫。我国现代没有类似的官职设置,秘书是领导的服务辅助人员,而并非领导的谏客诤友。有人说秘书的最高境界是做领导的诤友,这是一种有害的误解。但是,由于领导人并不是神仙,也总会在一定的情况下,犯一定的错误。古人云:“人非圣贤,孰能无过”。小平同志也讲过,能够做到大错不犯,中错少犯,就很不错了。至于小错,那是任何人都常常会犯的。经常在领导近身从事参谋辅助工作的秘书,能够思想坚定,方法灵活地谏诤劝阻领导人可能出现的某些大中决策性错误,自然是难能可贵的。
  在这个问题上,宜于掌握几点。
  ⒈秘书谏诤劝阴,应当针对重大问题,而不宜事事劝谏。所谓重大问题主要指两类:一是决策错误将给人民和国家利益造成重大损失时;二是领导行为严惩不合法或不道德时。这时的谏诤劝阻,既维护了人民利益,也是对领导的爱护。至于枝节小事,如发觉不妥,可采取初充预案等方式“参谋提醒”。
  ⒉秘书谏诤劝阻,应当采取摆事实,算利害账等方式进行,而避免讲大道理,压大帽子的方法。这是因为秘书是下级,上级领导人也许不会喜欢听下级的大道理的缘故。
  ⒊秘书谏诤劝阻,一般“事不过三”。据说在某些国家的军事条例中,规定参谋长不赞同司令员的决策时,可以提出意见,但如司令员不予采纳,只能再提一次,以免贻误军机。秘书对领导谏诤,也应“事不过三”,以免干扰了领导决策。秘书的意见是否比领导正确,还待实践检验,提了三次,即使领导未表态采纳,也会思考的;如仍不接受,总有他的理由。秘书如何谏诤劝阻,是一门很高的艺术,需要在较长期的实践中掌握。

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     参考文献:http://www.1mishu.com/Article/xzgaoshou/lunwenzhidao/200912/392143.html

  发布时间:2009-12-12 17:27:29  阅读人次
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