区政府及区政府办公室文书档案的收集、归档、整理，各类档案的综合管理，以及为区政府及区政府办公室领导提供档案利用和服务工作由机要室具体负责。

（一）机要室职责

1、负责收集、整理和统一管理区政府的各类档案，积极为区政府领导和区政府办公室领导提供档案服务。

2、负责档案的安全保管，并按规定销毁和向区保密办移交档案。

（二）档案员职责

1、认真执行党和国家有关档案工作的各项规定，严格遵守档案工作的各项规章制度，积极工作，忠于职守，努力完成区政府办公室档案工作的各项任务。

2、负责收集、整理、保管区政府各种门类的档案、资料、文件，做到齐全完整，整理及时规范，存放排列有序，查阅利用方便。认真做好档案的鉴定、销毁、移交及有关文件的汇编工作。

3、严格保安制度，维护档案安全与完整。

4、按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫要求，定期检查，确保档案安全。

（三）归档范围

1、上级政府的文件材料

（1）上级政府召开的需要我区贯彻执行的会议的重要文件材料。

（2）上级政府颁发但需要贯彻执行的法规性的文件以及普发的文件。

（3）上级机关领导视察、检查我区工作时的重要指示、讲话、题词、照片及有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（4）市政府、市政府办公室的批转和转发区政府文件材料，以及对区政府的请示的批复。

2、区政府的文件材料

（1）以区政府名义召开的综合性工作会议的文件材料；

（2）区政府召开的区政府全体会议、区政府常务会议、区长办公会议、区长碰头会议、区政府专题会议的会议记录、纪要及文件材料。

（3）以区政府名义举办的大型活动的文字材料。

（4）区政府及区政府办公室制发的各类文件及其签发稿、重要文件的修改稿和与其相关的文字材料。

（5）区政府的历史沿革、大事记、年鉴，反映政府机关重要活动的简报、文件材料。

（6）区政府与有关单位签订的各种合同书、协议书等文件材料。

（7）区政府办公室内部机构的成立、撤销、变更名称、启用印章、人员编制等文书材料。

（8）区政府办公室年度工作计划、总结等文件材料。

（9）区政府办公室制定的工作规程、工作制度等文件材料。

3、同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）市委和市政府各部、委、办、局主送区政府及区政府办公室的重要文件材料。

（2）各兄弟县、市、区和辖区大型企事业单位具体主送区政府及区政府办公室的重要文件材料。

（3）区委、区委办公室及区委各部、委，区人大常委会及区人大常委会办公室，区政协及区政协办公室主送区政府及区政府办公室有关文件材料。

4、下级机关的文件材料

（1）区政府各部门、各街道办事处报送的请示、报告、重要工作计划、总结、典型材料。

（2）区政府各部门、各街道办事处报送的法规性文件。

（3）其他有保存价值需要存档的文件。

（四）档案利用

1、档案、资料主要提供政府领导和办公室人员查阅利用，其他单位和个人如需查阅，须经区政府办公室主任同意方可查阅。

2、借阅档案、资料，仅限于在档案室阅读。特殊情况需借出时，必须按规定办理借出手续，并在5日内归还。

3、借阅涉密档案、资料，未经允许不得摘录、复印。一般不受涉密件的电话查询，并且不准在档案、资料上做标记，不准剪贴、扯页、涂改、拍照。

六、政务信息工作制度

（一）收集范围：1、各街道办事处、区政府各部门提供的情况。2、信息工作人员通过调查研究、参加会议等方式了解的情况。3、其他渠道收集的信息。

（二）收集方式：1、计算机远程站电子邮件。2、涉及铁山事项的中央、省、市领导批示，国家、省、市新闻媒体报道的督办结果。3、调研信息、值班信息。

（三）信息的采编

《政府快报》全年一般为50期，报送市委、市政府领导和区五大家领导，送区直各部门。《政务信息》全年一般为400条（不定编发），报送市政府办公室秘书一科。主要反映区政府领导重要批示的贯彻落实情况，全区的重大工作部署及改革举措；综合经济部门对经济热点、难点问题的简要分析；区委、区政府重大政策出台后有关情况的综合反馈；贯彻执行区委、区政府重大决策过程中取得的成效及遇到的问题；全区政治、经济及社会等方面新近发生的重大情况、问题及深层次思考，对工作有指导意义的重要调研文章；全区经济运行情况，区政府各部门各个时期的工作重点。

（四）审批程序

信息工作人员将清样报办公室主任审定，分管领导审批、签发。上报市政府办公室秘书一科的信息须经办公室主任审批，重要信息报区政府区长或常务副区长签发。

（五）编辑要求

1、反映的事件真实可靠，有根有据。重大事件上报前，应当核实。

2、信息中的事例、数字、单位力求准确。

3、实事求是，有喜报喜，有忧报忧。

4、主题鲜明，主题相符，言简意赅，力求用简练的和有代表性的数据反映事件的概貌和发展趋势。

5、综合调研信息要从战略高度为领导当好参谋。

（六）信息管理。实行通报制度，密切上下联系。对各部门信息报送、采用情况实行一月一通报制度，切实加强信息反馈，沟通上下联系。同时，经常与市政府办公室秘书一科保持联系，加强工作沟通。